Wyjazdy zagraniczne

Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.  

 

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o podróż zagraniczną, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.

Załącznikami do wniosku mogą być: 

  • Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne. 
  • W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
  • Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są  następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
  • Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem. 
  • Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy.

 

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Internacjonalizacji. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, rezerwacja noclegu, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).

Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).

 

Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r.  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi. (link do zakładki: Stypendia dla pracowników)

UWAGA!

W związku z rozstrzygnięciem przetargu na obsługę Uczelni w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych dla pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz osób niebędących pracownikami uprzejmie informujemy, iż na podstawie zawartej umowy obsługę w powyższym zakresie na rzecz Uczelni świadczyć będzie firma:

 

Furnel Travel International Sp. z o.o.

ul. Kopernika 3

00-367 Warszawa

 

Biuro otwarte jest od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 18.00 tel: 22 244 99 00, fax: 22 826 01 35, e-mail: furnel@furnel.pl.

Poza godzinami pracy biura kontakt poprzez linię telefoniczną help-desk pod numerem: 693 138 183

 

W związku z powyższym od dnia 17.06.2014 r. koszty zakupu biletów nabywanych poza ww. wykonawcą nie będą rozliczane przez Uczelnię.

 

Szczegółowe informacje otrzymane z firmy Furnel Travel International - kliknij tu.

 

Ponadto informujemy, iż występują cztery możliwości zakupu biletów lotniczych  (poniżej opisano sposób postępowania) tj.:

 

1. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie Furnel Travel International, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

  • Osoba ta winna kolejno: 

- ustalić z firmą Furnel Travel International połączenie, które chce wykupić,

- zrobić wstępną rezerwację,

- przesłać rezerwację do pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej, z którym załatwia swój wyjazd

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przesyła otrzymaną rezerwację prosząc firmę Furnel Travel International o wykup wybranego połączenia
  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • Furnel Travel International przesyła bilet lotniczy zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną

 

2. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie Furnel Travel International i we własnym zakresie płaci za fakturę planując rozliczenie podróży w Uniwersytecie 

(sytuacja ma miejsce kiedy osoba nie ma zgody Rektora na podróż zagraniczną w momencie wykupu biletu, a zależy jej na preferencyjnych cenach połączeń lotniczych, bądź kiedy podróż jest częściowo dofinansowana przez Uczelnię np. częściowe finansowanie kosztu z prywatnych środków, w tym między innymi wyjazdy w ramach programu Erasmus+)

  •  Osoba ta winna kolejno:

- ustalić z firmą Furnel Travel International połączenie, które chce wykupić 

- wykupić bilet (uwaga: przed bezpośrednim wykupem biletu lotniczego należy skontaktować się z pracownikiem Biura Współpracy Międzynarodowej, który potwierdza w firmie Furnel Travel International, iż bilet można wykupić)

- zapłacić należność z własnych środków (przelew, karta kredytowa- według zasad obowiązujących w firmie Furnel Travel International w konkretnym przypadku)

- otrzymać bilet oraz fakturę wystawioną na Uczelnię od Furnel Travel International

- przekazać bilet, fakturę oraz potwierdzenie zapłaty do Biura Współpracy Międzynarodowej w momencie rozliczenia

 

3. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej robią rezerwację lotniczą standardowymi liniami dla osoby planującej podróż zagraniczną tj.:

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej kolejno:

- szuka połączenia,

- dokonuje rezerwacji biletu,

- po potwierdzeniu zgodności połączenia (akceptacji połączenia przez osobę wyjeżdżającą) przesyła do firmy Furnel Travel International prośbę o wykup biletu,

  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej

 

4. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej kupują bilety tanich linii lotniczych, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

 dwie możliwe opcje:

 możliwość 1:

  • osoba planująca podróż zagraniczną, chcąca odbyć podróż tanimi liniami lotniczymi, rozeznaje w firmie Furnel Travel International połączenie, które planuje wykupić
  • przekazuje do Biura Współpracy Międzynarodowej szczegóły rezerwacji tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu
  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przekazuje uzyskane dane do firmy Furnel Travel International z prośbą o wykup biletu lotniczego
  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującemu podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej

 możliwość 2:

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej rozeznaje w firmie Furnel Travel International połączenie, które planuje wykupić dla osoby planującej podróż zagraniczną
  • ustala z osobą planującą podróż szczegóły rezerwacji tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny, rodzaj i wagę bagażu
  • przekazuje dane do firmy Furnel Travel International z prośbą o wykup biletu lotniczego
  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej

 

 

Dokumenty do pobrania

Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni.