W trakcie konferencji

Organizator przekazuje do BBiPN wszystkie dokumenty finansowe (rachunki/faktury) dot. konferencji. Pracownik BBiPN kontroluje zgodność dokumentu z planem rzeczowo-finansowym konferencji, a następnie dokument podlega kontroli merytorycznej w stosownej jednostce i zostaje przekazany do Działu Finansowo-Księgowego zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów. Każdy przedkładany w BBiPN dokument musi być bezwzględnie podpisany przez Organizatora konferencji.

Organizator konferencji winien mieć na uwadze czas obiegu dokumentów w Uniwersytecie przekazując je do odpowiedniej jednostki organizacyjnej celem realizacji. Rodzaj dokumentów związanych z organizacją i przebiegiem konferencji, które przekazane zostają do Działu Finansowo-Księgowego:

- faktury / rachunki,

- rozliczenia wewnętrzne usług transportowych,

- rozliczenia wewnętrzne usług poligraficznych,

- rozliczenia wewnętrzne usług pocztowych,

- rozliczenia wewnętrzne materiałów promocyjnych,

- dokumenty magazynowe RW,

- inne nie przewidziane powyżej (np. obciążenie Biuro Logistyki).  

Ad. 1. Opisane oraz zatwierdzone merytorycznie dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego (osoby zajmujące się realizacją przelewów) zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów.

Dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego w dacie umożliwiającej terminową realizację przelewu, tzn. należy wziąć pod uwagę następujące czynności w ramach realizacji przelewu:

- kontrola formalno-rachunkowa dokumentu: 1-2 dni robocze, o ile dokument jest kompletny i wolny od uchybień formalno-rachunkowych; w przypadku wystąpienia wad formalno-rachunkowych, dokument jest konsultowany z jednostką realizującą w celu ich usunięcia, co może wydłużyć czas zatwierdzenia formalno-rachunkowego dokumentu;

- przekazanie dokumentu do Działu Analiz w celu kontroli zgodności dokumentu z budżetem: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;

- przekazanie dokumentu do Kwestora / Z-cy Kwestora w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: 1-2 dni roboczych;

- przekazanie dokumentu do Z-cy Kanclerza w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;

- realizacja płatności: 1-3 dni roboczych przed terminem zapłaty w odniesieniu do dokumentów z nie przekroczonym terminem zapłaty. 

Ad. 2-6 Pozostałe dokumenty związane z organizacją i przebiegiem konferencji powinny być przekazywane do Działu Finansowo-Księgowego na bieżąco, w dacie umożliwiającej terminowe rozliczenie konferencji.