Zadania Biura Zarządzania Kadrami

Zadania pracowników zatrudnionych w Dziale Planowania Polityki Zarządzania Kadrami:

projektowanie strategii zarządzania kadrami i formułowanie propozycji zmian w prowadzonej polityce kadrowej; bieżące dostosowywanie przyjętych regulacji do zmieniających się przepisów prawnych oraz decyzji podejmowanych przez Kierownictwo Uniwersytetu,
monitorowanie, pod kątem realizowanej polityki kadrowej, poziomu spełniania wymagań z zakresu zabezpieczenia minimów kadrowych (naukowych i dydaktycznych) niezbędnych dla utrzymania uprawnień do nadawania stopni naukowych i prowadzenia poszczególnych kierunków studiów; sygnalizowanie zagrożeń i opracowywanie projektów zmian w polityce kadrowej,
bieżące monitorowanie: poziomu obciążeń dydaktycznych przydzielanych poszczególnym nauczycielom, zakresu obniżania obowiązującego pensum oraz elastyczności w zakresie podejmowania przez pracowników nowych przedmiotów nauczania; opracowywanie wniosków i ewentualnych propozycji zmian w przyjętych rozwiązaniach wewnętrznych,
prowadzenie bieżącej analizy stanu i struktury zatrudnienia w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne i grupy pracownicze; sporządzanie okresowych sprawozdań z tego zakresu; kontrolowanie gospodarki etatami,
opracowywanie procedur z zakresu polityki kadrowej,
wdrażanie i realizacja procesu opisywania i wartościowania stanowisk pracy,
projektowanie wewnętrznego systemu kształtowania wynagrodzeń zasadniczych,
doskonalenie zasad motywowania płacowego (analiza funkcjonowania przyjętych systemów premiowania, nagradzania i przyznawania dodatków specjalnych; opracowywanie projektów zmian w tym zakresie) oraz projektowanie możliwości pozapłacowego motywowania pracowników,
planowanie i nadzorowanie wykorzystania środków finansowych na podnoszenie kwalifikacji przez pracowników oraz wyjazdy służbowe z tym związane.

Zadania pracowników zatrudnionych w Dziale Rozwoju Kadr:

prowadzenie działalności informacyjnej z zakresu aktualnych ofert pracy w Uniwersytecie, w tym prowadzenie zakładki na stronie internetowej UE w Katowicach (informowanie o konkursach dla nauczycieli akademickich oraz o ich rozstrzygnięciach),
organizowanie konkursów na stanowiska nauczycieli akademickich zatrudnionych w jednostkach międzywydziałowych i ogólnouczelnianych (w tym ustalanie: wymaganych kryteriów, składu komisji, terminów posiedzeń oraz ich protokołowanie),
organizowanie konkursów na stanowiska pracowników niebędących nauczycielami akademickimi oraz udział w procesie ich rekrutacji,
prowadzenie spraw związanych z rozwojem kadry naukowej (w tym: prowadzenie centralnego rejestru tytułów i stopni naukowych nadanych pracownikom Uczelni; prowadzenie całokształtu spraw związanych z przyznawaniem stypendiów doktorskich i rozliczania pracowników z zobowiązań wynikających z zawartych umów; prowadzenie rejestru przyznanych stypendiów naukowych oraz rejestru pracowników skierowanych na staże naukowe lub korzystających z urlopów naukowych; prowadzenie ewidencji dokumentów finansowych oraz rozliczeń dotyczących kosztów rozwoju naukowego pracowników),
prowadzenie całokształtu spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji lub kompetencji zarówno nauczycieli akademickich, jak i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (rozpoznawanie, na podstawie analizy ocen pracowniczych oraz zgłoszeń bezpośrednich przełożonych, potrzeb w zakresie kształcenia, dokształcania i doskonalenia kwalifikacji pracowników oraz opracowywanie planów w tym zakresie; przygotowywanie umów określających warunki kierowania pracowników na określoną formę podnoszenia kwalifikacji i prowadzenie ich rejestru; organizowanie wewnętrznych szkoleń i warsztatów dla kadry kierowniczej i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi; prowadzenie całokształtu spraw związanych z udziałem pracownika w szkoleniach otwartych),
przyjmowanie zgłoszeń pracowników ubiegających się z własnej inicjatywy o skierowanie lub dofinansowanie podnoszenia kwalifikacji w formach szkolnych i pozaszkolnych,
prowadzenie ewidencji dokumentów (skierowań, umów) oraz rozliczeń dotyczących kosztów udziału w szkoleniach, kursach oraz innych formach dokształcania pracowników,
współtworzenie systemu oceniania pracowników Uniwersytetu (nauczycieli akademickich oraz pracowników niebędących nauczycielami akademickimi); prowadzenie działalności informacyjnej z tego zakresu,
sprawowanie nadzoru nad przebiegiem uruchamianych procesów oceniania i odwołań od wystawionych ocen (opracowywanie harmonogramów przeprowadzania ocen okresowych pracowników; nadzorowanie terminowości i poprawności ich przebiegu),
dokonywanie analizy wypełnionych arkuszy ocen okresowych i formułowanie wniosków podsumowujących; sporządzanie wykazu pracowników, w odniesieniu do których wskazano potrzebę dokonania zmian w zakresie stanowiska, statusu zatrudnienia, rozwoju lub motywowania,
opracowywanie, przy współudziale kierowników jednostek, ścieżek kariery dla poszczególnych pracowników,
prowadzenie wykazu pracowników niebędących nauczycielami akademickimi wchodzących w skład rezerwy kadrowej (potencjalnych kandydatów do wzmocnienia kadry kierowniczej lub objęcia samodzielnych stanowisk),
obsługa organizacyjna/administracyjna komisji i zespołów wskazanych przez Rektora; przygotowywanie niezbędnej dokumentacji,
przygotowanie dla władz Uczelni raportów i sprawozdań z zakresu bieżącego zarządzania kadrami Uniwersytetu.

