Procedura przygotowywania projektu

Kierownik projektu, przygotowuje i składa Komisji ds. oceny ryzyka realizacji projektu:

 

  • informację o planowanej realizacji projektu, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 22/19 z dnia 12 marca 2019 r.
  • wniosek o finansowanie (dofinansowanie) projektu oraz szczegółowy budżet i harmonogram jego realizacji,
  • projekt umowy konsorcjum/partnerstwa, jeżeli projekt zakłada formalne partnerstwo.

W załączniku nr 1 kierownik projektu powinien zwrócić uwagę:

  • iż projekt wymaga opinii Działu Finansowo-Księgowego w zakresie kwalifikowalności VAT oraz opinii jednostki merytorycznej. Opinie te winny być podłączone do dokumentów składanych do Komisji,
  • informacje sporządzane są w języku polskim, bez względu na język stosowany w projekcie,
  • źródeł finansowania  wkładu własnego Uniwersytetu w projekt ( jeżeli projekt takie przewiduje),
  • projekt umowy konsorcjum,
  • zobowiązany jest do konsultacji z jednostką merytoryczną założeń projektowych. Jednostkami merytorycznymi są:

    • Biuro Zarządzania Dydaktyką - dla krajowych projektów edukacyjnych,
    • Biuro Badań i Projektów Naukowych - dla projektów naukowo - badawczych
    • Biuro Współpracy Międzynarodowej - dla projektów międzynarodowych
    • Biuro Zarządzania Projektami - dla projektów finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, NCBiR, w ramach Programów Operacyjnych EU 

Kierownik projektu jest zobowiązany złożyć w formie pisemnej (dopuszczalny jest skan podpisanych dokumentów) wyżej wymienionych dokumentów, za pośrednictwem Biura Zarządzania Projektami, nie później niż:

  • 4 tygodnie – w przypadku projektów z wymaganym wkładem własnym Uniwersytetu,

  • 2 tygodnie – w przypadku projektów bez wymaganego wkładu własnego Uniwersytetu,

przed obowiązującym terminem złożenia wniosku projektowego do oceny Komisji wynikającym z harmonogramem posiedzeń Komisji.

Kierownik projektu może uczestniczyć w posiedzeniach Komisji, w części właściwej dla analizy przedmiotowego projektu.

Ocena ryzyka realizacji projektu dokonywana przez Komisję uwzględnia w szczególności:

  • wpływ realizacji projektu na bieżącą działalność Uniwersytetu
  • poprawność wskaźników w projekcie (produktu, rezultatu, oddziaływania) z punktu widzenia możliwości ich osiągnięcia,
  • przygotowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu,
  • wielkość wkładu własnego, kosztów niekwalifikowanych,
  • formę i wysokość zabezpieczeń wykonania projektu.

Ocena ryzyka realizacji projektu jest dokonywana przez Komisję w postaci rekomendacji dla Rektora:

  • pozytywna – do  podpisu przez Rektora,
  • negatywna – wraz ze wskazaniem uwag i zagrożeń.

Na podstawie rekomendacji, Rektor podejmuje decyzję dotyczącą planowanej realizacji projektu. Decyzja Rektora jest ostateczna.

W przypadku negatywnej rekomendacji Kierownik projektu może, po uzupełnieniu  dokumentów i uwzględnieniu uwag, wnioskować do Komisji o ponowną ocenę, z zachowaniem ścieżki procedowania.

Jeżeli jednak projekt uzyska akceptację Rektora na realizację, Kierownik projektu składa wniosek wraz z niezbędnymi dokumentami do Biura Zarządzania Projektami,  celem dalszego procedowania, w tym zawarcia umowy konsorcjum bądź umowy partnerstwa.

Wniosek po podpisaniu przez Rektora zostaje wysłany do instytucji finansującej przez Biuro Zarządzania Projektami. Wszelka korespondencja prowadzona na etapie aplikowania jest przechowywana w Wydziale Zarządzania Projektami.

W terminie 141 dni przed zawarciem umowy o dofinansowanie, Kierownik projektu przekłada projekt umowy (wraz z załącznikami) do sprawdzenia pod względem formalno-prawnym radcy prawnemu oraz do Biura Zarządzania Projektami.