Instrukcja archiwalna
dotycząca organizacji oraz zasad postępowania z dokumentacją w Archiwum

Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach

Rozdział I
Podstawy prawne działania Archiwum
§ 1
Podstawę prawną do niniejszej instrukcji oraz działania Archiwum stanowią:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
   (t.j. Dz.U.z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.),
2. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116),
3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375),
4. Statut Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach z dnia 29 czerwca 2006 r. z późn. zm.

Rozdział II
Organizacja, zadania i miejsce w strukturze Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach
§ 2

1. Zgodnie ze strukturą organizacyjną Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach (zwanego dalej: Uniwersytetem) Archiwum jest jednostką administracyjną i podlega Kanclerzowi uczelni.
2. Do podstawowych zadań Archiwum należy:

• przyjmowanie dokumentacji ze wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu,
• przechowywanie dokumentacji we właściwym porządku,
• ewidencja i opracowywanie posiadanej dokumentacji,
• wypożyczanie i udostępniane dokumentacji jednostkom organizacyjnym Uniwersytetu,
• nadzór nad brakowaniem akt kat. B i Bc.

Rozdział III
Kwalifikacja akt
§ 3

1. Dokumentacja przechowywana w Archiwum dzieli się na:
• dokumentację o wartości trwałej – kategoria A,
• dokumentację o wartości czasowej – kategoria B,
• dokumentację podlegającą dodatkowej ekspertyzie po upływie określonego okresu – kategoria BE.
2. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
3. Symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych.
4. Symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana do zniszczenia.
5. Symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

Rozdział IV
Przejmowanie, gromadzenie i przechowywanie akt
§ 4

1. Akta przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której akta zostały wytworzone i gromadzone.
2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum powinny być skompletowane zgodnie z podziałem rzeczowym przewidzianym w wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 1.
3. Przekazywane akta (kat. A i kat. B) powinny znajdować się w teczkach.
4. Przekazywane akta kat. A i kat. B50 powinny być uporządkowane w następujący sposób:
   • akta układa się w kolejności spisu spraw (lub według spisu zawartości teczki, jeżeli nie był prowadzony spis spraw) poczynając od najwcześniejszej sprawy na początku teczki,
   • na początku każdej teczki umieszcza się spisy spraw (lub spis zawartości teczki),
   • z teczki wyłącza się wtórniki,
   • z akt usuwa się elementy metalowe (spinacze, zszywki),
   • w przypadku akt kat. A, wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem (tzw. paginacja), a na wewnętrznej tylnej stronie obwoluty (teczki) zapisuje się liczbę kart znajdujących się w teczce.
5. Teczki akt kat. A i B powinny być opisane na wierzchniej (tytułowej) stronie następująco:
   • na środku u góry – nazwa Uniwersytetu i komórki organizacyjnej w której akta powstały (pieczątka),
   • w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt,
   • w prawym górnym rogu – kategoria akt (przy kat. B również lata przechowywania),
   • na środku teczki – tytuł teczki (hasło wg wykazu akt z ewentualnym bliższym określeniem zawartości teczki),
   • pod tytułem – daty skrajne akt znajdujących się w teczce,
   • do archiwisty należy naniesienie sygnatury archiwalnej na każdej teczce.
6. Akta studentów (dla każdego studenta w osobnej teczce) przekazywane do Archiwum powinny zawierać dokumenty przedstawiające przebieg studiów oraz pracę dyplomową. Dziekanaty zobowiązane są do przekazywania kompletnych roczników absolwentów.
7. Akta doktorów, doktorów habilitowanych (dla każdego osobna teczka) przekazywane do Archiwum powinny zawierać dokumenty przedstawiające przebieg przewodu doktorskiego/habilitacyjnego oraz rozprawę doktorską/habilitacyjną. Akta profesorów powinny zawierać dokumentację z postępowania o nadanie tytułu profesora.
8. Akta osobowe pracowników Uniwersytetu powinny zawierać dokumenty przedstawiające przebieg pracy zawodowej.
9. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 2) sporządzonych osobno dla akt kategorii A i B przez komórkę przekazującą akta. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach, 2 dla Archiwum i 1 dla komórki przekazującej akta.
10. Akta w spisie zdawczo-odbiorczym należy ujmować według kolejności z wykazu akt. W ramach klas akta należy ułożyć chronologicznie. W spisie akt kat. A jednej pozycji spisu odpowiada jedna teczka.
11. Pracownicy Archiwum zobowiązani są przejrzeć akta zakwalifikowane do przyjęcia pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej.
12. Spis zdawczo-odbiorczy powinien być podpisany przez pracownika, który go sporządził oraz pracownika Archiwum, który akta przyjął.
13. W razie stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących akt przygotowanych do przekazania, pracownik Archiwum może odmówić przyjęcia tych akt.

Rozdział V
Ewidencja i przechowywanie akt
§ 5

1. Archiwum oznacza przyjęte materiały sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer teczki w spisie.
2. Jeden egzemplarz spisu przechowuje się w specjalnej teczce, zwierającej wszystkie spisy ułożone wg kolejnych numerów. Jeden egzemplarz spisu wkłada się do teczki ze spisami prowadzonymi dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.
3. Archiwum prowadzi osobną ewidencję przechowywanych akt studenckich, personalnych, przewodów doktorskich i habilitacyjnych w postaci ewidencji komputerowej.
4. Pozostałymi środkami ewidencyjnymi w Archiwum są:
   • wykazy spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 3),
   • protokoły brakowania akt (załącznik nr 4).

§ 6

1. Archiwizowanie dokumentów wraz z dowodami księgowymi, dokumentacją płacową-kartami pracy związanych z realizacją projektów odbywa się na zasadach ustalonych w niniejszej instrukcji i zgodnie ze sposobem kwalifikowania do kategorii akt, znakowania, brakowania w przyjęty „Wykazie rzeczowym akt”, a także na podstawie wytycznych instytucji wdrażającej i umów zawieranych przed przystąpieniem do projektu.
2. Przechowywanej dokumentacji zapewnia się bezpieczeństwo trwałości do wyznaczonego terminu, poufność oraz dostępność („bez trudu”) na każde żądanie organów uprawnionych do kontroli.

Rozdział VI

Udostępnianie materiałów archiwalnych

§ 7

1. Archiwum Uniwersytetu udostępnia jednostkom organizacyjnym Uczelni akta na podstawie karty udostępnienia akt (załącznik nr 5).
2. Akta wydaje się uprawnionym pracownikom Uniwersytetu na podstawie pokwitowania (załącznik nr 6). Listę pracowników uprawnionych do korzystania z akt kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Archiwum na okres trwania kadencji władz Uniwersytetu, nie później niż do końca grudnia roku, w którym rozpoczyna się kadencja.
3. Poszukiwania akt w Archiwum dokonuje wyłącznie pracownik Archiwum. Korzystanie z akt na miejscu może odbywać się tylko w obecności pracownika Archiwum.
4. Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za kompletność akt i ich zwrot w oznaczonym terminie. W przypadku nie zwrócenia akt w określonym terminie pracownik Archiwum żąda ich zwrotu.
5. Poza uprawnionymi pracownikami Uniwersytetu do korzystania z akt na miejscu po uzyskaniu zgody Rektora/Kanclerz mają prawo:
   • przedstawiciele organów administracji państwowej,
   • przedstawiciele organów administracji samorządowej,
   • przedstawiciele policji, prokuratury oraz sądownictwa,
   • pracownicy organów statystycznych,
   • publicyści i dziennikarze.
6. W celach  naukowo – badawczych do korzystania z akt na miejscu mają również pracownicy naukowo – dydaktyczni oraz studenci Uniwersytetu.
7. Akta wypożycza się w całości w oryginalnej teczce.
8. W uzasadnionych przypadkach kierownik Archiwum może odmówić zezwolenia na korzystanie z materiałów archiwalnych ze względu na stan ich uporządkowania lub inne ważne przyczyny.

Rozdział VII

Brakowanie akt

§ 8

1. Pracownicy Archiwum Uniwersytetu na bieżąco dokonują przeglądu akt kategorii B znajdujących się w magazynach Archiwum i wyłączają akta, których okres przechowywania już minął.
2. Wydzielenia akt do zniszczenia dokonuje Komisja w składzie:
   • Kanclerz,
   • Kierownik Działu Ogólnego,
   • pracownik Archiwum,
   • kierownicy działów, których akta zostały przewidziane do brakowania.
3. Z czynności związanych z brakowaniem akt Komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej do zniszczenia. Jeden egzemplarz protokołu wraz ze spisem przesyłany jest do Archiwum Państwowego w Katowicach, w celu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
4. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje firma zewnętrzna, posiadająca odpowiednie uprawnienia.

Rozdział VIII

Przekazywanie akt do Archiwum Państwowego

§ 9

1. Dokumentacja archiwalna przechowywana jest wieczyście w Archiwum Uniwersytetu. W związku z powyższym nie przewiduje się (z wyjątkiem likwidacji Uniwersytetu) przekazywania dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego w Katowicach.
2. W przypadku likwidacji Uniwersytetu postępowanie z dokumentacją określają przepisy rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Rozdział IX

Lokal Archiwum

§ 10

1. Lokal Archiwum składa się z magazynu na akta oraz oddzielnego pokoju biurowego, niezbędnego dla zapewnienia pracownikom właściwych warunków pracy.
2. Na drzwiach Archiwum powinien być umieszczony napis „Archiwum”.
3. Lokal Archiwum powinien być zabezpieczony przed włamaniem.
4. Archiwum powinno być wyposażone w regały metalowe. Przejście między regałami winno wynosić minimum 70 cm.
5. W magazynach Archiwum powinny znajdować się czujniki przeciwpożarowe, gaśnica proszkowa oraz termometr i higrometr.
6. Dostęp do magazynów Archiwum powinni posiadać jedynie pracownicy odpowiedzialni za jego prowadzenie. Klucze powinny być zwracane po zakończeniu pracy na portiernię.

Rozdział X

Postanowienia końcowe

§ 11

1. Nadzór na Archiwum sprawuje Rektor.
2. Nadzór (kontrolę zewnętrzną) sprawuje Archiwum Państwowe w Katowicach poprzez wizytacje.
3. Archiwum zobowiązane jest do wykonania zaleceń pokontrolnych wizytatora Archiwum Państwowego w Katowicach w ustalonym obopólnie terminie.