Uzyskanie zgody na wyjazd

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o wyjazd zagraniczny, który kompletny wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np.:

terminem wniesienia opłaty za uczestnictwo w konferencji/wydarzeniu międzynarodowym
rozeznaniem możliwości połączeń lotniczych, rezerwacją, zakupem biletu lotniczego
wypłatą zaliczki dewizowej/złotówkowej, itd.

Do wniosku o wyjazd zagraniczny należy dołączyć:

dokument potwierdzający wyjazd uwzględniający daty wydarzenia, tj. zaproszenie z uczelni zagranicznej, ofertę/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań lub inne informacje
potwierdzenie przyjęcia referatu (jeśli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu. Opcjonalnie akceptowany jest program, w którym figuruje nazwisko Wnioskodawcy i tytuł jego referatu
informację dotyczącą wysokości opłaty konferencyjnej wraz ze wskazaniem, jakie świadczenia pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników Biura Współpracy Międzynarodowej niezbędne jest podanie następujących informacji dotyczących opłaty, tj.:

terminu jej uregulowania
numeru konta (IBAN) oraz nazwy i adresu instytucji, do której należy konto
nazwy, adresu i SWIFT kod banku

zaakceptowany przez instytucję przyjmującą program wykładów (ITP) lub program szkolenia (IWP) (obowiązkowo w przypadku wyjazdów w ramach programu Erasmus i FSS)
opinię Dziekana/Promotora/Kierownika Projektu/Kierownika jednostki/Opiekuna koła naukowego, itp. – dotyczy osób niebędących pracownikami Uniwersytetu

Załącznikami do wniosku mogą być:

wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem
potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu, jeżeli dotyczy
(Uwaga! Zaleca się rezerwację noclegu w opcji z bezpłatnym odwołaniem. Jeśli plany związane z wyjazdem ulegną zmianie, można wówczas odwołać rezerwację bezkosztowo do momentu upływu terminu bezpłatnego odwołania rezerwacji. W przypadku wyboru innej opcji rezerwacji noclegu, aniżeli opisana powyżej, Uczelnia nie będzie ponosiła kosztów zmiany lub odwołania rezerwacji)

Przedłożony wniosek o wyjazd zagraniczny musi zawierać:

zgodę kierownika jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony jest Wnioskodawca
potwierdzenie środków finansowych
analizę opłacalności przejazdu w przypadku podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Wnioskodawca powinien wypełnić wniosek w tym zakresie oraz uzyskać potwierdzenie Działu Finansowo-Księgowego.

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej do decyzji. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja, w szczególności:

wniesienie opłaty za uczestnictwo w konferencji/wydarzeniu międzynarodowym
rozeznanie możliwości połączeń lotniczych, rezerwacja, zakup biletu lotniczego

wypłata zaliczki dewizowej/złotówkowej, itd.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limit na nocleg w poszczególnych krajach określa Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022r.

Koszty używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, w przypadku realizacji wniosku o wyjazd zagraniczny, pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego. Nie mogą one być wyższe niż (treść Rozporządzenia):

0,89 zł w przypadku podróży samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
1,15 zł w przypadku podróży samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z wyjazdem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu – podstawy prawne.

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.

Dwie możliwości wyjazdu zagranicznego

Podróż służbowa

Przez podróż służbową zagraniczną należy rozumieć wykonywanie przez pracownika zadania powierzonego mu przez pracodawcę w terminie i miejscu określonym we wniosku delegacyjnym, poza miejscowością, w której znajduje się miejsce pracy pracownika (podróż poza granice kraju). Zastosowanie ma tu Instrukcja w sprawie podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach – załącznik nr 1 do zarządzenia nr 2/16.

Szczegóły procedowania opisane zostały w zakładce Uzyskanie zgody na wyjazd.

Dokumenty do pobrania, w tym wewnętrzne regulacje:

Wyjazd zagraniczny

Do wyjazdów zagranicznych zalicza się:

Wyjazdy zagraniczne pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach
Wyjazdy zagraniczne osób niebędących pracownikami Uniwersytetu oraz pracowników Uniwersytetu realizujących zadania związane z działalnością Uniwersytetu

1. Wyjazdy zagraniczne pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach

Wyjazdy są realizowane w oparciu o Instrukcję w sprawie zasad wyjazdów zagranicznych pracowników Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach – załącznik nr 1 do zarządzenia nr 23/22.

Niniejsza Instrukcja określa szczegółowe zasady wyjazdów zagranicznych pracowników:

1. będących nauczycielami akademickimi w celu:

a) odbycia kształcenia (w tym m.in. w ramach szkolenia, wizyty studyjnej, warsztatów, ćwiczeń, kursu, szkoły letniej)

b) odbycia stażu naukowego (w tym m.in. prowadzenia badań naukowych, uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych, kwerendy)

c) odbycia stażu dydaktycznego (w tym m.in. podejmowania i prowadzenia działalności dydaktycznej)

d) uczestnictwa w konferencji

e) uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej.

2. niebędących nauczycielami akademickimi w celu odbycia za granicą kształcenia (w tym m.in. szkolenia, wizyty studyjnej, warsztatów, kursów).

Podstawą do ubiegania się o tego typu wyjazd zagraniczny jest złożenie:

1) w Biurze Współpracy Międzynarodowej kompletnego wniosku o wyjazd zagraniczny

2) w Biurze Zarządzania Kadrami:

a) wniosku o udzielenie płatnego urlopu w przypadku pracowników będących nauczycielami akademickimi

b) wniosku o zwolnienie z pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w przypadku pracowników niebędących nauczycielami akademickim.

Szczegóły procedowania opisane zostały w zakładce Uzyskanie zgody na wyjazd.

Dokumenty do pobrania, w tym wewnętrzne regulacje:

2. Wyjazdy zagraniczne osób niebędących pracownikami Uniwersytetu oraz pracowników Uniwersytetu realizujących zadania związane z działalnością Uniwersytetu

Wyjazdy są realizowane w oparciu o Instrukcjęw sprawie wyjazdów zagranicznych osób niebędących pracownikami Uniwersytetu oraz pracowników Uniwersytetu realizujących zadania związane z działalnością Uniwersytetu – załącznik nr 1 do zarządzenia nr 159/19.

Niniejsza Instrukcja dotyczy wyjazdów zagranicznych:

pracowników Uniwersytetu – realizujących zadania związane między innymi z działalnością Zespołu Pieśni i Tańca Silesianie oraz Chóru Uniwersytetu, które nie leżą w zakresie ich czynności pracowniczych
studentów
doktorantów
innych osób niebędących pracownikami Uniwersytetu

Szczegóły procedowania opisane zostały w zakładce Uzyskanie zgody na wyjazd.

Dokumenty do pobrania, w tym wewnętrzne regulacje: