Warunkiem przygotowania zaliczki dewizowej/złotówkowej jest zaznaczenie przez Wnioskodawcę na wniosku o wyjazd zagraniczny w punkcie ,,Proszę o załatwienie następujących spraw” odpowiedniego podpunktu i podanie wymaganych informacji.  W szczególności w odniesieniu do: 

• przelewu na konto walutowe Wnioskodawca podaje następujące informacje: imię i nazwisko właściciela konta, numer rachunku w formacie IBAN, SWIFT kod, waluta 
• przelewu na konto złotowe Wnioskodawca podaje następujące informacje: imię i nazwisko właściciela konta, numer rachunku 
• odbioru dewiz w oddziale banku Wnioskodawca podaje następujące informacje: imię, nazwisko osoby, która będzie odbierała zaliczkę dewizową (w tym jeżeli dotyczy dane osoby upoważnionej przez Wnioskodawcę). 

Przed przygotowaniem zaliczki dewizowej/złotówkowej na usługę hotelową, Wnioskodawca ma obowiązek dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu (jeżeli dotyczy). W przypadku niedostarczenia rezerwacji hotelowej, pracownikowi przed wyjazdem wypłacony zostanie jedynie ryczałt hotelowy. Wówczas rozliczenie faktycznie poniesionych kosztów nastąpi po przedłożeniu rachunku za nocleg.

Uwaga! W przypadku nie zaznaczenia na wniosku o wyjazd zagraniczny właściwego punktu dotyczącego przygotowania zaliczki dewizowej/złotówkowej wraz ze wskazaniem wszelkich wymaganych danych, zaliczka na wyjazd nie zostanie przygotowana. Rozliczenie poniesionych kosztów w takim wypadku nastąpi po powrocie z wyjazdu zagranicznego na podstawie rozliczenia.