KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA

Służy przekazywaniu dokumentacji służbowejpomiędzy jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.

W celu usprawnienia pracy związanej z obiegiem dokumentów wewnętrznych należy stosować odpowiednio zasady:

1. Wszelka przekazywana korespondencja wewnętrzna powinna zawierać niezbędne informacje umieszczone na kopercie/teczce itp.

• dane osoby kontaktowej (nadawca): imię, nazwisko, jednostka organizacyjna
• adresata przesyłki wewnętrznej: imię, nazwisko, jednostka organizacyjna
• informacje zwrotną, do kogo i gdzie dokumenty mają zostać odesłane (umieszcza nadawca)

Rys. 1. Wzór prawidłowego adresowania korespondencji wewnętrznej (kliknij aby powiększyć rysunek)

2. W przypadku dokumentów, które wymagają zatwierdzenia przez poszczególne osoby i/lub jednostki organizacyjne należy umieścić informację o kolejności przekazywania w następujący sposób:

• nadawca - pieczęć jednostki organizacyjnej lub odręczna adnotacja zawierająca: imię, nazwisko jednostka organizacyjna w lewym górnym rogu koperty/kartki/teczki,
• wykaz adresatów - wykaz osób i/lub jednostek organizacyjnych ze wskazaniem ścieżki, do kogo należy skierować kolejno korespondencje do podpisu - odpowiednio do rodzaju sprawy,
• informację o zwrocie do nadawcy - uwzględnić nazwę odbiorcy, do którego ma wrócić korespondencja.

Rys. 2. Wzór prawidłowego adresowania korespondencji wewnętrznej przekazywanej do zatwierdzenia
(kliknij aby powiększyć rysunek)