Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.  

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o podróż zagraniczną, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.

Załącznikami do wniosku mogą być: 

• Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne. 
• W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
• Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są  następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
• Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem. 
• Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy.

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Internacjonalizacji. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).

Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).

Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Rektor może kierować osoby za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych takie wyjazdy realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób.

Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z kierowaniem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu – podstawy prawne.

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.

W związku z rozstrzygnięciem przetargu na obsługę Uczelni w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych, uprzejmie informuję, iż na podstawie zawartej umowy od dnia 30.07.2018 obsługę w powyższym zakresie na rzecz Uczelni świadczyć będzie firma:

UpHOTEL Sp. z o.o

Ul. Solna 4

58-500 Jelenia Góra

Biuro otwarte jest od poniedziałku do soboty w godz. od 8.00 do 21.00 tel: 75 644 68 35, 75 717 58 42, e-mail: rezerwacje@uphotel.eu

Poza godzinami pracy biura kontakt poprzez linię telefoniczną help-desk pod numerem: 75 643 99 02.

W związku z powyższym od dnia 30.07.2018r. koszty zakupu biletów lotniczych nabywanych poza ww. wykonawcą nie będą rozliczane przez Uczelnię.

Ponadto informujemy, iż występują cztery możliwości zakupu biletów lotniczych  (poniżej opisano sposób postępowania) tj.:

1. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie UpHOTEL, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

• Osoba ta winna kolejno: 

- ustalić z firmą UpHOTEL połączenie, które chce wykupić,

- zrobić wstępną rezerwację,

- przesłać rezerwację do pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej, z którym załatwia swój wyjazd

• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej dokonuje w  firmie UpHOTEL wykupu wybranego połączenia,
• UpHOTEL wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• UpHOTEL przesyła bilet lotniczy zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną.

 2. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie UpHOTEL i we własnym zakresie płaci za fakturę planując rozliczenie podróży w Uniwersytecie 

(sytuacja ma miejsce kiedy osoba nie ma zgody Rektora na podróż zagraniczną w momencie wykupu biletu, a zależy jej na preferencyjnych cenach połączeń lotniczych, bądź kiedy podróż ma charakter podróży prywatno-służbowej lub jest częściowo dofinansowana przez Uczelnię np. wyjazdy w ramach programu Erasmus+)

•  Osoba ta winna kolejno:

- ustalić z firmą UpHOTEL połączenie, które chce wykupić, 

- wykupić bilet (uwaga: przed bezpośrednim wykupem biletu lotniczego należy skontaktować się z pracownikiem Biura Współpracy Międzynarodowej, który potwierdza w firmie UpHOTEL, iż dana osoba jest pracownikiem Uczelni),

- zapłacić należność z własnych środków (przelew, karta kredytowa- według zasad obowiązujących w firmie UpHOTEL w konkretnym przypadku),

- otrzymać bilet oraz fakturę wystawioną na Uczelnię przez firmę UpHOTEL,

- przekazać bilet oraz fakturę do Biura Współpracy Międzynarodowej w momencie rozliczenia.

3. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej robią rezerwację lotniczą standardowymi liniami dla osoby planującej podróż zagraniczną tj.:

• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej kolejno:

- kontaktuje się z firmą UpHOTEL w celu podania terminu i miejsca podróży,

- po otrzymaniu propozycji połączeń z firmy UpHOTEL, pracownik  kontaktuje się z wyjeżdżającą osobą, która dokonuje wyboru konkretnego połączenia, 

- dokonuje rezerwacji biletu,

- po potwierdzeniu zgodności połączenia (akceptacji połączenia przez osobę wyjeżdżającą) przesyła do firmy UpHOTEL prośbę o wykup biletu,

• UpHOTEL wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

 4. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej kupują bilety tanich linii lotniczych, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

 dwie możliwe opcje:

 możliwość 1:

• osoba planująca podróż zagraniczną, chcąca odbyć podróż tanimi liniami lotniczymi, rozeznaje w firmie UpHOTEL połączenie, które planuje wykupić,
• przekazuje do Biura Współpracy Międzynarodowej szczegóły połączenia tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu,
• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przekazuje uzyskane dane do firmy UpHOTEL z prośbą o wykup biletu lotniczego,
• UpHOTEL wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

 możliwość 2:

• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej rozeznaje w firmie UpHOTEL połączenie, które planuje wykupić dla osoby planującej podróż zagraniczną,
• ustala z osobą planującą podróż szczegóły połączenia tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu,
• przekazuje dane do firmy UpHOTEL z prośbą o wykup biletu lotniczego,
• UpHOTEL wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni.