Wyjazdy zagraniczne

 

Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.  

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o wyjazd zagraniczny, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.

Załącznikami do wniosku mogą być: 

  • Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne. 
  • W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
  • Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są  następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
  • Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem. 
  • Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy (Uwaga! Zaleca się rezerwację noclegu w opcji z bezpłatnym odwołaniem. Jeśli plany związane z wyjazdem ulegną zmianie, można wówczas odwołać rezerwację bezkosztowo do momentu upłynięcia terminu bezpłatnego odwołania rezerwacji. W przypadku wyboru innej opcji rezerwacji noclegu, aniżeli opisana powyżej, Uczelnia nie będzie ponosiła kosztów zmiany lub odwołania rezerwacji).

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).

Z uwagi na aktualną sytuację epidemiczną każda osoba wyjeżdżająca za granicę jest zobowiązana do:

1) dołączenia do dokumentacji wyjazdowej podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 1 lub załącznik nr 2 wprowadzonego Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach nr 8/22 z dnia 2 lutego 2022 roku (w sprawie zasad funkcjonowania Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w semestrze letnim roku akademickiego 2021/2022);

2) zapoznania się i przestrzegania uregulowań oraz wymogów sanitarnych, w tym związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, obowiązujących w kraju docelowym, jak i w krajach tranzytowych.

Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).

Z uwagi na aktualną sytuację epidemiczną do osób powracających z wyjazdu zagranicznego stosuje się przepisy § 20  Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach nr 8/22 z dnia 2 lutego 2022 roku (w sprawie zasad funkcjonowania Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w semestrze letnim roku akademickiego 2021/2022);

Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 

Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z wyjazdem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu podstawy prawne.

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.

UWAGA!

W związku z rozstrzygnięciem przetargu na obsługę Uczelni w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych, uprzejmie informuję, iż na podstawie zawartej umowy od dnia 30.07.2022 obsługę w powyższym zakresie na rzecz Uczelni świadczyć będzie firma:

WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k.

z siedzibą w Tyczynie; adres: 36-020 Tyczyn, ul. Kielnarowa 108A

Biuro otwarte jest od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 18.00

telefony kontaktowe:  

1) +48 17 23 06 830,

2) +48 17 23 06 846

adresy poczty elektronicznej:

1- rzeszow@whynottravel.pl,    

2 - bok@whynottravel.pl

Poza godzinami pracy biura kontakt poprzez linię telefoniczną help-desk pod numerem: +48 570 055 600

W związku z powyższym od dnia 30.07.2022r. koszty zakupu biletów lotniczych nabywanych poza ww. wykonawcą nie będą rozliczane przez Uczelnię.

Ponadto informujemy, iż występują cztery możliwości zakupu biletów lotniczych (poniżej opisano sposób postępowania) tj.:

1. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k., forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

  • Osoba ta winna kolejno:
    • ustalić z firmą WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. połączenie, które chce wykupić,
    • zrobić wstępną rezerwację,
    • przesłać rezerwację do pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej, z którym załatwia swój wyjazd
  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej dokonuje w  firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wykupu wybranego połączenia,
  • WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
  • WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. przesyła bilet lotniczy zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną.

2. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. i we własnym zakresie płaci za fakturę planując rozliczenie podróży w Uniwersytecie 

(sytuacja ma miejsce kiedy osoba nie ma zgody Rektora na podróż zagraniczną w momencie wykupu biletu, a zależy jej na preferencyjnych cenach połączeń lotniczych, bądź kiedy podróż ma charakter podróży prywatno-służbowej lub jest częściowo dofinansowana przez Uczelnię np. wyjazdy w ramach programu Erasmus+)

  •  Osoba ta winna kolejno:
    • ustalić z firmą WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. połączenie, które chce wykupić, 
    • wykupić bilet (uwaga: przed bezpośrednim wykupem biletu lotniczego należy skontaktować się z pracownikiem Biura Współpracy Międzynarodowej, który potwierdza w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k., iż dana osoba jest pracownikiem Uczelni),
    • zapłacić należność z własnych środków (przelew, karta kredytowa- według zasad obowiązujących w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. w konkretnym przypadku),
    • otrzymać bilet oraz fakturę wystawioną na Uczelnię przez firmę WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k.,
    • przekazać bilet oraz fakturę do Biura Współpracy Międzynarodowej w momencie rozliczenia.

     

3. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej robią rezerwację lotniczą standardowymi liniami dla osoby planującej podróż zagraniczną tj.:

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej kolejno:
    • kontaktuje się z firmą WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. w celu podania terminu i miejsca podróży,
    • po otrzymaniu propozycji połączeń z firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k., pracownik  kontaktuje się z wyjeżdżającą osobą, która dokonuje wyboru konkretnego połączenia, 
    • dokonuje rezerwacji biletu,
    • po potwierdzeniu zgodności połączenia (akceptacji połączenia przez osobę wyjeżdżającą) przesyła do firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. prośbę o wykup biletu,
  • WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

4. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej kupują bilety tanich linii lotniczych, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

dwie możliwe opcje:

możliwość 1:

  • osoba planująca podróż zagraniczną, chcąca odbyć podróż tanimi liniami lotniczymi, rozeznaje w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. połączenie, które planuje wykupić,
  • przekazuje do Biura Współpracy Międzynarodowej szczegóły połączenia tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu,
  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przekazuje uzyskane dane do firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. z prośbą o wykup biletu lotniczego,
  • WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

możliwość 2:

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej rozeznaje w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k.połączenie, które planuje wykupić dla osoby planującej podróż zagraniczną,
  • ustala z osobą planującą podróż szczegóły połączenia tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu,
  • przekazuje dane do firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. z prośbą o wykup biletu lotniczego,
  • WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej. 

Dokumenty do pobrania

Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni.