Instrukcja dotycząca korespondencji zewnętrznej

Nadawanie przesyłek pocztowych, które mają zostać wysłane w dniu ich złożenia w Kancelarii Głównej, wiąże się z koniecznością dostarczenia korespondencji:

• do godz. 8:30 bezpośrednio do Punktu Kancelaryjnego bud. N (pok. 106 N)
• do godz. 12:30 bezpośrednio do Kancelarii Głównej bud. E (po. 13 bud. E)

W wyjątkowych sytuacjach pracownicy jednostek organizacyjnych mogą osobiście nadawać przesyłki
w następujących placówkach Poczty Polskiej:

• Urząd Pocztowy w Katowicach (UP Katowice 1) przy ul. Pocztowej 9,
• Urząd Pocztowy w Katowicach (UP Katowice 11) przy ul. Bogucickiej 2

W takim przypadku należy najpierw zgłosić ten zamiar w Kancelarii Głównej lub Punkcie Kancelaryjnym w bud. N, celem dopełnienia odpowiednich formalności. 

Informujemy, że nie ma możliwości zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika jednostki organizacyjnej, który nadał przesyłkę w innych placówkach niż ww.

Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach obowiązuje Cennik usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym. Szczegółowy wykaz cen znajduje się tutaj.

Uniwersytet Ekonomiczny uiszcza opłaty pocztowe w formie opłaty skredytowanej w związku z tym nie będą przyjmowane w Kancelarii Głównej oraz Punkcie Kancelaryjnym w bud. N przesyłki pocztowe zawierające przyklejone na kopercie znaczki pocztowe.

Każda przesyłka powyżej 2 kg jest paczką pocztową, przy czym nie może przekroczyć 10 kg. Aby nadać paczkę pocztową w obrocie krajowym należy wypełnić odpowiedni druk (Rys. 1.), który można pobrać w Kancelarii Głównej oraz Punkcie Kancelaryjnym w bud. N. 

Rys. 1. Wzór druku Poczty Polskiej na paczkę krajową (kliknij aby powiększyć rysunek) 

Od dnia 1 kwietnia 2019 r. Poczta Polska zmienia formaty przesyłek listowych w obrocie krajowym na format S, M, L.  Obowiązujące wymiary przesyłek w obrocie krajowym są następujące:

Obowiązujące wymiary i gabaryty paczek pocztowych są następujące:

W trosce o jak najlepszą realizację usług pocztowych zobowiązuje się wszystkich pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz Organizacje Studenckie do stosowania zasad prawidłowego adresowania i oznakowania przesyłek pocztowych dostarczanych do Kancelarii Głównej oraz Punktu Kancelaryjnego w bud. N.
W przypadku niedostosowania do obowiązujących zasad pracownik Kancelarii Głównej wycofa przesyłkę. 

1. Adres odbiorcy powinien być napisany czytelnie w następującej kolejności:

1. imię, nazwisko/nazwa firmy
2. ulica, numer domu/mieszkania
3. kod pocztowy i miejscowość

• adres odbiorcy umieszczamy na kopercie w polu "miejsce adresata"
• kod i miejscowość najlepiej pisać drukowanymi, prostymi, oddzielnymi literami
• nie należy podkreślać adresu
• poniżej kodu adresu i nazwy miejscowości nie można umieszczać żadnych napisów, rysunków, naklejek, itp.
• dopuszczalne jest stosowanie tylko i wyłącznie niebieskiego lub czarnego tuszu
• nie wolno pisać adresu kolorem czerwonym i/lub jego pochodnymi, ponieważ urządzenia sortujące korespondencję stosowane przez Pocztę Polską nie odczytają adresu w tym kolorze
• wysokość czcionki użytej przy adresowaniu nie powinna być mniejsza niż 2,5 mm i nie większa niż 4,7 mm.

2. Miejsce informacyjne na kopercie (lewa strona bloku adresowego) przeznaczone jest na nalepki "R" z kodem kreskowym w przypadku listu poleconego, pieczątkę z informacją o rodzaju przesyłki - polecony, priorytet, za potwierdzeniem odbioru.

• na kopercie dostarczonej do Kancelarii Głównej oraz Punktu Kancelaryjnego w bud. N powinna znaleźć się adnotacja dotycząca rodzaju przesyłki - w tym celu umieszczamy następujący skrót, najlepiej w lewym dolnym rogu koperty:

R - list polecony

P - list priorytetowy

RP - list polecony priorytetowy

ZPO - list polecony za potwierdzeniem odbioru 

Jeżeli przesyłka ma zostać wysłana z opcją ZPO z tyłu koperty należy umieścić prawidłowo wypełniony druk "Potwierdzenia odbioru" (Rys. 1. i 2.)

Rys. 1. Wzór druku Poczty Polskiej "Potwierdzenie odbioru" w obrocie krajowym (kliknij aby powiększyć rysunek)

Rys. 2. Wzór druku Poczty Polskiej "Potwierdzenie odbioru" w obrocie zagranicznym (kliknij aby powiększyć rysunek)

Dla przesyłek przygotowanych w postępowaniu w trybie KPA obowiązuje druk potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym (Rys. 3).

Rys. 3. Wzór druku "Potwierdzenie odbioru" dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym  (kliknij aby powiększyć rysunek)

W przypadku braku odpowiedniej adnotacji o rodzaju przesyłki, przesyłka zostanie wysłana listem nierejestrowanym (zwykłym) ekonomicznym. 

3. Miejsce na pieczęć nadawcy - w lewym górnym rogu na kopercie pieczęć przybijają właściwe jednostki organizacyjne. W przypadku braku pieczątki należy wpisać skrót jednostki zgodnie z aktualnie obowiązującym schematem organizacyjnym Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach 

4. Miejsce na pieczęć "OPŁATA POBRANA" w prawym górnym rogu koperty pieczęć przybijają pracownicy Kancelarii Głównej oraz Punktu Kancelaryjnego w bud. N.

Rys. 4. Wzór prawidłowo zaadresowanej przesyłki listowej nierejestrowanej (zwykłej) ekonomicznej i priorytetowej w obrocie krajowym i zagranicznym (kliknij aby powiększyć rysunek)

Rys. 5. Wzór prawidłowo zaadresowanej przesyłki listowej poleconej w obrocie krajowym (kliknij aby powiększyć rysunek)

Rys. 6. Wzór prawidłowo zaadresowanej przesyłki listowej poleconej w obrocie zagranicznym (kliknij aby powiększyć rysunek)

5. Pracownicy Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz Organizacje Studenckie są zobowiązani do dostosowania wielkości kopert do zawartości przesyłki. 

Ponadto, zabronione jest:

• zamykanie kopert zszywkami, w przeciwnym wypadku przesyłka zostanie zwrócona przez Kancelarię Główną oraz Punkt Kancelaryjny w bud. N
• stosowanie kopert wykonywanych z błyszczącego lub kredowego papieru, ponieważ uniemożliwiają one czytelne nanoszenie niezbędnych pieczęc
• nadawanie korespondencji prywatnej - w przypadku podejrzenia i taką próbę pracownik Kancelarii może wycofać korespondencję i zwrócić do jednostki organizacyjnej.

Szczegółowe informacje dotyczące strony adresowej przesyłki listowej według zalecenia Poczty Polskiej