Komisja ds. oceny ryzyka realizacji projektów

Komisja jest organem opiniodawczym Rektora. Powoływana jest na okres kadencji władz Uczelni. Członków Komisji powołuje Rektor stosownym zarządzeniem. W posiedzeniach Komisji może uczestniczyć z głosem doradczym Audytor Wewnętrzny Uniwersytetu a także przedstawiciele władz Uniwersytetu, pracownicy jednostek organizacyjnych, eksperci lub inne osoby, zaproszone przez Przewodniczącego Komisji.

Na skróty:

Skład Komisji

zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 6/19 z dnia 21 stycznia 2019 r. zarządzenie zmieniające nr 13/19 z dnia 18 lutego 2019 r.

  1. dr hab. Robert Wolny, prof. UE - przewodniczący
  2. Kanclerz dr inż. Robert Życiński - zastępca przewodniczącego
  3. dr hab. Tomasz Ingram, prof. UE - członek
  4. dr hab. Artur Świerczek, prof. UE - członek
  5. Agata Furlepa-Głuchowska - członek
  6. Katarzyna Haśnik - członek
  7. Anna Anioł - członek
  8. Kinga Okrzesik-Faruga - członek
  9. Ewa Strojniak - członek

Dla skutecznego działania Komisji wymagana jest obecność co najmniej połowy składu Komisji przy obligatoryjnej obecności Przewodniczącego lub Zastępcy. Komisja dokonuje oceny ryzyka złożonych wniosków w drodze głosowania,  bezwzględną większością głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.

Sekretariat Komisji jest prowadzony przez pracowników Biura Zarządzania Projektami w budynku "N" ul. Adamskiego 7, piętro II, pokój 217-218.

Terminy posiedzeń

Posiedzenia Komisji w roku akademickim 2019/2020:

  • 17 października 2019 r. (czwartek) na godz. 8.30 
  • 7 listopad 2019 r. (czwartek) na godz. 9.30 

    • termin składania projektów do oceny:

      • 10 październik 2019 r. - w przypadku projektów z wkładem własnym
      • 24 październik 2019 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 21 listopad 2019 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 23 październik 2019 r. - w przypadku projektów z wkładem własnym
      • 7 listopad 2019 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 12 grudzień 2019 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 13 listopad 2019 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 27 listopad 2019 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 9 styczeń 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30 

    • termin składania projektów do oceny:

      • 12 grudzień 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 26 grudzień 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 23 styczeń 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 2 stycznia 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 9 stycznia 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 06 luty 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 9 styczeń 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 23 styczeń 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów  

  • 27 luty 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 30 styczeń 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 13 luty 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 19 marca 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 19 luty 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 5 marca 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 2 kwietnia 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 5 marca 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 19 marca 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 23 kwietnia 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 26 marca 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 9 kwietnia 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 7 maja 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 8 kwietnia 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 22 kwietnia 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 21 maja 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 22 kwietnia 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 7 maja 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 4 czerwca 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 6 maja 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 20 maja 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

  • 25 czerwca 2020 r. (czwartek) na godz. 9.30

    • termin składania projektów do oceny:

      • 27 maja 2020 r. - w przypadku projektów z wkładem własny
      • 10 czerwca 2020 r. - w przypadku pozostałych projektów

Procedura przygotowywania projektu

Kierownik projektu, przygotowuje i składa Komisji ds. oceny ryzyka realizacji projektu:

  • informację o planowanej realizacji projektu, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 22/19 z dnia 12 marca 2019 r.
  • wniosek o finansowanie (dofinansowanie) projektu oraz szczegółowy budżet i harmonogram jego realizacji,
  • projekt umowy konsorcjum/partnerstwa, jeżeli projekt zakłada formalne partnerstwo.

W załączniku nr 1 kierownik projektu powinien zwrócić uwagę:

  • iż projekt wymaga opinii Działu Finansowo-Księgowego w zakresie kwalifikowalności VAT oraz opinii jednostki merytorycznej. Opinie te winny być podłączone do dokumentów składanych do Komisji,
  • informacje sporządzane są w języku polskim, bez względu na język stosowany w projekcie,
  • źródeł finansowania  wkładu własnego Uniwersytetu w projekt ( jeżeli projekt takie przewiduje),
  • projekt umowy konsorcjum,
  • zobowiązany jest do konsultacji z jednostką merytoryczną założeń projektowych. Jednostkami merytorycznymi są:

