Końcowe rozliczenie konferencji dokonywane jest przez Organizatora we współpracy z Biurem Badań i Projektów Naukowych. Pracownik BBiPN uzgadnia z Działem Finansowo-Księgowym zgodność księgowań zarówno przychodów jak i kosztów konferencji, a następnie przekazuje tę informacje do Organizatora.
Po zakończeniu konferencji
Organizator konferencji powinien rozliczyć koszty konferencji w terminie 30 dni od daty jej zakończenia.
Organizator zobowiązany jest wypełnić druk rozliczenia konferencji stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia 7/17 oraz dołączyć do rozliczenia wszystkie wymagane dokumenty tj.:
- sprawozdanie merytoryczne (max. 1 strona) zawierające cel i rezultaty konferencji, informację na temat publikacji stanowiącej rezultat konferencji (monografia)
- program konferencji,
- kopie listy uczestników konferencji z podpisami potwierdzającymi udział w konferencji
Dokumenty należy złożyć w Biurze Badań i Projektów Naukowych. Następnie rozliczenie przedkładane jest do akceptacji Prorektora. Końcowe rozliczenie konferencji uzależnione jest od terminu złożenia przez Organizatora kompletu wszystkich wskazanych powyżej dokumentów.