Czynności do wykonania w trakcie konferencji

Organizator przekazuje do BBiPN wszystkie dokumenty finansowe (rachunki/faktury) dot. konferencji. Pracownik BBiPN kontroluje zgodność dokumentu z planem rzeczowo-finansowym konferencji, a następnie dokument podlega kontroli merytorycznej w stosownej jednostce i zostaje przekazany do Działu Finansowo-Księgowego zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów. Każdy przedkładany w BBiPN dokument musi być bezwzględnie podpisany przez Organizatora konferencji.

Organizator konferencji winien mieć na uwadze czas obiegu dokumentów w Uniwersytecie przekazując je do odpowiedniej jednostki organizacyjnej celem realizacji. Rodzaj dokumentów związanych z organizacją i przebiegiem konferencji, które przekazane zostają do Działu Finansowo-Księgowego:

  1. Faktury / rachunki,
  2. Rozliczenia wewnętrzne usług transportowych,
  3. Rozliczenia wewnętrzne usług poligraficznych,
  4. Rozliczenia wewnętrzne usług pocztowych,
  5. Rozliczenia wewnętrzne materiałów promocyjnych,
  6. Dokumenty magazynowe RW,
  7. Inne nie przewidziane powyżej (np. obciążenie Biuro Logistyki).  

Ad. 1. Opisane oraz zatwierdzone merytorycznie dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego (osoby zajmujące się realizacją przelewów) zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów.

Dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego w dacie umożliwiającej terminową realizację przelewu, tzn. należy wziąć pod uwagę następujące czynności w ramach realizacji przelewu:

  • kontrola formalno-rachunkowa dokumentu: 1-2 dni robocze, o ile dokument jest kompletny i wolny od uchybień formalno-rachunkowych; w przypadku wystąpienia wad formalno-rachunkowych, dokument jest konsultowany z jednostką realizującą w celu ich usunięcia, co może wydłużyć czas zatwierdzenia formalno-rachunkowego dokumentu;
  • przekazanie dokumentu do Działu Analiz w celu kontroli zgodności dokumentu z budżetem: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;
  • przekazanie dokumentu do Kwestora / Z-cy Kwestora w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: 1-2 dni roboczych;
  • przekazanie dokumentu do Z-cy Kanclerza w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;
  • realizacja płatności: 1-3 dni roboczych przed terminem zapłaty w odniesieniu do dokumentów z nie przekroczonym terminem zapłaty. 

Ad. 2-6 Pozostałe dokumenty związane z organizacją i przebiegiem konferencji powinny być przekazywane do Działu Finansowo-Księgowego na bieżąco, w dacie umożliwiającej terminowe rozliczenie konferencji.