    • Biuro Zarządzania Dydaktyką - dla krajowych projektów edukacyjnych,
    • Biuro Badań i Projektów Naukowych - dla projektów naukowo - badawczych
    • Biuro Współpracy Międzynarodowej - dla projektów międzynarodowych
    • Biuro Zarządzania Projektami - dla projektów finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, NCBiR, w ramach Programów Operacyjnych EU 

Kierownik projektu jest zobowiązany złożyć w formie pisemnej (dopuszczalny jest skan podpisanych dokumentów) wyżej wymienionych dokumentów, za pośrednictwem Biura Zarządzania Projektami, nie później niż:

  • 4 tygodnie – w przypadku projektów z wymaganym wkładem własnym Uniwersytetu,
  • 2 tygodnie – w przypadku projektów bez wymaganego wkładu własnego Uniwersytetu,

przed obowiązującym terminem złożenia wniosku projektowego do oceny Komisji wynikającym z harmonogramem posiedzeń Komisji.

Kierownik projektu może uczestniczyć w posiedzeniach Komisji, w części właściwej dla analizy przedmiotowego projektu.

Ocena ryzyka realizacji projektu dokonywana przez Komisję uwzględnia w szczególności:

  • wpływ realizacji projektu na bieżącą działalność Uniwersytetu
  • poprawność wskaźników w projekcie (produktu, rezultatu, oddziaływania) z punktu widzenia możliwości ich osiągnięcia,
  • przygotowanie harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu,
  • wielkość wkładu własnego, kosztów niekwalifikowanych,
  • formę i wysokość zabezpieczeń wykonania projektu.

Ocena ryzyka realizacji projektu jest dokonywana przez Komisję w postaci rekomendacji dla Rektora:

  • pozytywna – do  podpisu przez Rektora,
  • negatywna – wraz ze wskazaniem uwag i zagrożeń.

Na podstawie rekomendacji, Rektor podejmuje decyzję dotyczącą planowanej realizacji projektu. Decyzja Rektora jest ostateczna.

W przypadku negatywnej rekomendacji Kierownik projektu może, po uzupełnieniu  dokumentów i uwzględnieniu uwag, wnioskować do Komisji o ponowną ocenę, z zachowaniem ścieżki procedowania.

Jeżeli jednak projekt uzyska akceptację Rektora na realizację, Kierownik projektu składa wniosek wraz z niezbędnymi dokumentami do Biura Zarządzania Projektami,  celem dalszego procedowania, w tym zawarcia umowy konsorcjum bądź umowy partnerstwa.

Wniosek po podpisaniu przez Rektora zostaje wysłany do instytucji finansującej przez Biuro Zarządzania Projektami. Wszelka korespondencja prowadzona na etapie aplikowania jest przechowywana w Wydziale Zarządzania Projektami.

W terminie 141 dni przed zawarciem umowy o dofinansowanie, Kierownik projektu przekłada projekt umowy (wraz z załącznikami) do sprawdzenia pod względem formalno-prawnym radcy prawnemu oraz do Biura Zarządzania Projektami.

Procedura postępowania w trakcie realizacji projektów

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie do zadań Kierownika Projektu należy:

  • wnioskowanie o powołanie zespołu projektowego,
  • nadzór nad zgodnością wydatków z budżetem projektu oraz umową o dofinansowanie,

Kierownik ponosi odpowiedzialność za:

  • poprawność wykonania projektu pod względem organizacyjnym, finansowym i merytorycznym,
  • realizację projektu zgodnego z wytycznymi , przepisami powszechnie obowiązującymi, aktami prawa wewnętrznego oraz umową konsorcjum
  • terminową realizację zadań zgodnie z harmonogramem oraz wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków,
  • sporządzanie sprawozdań, harmonogramów i innych dokumentów związanych z realizacją projektu,
  • archiwizację dokumentacji zgodną z Instrukcją Archiwalną,

Zespół projektowy

Na wniosek Kierownika projektu Rektor powołuje zespół projektowy. Zadania członków zespołu projektowego:

  • realizacja projektu zgodnie z wytycznymi, przepisami prawa powszechnie obowiązującymi,
  • sporządzanie dokumentów związanych z realizacją projektu,
  • monitorowanie przebiegu realizacji zadani
  • prowadzenia ewaluacji projektu,
  • sprawozdań z realizacji,
  • prowadzenie dokumentacji czasu pracy