Szanowni Państwo
w grudniu ubiegłego roku weszło w życie Zarządzenie Rektora nr 117/16 w sprawie trybu i zasad organizacji krajowych i międzynarodowych konferencji naukowych, które w znacznym stopniu zmienia dotychczas obowiązujący akt prawny z roku 2014.
Proszę o zwrócenie szczególnej uwagi na następujące zmiany (link do aktów prawnych: http://www.ue.katowice.pl/jednostki/bbipn/przepisy-prawne.html):
- jeżeli Uniwersytet jest głównym organizatorem to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (par. 3);
- w pierwszej kolejności opłaty konferencyjne pracowników jednostki organizującej konferencję powinny być pokryte ze środków konferencji, następnie, w przypadku braku takiej możliwości, z innych źródeł (par. 4 ust 1);
- w uzasadnionych przypadkach konferencje mogą być dofinansowane ze środków dotacji na utrzymanie potencjału badawczego Wydziału. Pierwszeństwo w uzyskaniu dofinansowania mają konferencje międzynarodowe - postanowienia te mają zastosowanie jedynie w przypadku, gdy organizator nie posiada w dyspozycji środków z konferencji organizowanych w latach poprzednich (par. 4 ust.3);
- wystąpienia referentów podczas konferencji nie są wynagradzane. W uzasadnionych przypadkach Prorektor właściwy ds. Nauki może wyrazić zgodę na wypłatę wynagrodzenia dla referenta wyłącznie ze środków konferencji (par. 5 ust. 2);
- organizator konferencji może obniżyć lub zwolnić z opłaty konferencyjnej gości honorowych konferencji pod warunkiem sfinansowania tej opłaty ze środków konferencji (par. 5 ust. 3);
- dla konferencji organizowanych od roku 2017:
- środki na organizację konferencji pozostają do dyspozycji organizatora maksymalnie przez dwa lata następujące po roku, w którym konferencja miała miejsce, z zastrzeżeniem, iż:
- jeżeli po upływie tego okresu pozostaną niewykorzystane przez organizatora środki – 20 % tych środków zostaje przekazane na organizację kolejnej konferencji, natomiast pozostałe 80 % środków zostaje przekazane do dyspozycji Prorektora właściwego ds. Nauki.
- na wniosek władz - nie ma możliwości wypłacania dodatków za prace organizacyjne dotyczące konferencji;
Uprzejmie prosimy o zapoznane się z treścią Zarządzenia.
Jednocześnie zwracam się z prośbą do Państwa, aby w przypadku planowanych jakichkolwiek zmian w już złożonych wnioskach o organizację konferencji na rok 2017, kontaktowali się Państwo z Biurem Badań i Projektów Naukowych (pani Dorota Szywacz) - należy złożyć nowy wniosek uwzględniający zmiany wraz z pismem do Pani Prof. Barbary Kos w terminie pozwalającym na załatwienie wszelkich formalności związanych z procedurą organizacji przedsięwzięcia.
Z dniem 1 stycznia 2017 r. sprawy organizacji konferencji międzynarodowych przejęło Biuro Badań i Projektów Naukowych jako jednostka obsługująca konferencje naukowe na Uczelni.
W razie jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt z Biurem
Z poważaniem
Katarzyna Haśnik
Biuro Badań i Projektów Naukowych
Dołącz do nas