W trakcie konferencji
Organizator przekazuje do Biura Doskonałości Naukowej wszystkie dokumenty finansowe (rachunki/faktury) dot. konferencji. Pracownik BDN kontroluje zgodność dokumentu z planem rzeczowo-finansowym konferencji, a następnie dokument podlega kontroli merytorycznej w stosownej jednostce i zostaje przekazany do Działu Finansowo-Księgowego zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów. Każdy przedkładany w BDN dokument musi być zatwierdzony i podpisany przez Organizatora konferencji.
Dokumenty związane z organizacją i przebiegiem konferencji przekazywane do Działu Finansowego:
- faktury / rachunki,
- rozliczenia wewnętrzne usług transportowych,
- rozliczenia wewnętrzne usług poligraficznych, pocztowych, materiałów promocyjnych,
- dokumenty magazynowe RW,
- inne dotyczące konferencji.
Opisane oraz zatwierdzone merytorycznie dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowego (osoby zajmujące się realizacją przelewów) zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów. Dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego w dacie umożliwiającej terminową realizację przelewu:
- kontrola formalno-rachunkowa dokumentu: 1-2 dni robocze, o ile dokument jest kompletny i wolny od uchybień formalno-rachunkowych; w przypadku wystąpienia wad formalno-rachunkowych, dokument jest konsultowany z jednostką realizującą w celu ich usunięcia, co może wydłużyć czas zatwierdzenia formalno-rachunkowego dokumentu;
- przekazanie dokumentu do Działu Analiz w celu kontroli zgodności dokumentu z budżetem: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;
- przekazanie dokumentu do Kwestora / Z-cy Kwestora w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: 1-2 dni roboczych;
- przekazanie dokumentu do Z-cy Kanclerza w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;
- realizacja płatności: 1-3 dni roboczych przed terminem zapłaty w odniesieniu do dokumentów z nie przekroczonym terminem zapłaty
Pozostałe dokumenty związane z organizacją i przebiegiem konferencji powinny być przekazywane do Działu Finansowego na bieżąco, w dacie umożliwiającej terminowe rozliczenie konferencji.
Dołącz do nas