Informacja wstępna

Tryb i zasady organizacji konferencji naukowych reguluje Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach numer 117/16 z dnia 19 grudnia 2016 r. (załącznik nr 1) oraz 7/17 z dnia 02 lutego 2017 r.

Zgodnie z Zarządzeniem Rektora:

  • nadzór nad prawidłową organizacją i przebiegiem konferencji naukowej sprawuje organizator konferencji;
  • konferencje samofinansują się (w uzasadnionych przypadkach konferencje mogą być dofinansowane ze środków dotacji na utrzymanie potencjału badawczego Wydziału);
  • organizator konferencji odpowiedzialny jest za finansowanie i prawidłowe rozliczenie konferencji naukowej we współpracy z BBiPN.

Zgodnie z zasadami oceny parametrycznej za konferencję międzynarodową uznaje się konferencję, w której co najmniej 1/3 czynnych uczestników prezentujących referaty reprezentuje zagraniczne ośrodki naukowe. Czynnym uczestnikiem konferencji jest osoba, która uczestniczy w konferencji, prezentuje swój referat oraz jest ujęta w programie konferencji.

Biuro Badań i Projektów Naukowych (BBiPN) jako jednostka realizująca wspiera Organizatorów konferencji w zakresie:

  • przygotowania wstępnego kosztorysu konferencji;
  • włączenia konferencji do planu rzeczowo-finansowego Uczelni;
  • włączenia konferencji do planu Biura Zamówień Publicznych;
  • wsparcia w zakresie przygotowywania umów zawieranych pomiędzy Uczelnią a podmiotami zewnętrznymi (np. firmą cateringową, hotelem, sponsorem itp.);
  • konsultacji z Działem Finansowo-Księgowym w kwestiach podatkowych oraz zebrania wymaganych podpisów;
  • przygotowania umów cywilno-prawnych związanych z organizacją konferencji;
  • kontroli zgodności dokumentów finansowych związanych z konferencją z jej kosztorysem;
  • opisu dokumentów finansowych;
  • kontroli merytorycznej dokumentów finansowych, dla których BBiPN jest jednostką realizującą;
  • prowadzenia bieżącej ewidencji przychodów i wydatków konferencji;
  • uzgodnienia z Działem Finansowo-Księgowym zgodności księgowań przychodów i kosztów
  • konferencji po jej zakończeniu;
  • pomocy w przygotowaniu końcowego rozliczenia konferencji. 

mając na względzie uporządkowanie kwestii dotyczących wpłat za udział w konferencjach o charakterze naukowym, Dział Finansowo-Księgowy wyodrębnił z dniem 16-02-2017 r. rachunek bankowy służący wyłącznie do obsługi przedmiotowych transakcji:

wpłaty w PLN:

59 1050 1214 1000 0022 9625 8706

wpłaty w EUR:

IBAN: PL 70 1050 1214 1000 0023 3448 5238, Nr BIC (SWIFT): INGBPLPW

Uwaga techniczna: w przypadku uczestnictwa pracowników UE w konferencjach organizowanych przez UE nie dokonuje się przelewów pomiędzy rachunkami bankowymi Uczelni a jedynie przeksięgowań na jej kontach w systemie księgowym.