Czynności do wykonania przed konferencją

Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Biuro Badań i Projektów Naukowych

Krok 1

Organizator konferencji w terminie do 20 czerwca składa wniosek w sprawie organizacji konferencji na rok następny zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Rektora.

Krok 2

W przypadku organizacji:

  • konferencji krajowych oraz krajowych z udziałem gości zagranicznych
  • konferencji międzynarodowych,

    Organizator składa wniosek do Biura Badań i Projektów Naukowych. Jeśli Uniwersytet jest głównym organizatorem to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Krok 3

Po zaakceptowaniu wniosku przez upoważnione osoby, BBiPN włącza konferencję do planu rzeczowo-finansowego.

Osoba kontaktowa w BBiPN: Dorota Szywacz, tel. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl 

Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Dział Planowania Dydaktyki (EDD).

W przypadku, gdy konferencja organizowana jest na terenie Uniwersytetu Ekonomicznego, Organizator kontaktuje się z Działem Planowania Dydaktyki w celu ustalenia szczegółów dotyczących rezerwacji sal.

Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Dział Radców Prawnych, Biuro Regulacji Wewnętrznych, BBiPN.

Krok 1

Organizator przekazuje do Działu Radców Prawnych zaparafowaną przez wyznaczoną osobę oraz pracownika BBiPN umowę.

Krok 2

Radca Prawny weryfikuje umowę pod kątem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (do 7 dni).

Krok 3

W przypadku braku uwag lub po dokonanej korekcie, BBiPN zgłasza zatwierdzoną przez Radcę Prawnego umowę do rejestru prowadzonego przez Biuro Regulacji Wewnętrznych (pokój 108N lub 106N).

Krok 4

W razie wątpliwości pracownik BBiPN konsultuje treść umowy z Działem Finansowo-Księgowym pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi, w szczególności dotyczy to umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi - umowy te wymagają akceptacji Działu Finansowo-Księgowego.

Krok 5

Pracownik BBiPN przekazuje umowę do jednostki realizującej. Dokument zaparafowany przez Kierownika tej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę zostaje przekazany do podpisu przez osoby upoważnione.

Krok 6

Jeżeli tak zapisano w umowie, pracownik BBiPN przekazuje dyspozycję wypłaty zaliczki do Działu Finansowo-Księgowego.

Osoba kontaktowa w BBiPN: Dorota Szywacz, tel. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl 

Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Biuro Logistyki

Zakup standardowych materiałów biurowych

Krok 1

Organizator określa zapotrzebowanie na standardowe matariały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN na wniosku (Załącznik nr 2).

Krok 2

Biuro Logistyki przekazuje kserokopię wystawionego dokumentu RW do BBiPN.

Zakup niestandardowych materiałów biurowych

(inne materiały, niewymienione na liście standardowych, dostępnej na stronie BL) 

Krok 1

Zakup niestandardowych materiałów biurowych w ramach dostępnych środków konferencji realizowany jest w ramach obowiązujących w Uczelni uregulowań, zgodnie z Zarządzeniem nr 91/16 z dnia 28 października 2016 (z późn. zm.) Rektora Uniwersytetu w sprawie wprowadzenia „Instrukcji udzielania zamówień publicznych”.

Krok 2

Organizator określa zapotrzebowanie na niestandardowe materiały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN na wniosku (Załącznik nr 3).

Krok 3

BL przekazuje kserokopię faktury do BPiPN. 

Biuro Logistyki, tel. 7047

Jednostka realizująca: Biuro Logistyki

Zamówienie na wewnętrzne usługi transportowe

Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 7 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe (załącznik nr 4). Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej.

Biuro Logistyki przekazuje notę obciążeniową do Działu Finansowego oraz do BBiPN

Zamówienie na zewnętrzne usługi transportowe

Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 7 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe (załącznik nr 3). Dopuszcza się również złożenie zamówienia w formie pisma ogólnego. Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej.

Biuro Logistyki przekazuje fakturę VAT do Działu Finansowego z potwierdzeniem źródeł finansowania przez BBiPN  

Osoba kontaktowa: Robert Ciołek, tel. 7145 robert.ciolek@ue.katowice.pl

Jednostka realizująca: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego

Wydanie publikacji konferencyjnej w wydawnictwie UE

Organizator zgłasza wniosek o przyjęcie publikacji do planu wydawniczego UE ze wskazaniem terminu złożenia pracy w wydawnictwie.

Organizator składa inicjatywę autorską do rozpatrzenia przez komitet redakcyjny przed terminem złożenia pracy wraz z propozycją recenzentów i potwierdzeniem środków finansowych przez BBiPN.

W sprawie kalkulacji kosztów wydania należy się zwrócić do Wydawnictwa.

Cykl wydawniczy może trwać ok. 6 miesięcy:

  • proces recenzyjny (do 3 miesięcy),
  • prace redakcyjne, skład, korekta autorska (ok. 2 miesiące),
  • druk (do 14 dni).

Wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym

Organizator składa pismo o zgodę na wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym, skierowanego do Prorektora ds. Nauki i Kadry Akademickiej oraz załączniki do powyższego pisma:

  • projekt umowy o wydanie publikacji (ew. dofinansowanie),
  • kalkulacja kosztów wydania (ew. z uwzględnieniem kwoty dofinansowania). 

Osoba kontaktowa: Krzysztof Kiszka tel. 7633

Jednostka realizująca: Biuro Współpracy Międzynarodowej

W przypadku konferencji międzynarodowych jak i krajowych z udziałem gości zagranicznych, Organizator zobowiązany jest złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej „Wniosek dotyczący przyjazdu gości z zagranicy” zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami dostępnymi na stronie Biura EWM.

Telefon kontaktowy: Dział Mobilności Międzynarodowej tel. 7388, 7385