Przewodnik dla studentów zakwalifikowanych na studia zagraniczne w programie Erasmus+

A. Dostałem się do programu i co dalej?

1. Zapoznaj się dokładnie z informacjami dla exchange students na stronie uczelni zagranicznej, przede wszystkim z:

  • procedurą aplikacyjną i listą wymaganych dokumentów
  • terminem aplikacji
  • ofertą przedmiotów we właściwym języku, w semestrze zimowym lub letnim (Fall/Spring) w zależności od terminu wyjazdu
  • kalendarzem akademickim 
  • informacjami dot. zakwaterowania.

Strony uczelni są aktualizowane na bieżąco i wymagają wielokrotnych wizyt.


2. Zostaniesz nominowany przez swojego koordynatora DPM w uczelni zagranicznej.
Studenci wyjeżdżający w semestrze zimowym są nominowani po zakończeniu rekrutacji wiosną roku akademickiego poprzedzającego wyjazd.
Studenci wyjeżdżający w semestrze letnim są nominowani po wakacjach letnich.


3. Zgłoś się do swojego koordynatora DPM po zaświadczenie o kwalifikacji do programu Erasmus+ i planowanym pobycie na stypendium, w dwóch egzemplarzach: jednym dla dziekanatu, drugim do NFZ dla potrzeb uzyskania karty EKUZ (ubezpieczenie medyczne za granicą).


4. Samodzielnie przygotuj i wyślij do uczelni zagranicznej komplet dokumentów aplikacyjnych przed terminem wyznaczonym przez uczelnię zagraniczną.


Na komplet dokumentów aplikacyjnych składają się najczęściej:

  • formularz aplikacyjny – przesyłany studentom przez uczelnię zagraniczną lub do pobrania ze strony internetowej uczelni zagranicznej
  • Learning agreement – zatwierdzone przez właściwego prodziekana UEK – porozumienie o programie studiów, zawierane między studentem, właściwym prodziekanem na wydziale studenta i koordynatorem w uczelni zagranicznej (jak wypełnić)
  • Transcript of Records – karta przebiegu studiów w języku angielskim, do uzyskania w dziekanacie
  • kopia oficjalnego certyfikatu językowego lub zaświadczenie od lektora w języku obcym
  • aplikacja o zakwaterowanie (jeśli uczelnia je oferuje)
  • zdjęcia typu legitymacyjnego/paszportowego, zdjęcie elektroniczne
  • inne, w zależności od wymogów uczelni zagranicznej, np. CV lub list motywacyjny.

5. Do ok. 4 tygodni po terminie aplikacji, powinieneś otrzymać z uczelni zagranicznej:

  • zaświadczenie/wiadomość o przyjęciu na wymianę letter of acceptance
  • Learning agreement zatwierdzony przez uczelnię zagraniczną
  • inne informacje praktyczne dot. przyjazdu, programu orientacyjnego, opcjonalnie zakwaterowania, itp.

Kopię pierwszych dwóch dokumentów przekaż do DPM przy okazji umowy o stypendium. Inaczej, nie będziemy mogli przelać Twojego dofinansowania. 


Uwaga: Po przesłaniu nominacji przez DPM, każdy student może i powinien kontaktować się z koordynatorem w uczelni zagranicznej we wszystkich kwestiach praktycznych i akademickich.


6. Upewnij się co do dalszych dokumentów wymaganych przez dziekana wydziału przed wyjazdem za granicę i procedury zaliczania okresu studiów po powrocie. Informacji na ten temat szukaj na stronie swojego wydziału dla studentów, w dziekanacie, u właściwego prodziekana. Pamiętaj o ustaleniu ewentualnych różnic programowych, które mogą pojawić się przy odbywaniu studiów w uczelni zagranicznej.


7. Złóż test biegłości językowej na stronie Online Linguistic Support – indywidualny link otrzymasz na swój adres mailowy od razu po podpisaniu umowy o dofinansowanie.


B. Jak otrzymam dofinansowanie z programu?


1. W terminie do dwóch miesięcy przed wyjazdem, zaprosimy Cię do DPM w celu podpisania umowy o dofinansowanie z programu Erasmus+. 


Do podpisania umowy, prócz letter of acceptance i Learning agreementu, będą Ci potrzebne:

  • formularz danych bankowych do przelewu dofinansowania (pobierz)
  • kopia/skan karty EKUZ obowiązującej przez cały okres mobilności (nie dotyczy studentów wyjeżdżających do Turcji) – sprawdź informacje i wniosek na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia
  • kopia/skan ubezpieczenia prywatnego, obejmującego co najmniej NNW i assistance medyczny, podczas podróży do/z uczelni zagranicznej i pobytu za granicą.


2. Dofinansowanie przelewane jest z naszego konta w euro na podane przez Ciebie konto w dowolnej walucie.


3. Przelew dofinansowania odbywa się standardowo w dwóch ratach:

  • 85% całości po podpisaniu umowy
  • 15% całości po rozliczeniu stypendium i złożeniu kompletu dokumentów określonych umową.


4. Dofinansowanie jest rozliczane ryczałtowo, jego wysokość zależy od długości pobytu na studiach zagranicznych. Rachunki za podróż, zakwaterowanie czy wyżywienie nie są wymagane.


C. O czym pamiętać w czasie studiów za granicą?


1.  Jeżeli zmieniłeś wybór przedmiotów za granicą, pamiętaj o wprowadzeniu ich do Learning agreementu na druku during the mobility i uzyskaniu podpisów właściwego prodziekana w Polsce oraz koordynatora w uczelni zagranicznej.  Zmiany muszą zostać zaakceptowane w terminie do 1 miesiąca od rozpoczęcia mobilności.

2. Przed zakończeniem studiów, zgłoś się do koordynatora zagranicznego po zaświadczenie o odbyciu studiów i wykaz zaliczeń.


D. Jak rozliczyć stypendium?


1. W terminie określonym umową złóż w DPM komplet dokumentów:

  • Learning agreement – Section before mobility oraz, jeśli nastąpiły zmiany w wyborze przedmiotów za granicą, Section during mobility, podpisane i opieczętowane przez przedstawicieli obydwu uczelni
  • zaświadczenie o odbyciu studiów w uczelni zagranicznej z dokładnymi datami – wystawione na papierze firmowym uczelni zagranicznej
  • wykaz zaliczeń – jeśli uczelnia zagraniczna nie wręczy Ci oryginału wykazu przy wyjeździe do Polski, upewnij się, że zostanie on przesłany do DPM
  • ankieta z pobytu – do złożenia tylko online z użyciem indywidualnego linku, który przyjdzie na Twój adres mailowy po zakończeniu stypendium.

2. Złóż kolejny test biegłości językowej na stronie Online Linguistic Support – indywidualny link otrzymasz na swój adres mailowy.


3. Złóż kopię Learning agreementu i wykazu zaliczeń w dziekanacie, żeby uzyskać zaliczenie okresu studiów i zweryfikować ewentualne różnice programowe, które mogły powstać w związku z wyjazdem do uczelni zagranicznej.