Warunkiem przygotowania zaliczki dewizowej/złotówkowej jest zaznaczenie przez Wnioskodawcę na wniosku o wyjazd zagraniczny w punkcie ,,Proszę o załatwienie następujących spraw” odpowiedniego podpunktu i podanie wymaganych informacji, w szczególności:

• przygotowanie zaliczki dewizowej (do wyboru są następujące opcje):
  • odbiór dewiz w oddziale banku oraz podanie następujących informacji: imię, nazwisko osoby, która będzie odbierała zaliczkę dewizową (w tym jeżeli dotyczy dane osoby upoważnionej przez Wnioskodawcę), numer jej dowodu osobistego  
  • przelew na konto walutowe oraz podanie następujących informacji: nr rachunku (IBAN), swift code, waluta, właściciel konta  
  • przelew na konto złotowe oraz podanie następujących informacji: nr rachunku, właściciel konta  
• przygotowanie zaliczki złotówkowej – przelew na konto oraz podanie następujących informacji: nr rachunku, właściciel konta.

Przed przygotowaniem zaliczki dewizowej/złotówkowej, Wnioskodawca ma obowiązek dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu (jeżeli dotyczy). W przypadku niedostarczenia rezerwacji hotelowej, pracownikowi przed wyjazdem wypłacony zostanie jedynie ryczałt hotelowy. Wówczas rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów nastąpi po przedłożeniu rachunku za nocleg.

Uwaga! W przypadku nie zaznaczenia na wniosku o wyjazd zagraniczny właściwego punktu dotyczącego przygotowania zaliczki dewizowej/złotówkowej wraz ze wskazaniem wszelkich wymaganych danych, zaliczka na wyjazd nie zostanie przygotowana. Rozliczenie poniesionych kosztów w takim wypadku nastąpi po powrocie z wyjazdu zagranicznego na podstawie rozliczenia.