Zgłoszenie pracownika powinno zawierać:

• wniosek o wyjazd zagraniczny
• wniosek o dofinansowanie wyjazdu z programu ERASMUS+
• potwierdzenie przyjęcia przez instytucję partnerską w celu udziału w zajęciach szkoleniowych z planowanym terminem pobytu
• konkretnie zdefiniowany program na każdy dzień szkolenia
• Mobility Agreement dla pracowników administracyjnych zaakceptowany przez instytucję partnerską
• wzór rachunku bankowego 

Mobility Agreement powinien spełniać podstawowe kryteria jakościowe, tj. obowiązkowo zawierać wszystkie wymagane dane, jasno określone zakładane cele szkolenia, opis planowanych zajęć, sprecyzowane oczekiwania dot. spodziewanych rezultatów wyjazdu i/lub wartość dodaną, którą pobyt w uczelni partnerskiej przyniesie pracownikowi, uczelni wysyłającej i uczelni przyjmującej.

Wniosek wraz z załącznikami należy złożyć w Dziale Programów Międzynarodowych nie później niż 30 dni roboczych przed planowanym wyjazdem.

Ponadto, pracownik musi zakupić bilet lotniczy oraz odpowiednią polisę ubezpieczeniową obejmująca koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków oraz assistance medyczny.