Jednostka organizacyjna Uniwersytetu, zapraszająca do siebie gościa zagranicznego, winna jako wnioskodawca złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej wniosek dotyczący przyjazdu z zagranicy. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające wizytę, tj. program pobytu, korespondencję dotyczącą przyjazdu gościa, itp. Wniosek winien być złożony w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą wizyty gościa.

Kompletny wniosek przedkładany jest Prorektorowi ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (jeżeli dotyczy tj.: przygotowanie zaliczki na świadczenia wykazane we wniosku, przygotowanie diet dla gościa).