Zadania pracowników zatrudnionych w Dziale Obsługi Kadrowej:

prowadzenie zbioru danych osobowych zatrudnionych w Uniwersytecie pracowników oraz byłych pracowników i członków ich rodzin uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych,
prowadzenie całokształtu spraw kadrowych w zakresie nawiązywania, przebiegu i rozwiązywania stosunku pracy (m.in.: przygotowywanie umów o pracę/aktów mianowania, kart obiegowych, pisemnych decyzji powołujących pracowników do pełnienia funkcji oraz ich odwoływania, przygotowywanie wszystkich dokumentów dokonujących zmian w warunkach zatrudnienia oraz powstających w konsekwencji rozwiązania umowy o pracę/aktu mianowania),
ustalanie uprawnień pracowników do świadczeń wynikających ze stosunku pracy, w tym m. in. do: dodatku stażowego, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zmiany uposażenia zasadniczego, wysokości dodatku funkcyjnego oraz nagrody jubileuszowej, odpraw, odszkodowań, ekwiwalentów i innych wynikających z obowiązujących przepisów,
gromadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych, a po ustaniu stosunku pracy – przekazywanie akt do archiwum,
prowadzenie ewidencji osób pracujących w warunkach szkodliwych dla zdrowia oraz pracowników u których stwierdzono chorobę zawodową lub orzeczono stopień niepełnosprawności,
prowadzenie spraw związanych z weryfikacją wykształcenia zatrudnionych w Uniwersytecie cudzoziemców (uzyskanie dokumentów potwierdzających równoważność posiadanego wykształcenia z polskim odpowiednikiem),
ustalanie wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego; nadzorowanie procesu planowania urlopów wypoczynkowych i kontrola terminowości ich wykorzystania,
rejestracja wszystkich nieobecności pracowników w pracy; prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich,
sprawowanie nadzoru nad ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu pracy pracowników niebędących nauczycielami akademickimi; sporządzanie rocznych kart czasu pracy,
sprawowanie, w ramach udzielonych dyspozycji, nadzoru w zakresie przestrzegania przez pracowników ustalonych zasad postępowania, porządku i dyscypliny pracy,
przygotowywanie postępowania wyjaśniającego w przypadku zgłoszenia naruszenia porządku i dyscypliny pracy,
obsługa informatycznego systemu kadrowego oraz wprowadzanie wymaganych danych kadrowych do systemu POL-on,
prowadzenie bazy danych nauczycieli akademickich firmujących poszczególne kierunki kształcenia,
obsługa Rektora i Kanclerza w zakresie spraw kadrowych podległych im pracowników oraz współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uczelni w sprawach personalnych,
informowanie pracowników o przysługujących im prawach i nałożonych obowiązkach, udzielanie informacji i porad w sprawach pracowniczych; współtworzenie kultury organizacyjnej Uniwersytetu,
rozpoznanie ofert rynku usług medycznych umożliwiających Kierownictwu Uczelni dokonanie wyboru jednostki organizacyjnej zapewniającej profilaktyczną ochronę zdrowia zatrudnionych; kierowanie pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne; przeprowadzanie kontroli merytorycznej faktur za zrealizowane badania; prowadzenie ewidencji kosztów badań lekarskich,
realizowanie zadań związanych z przyznawaniem orderów i odznaczeń państwowych oraz medali i odznaczeń resortowych (przygotowywanie, przy współudziale kierowników jednostek organizacyjnych, wniosków w sprawach odznaczeń i wyróżnień pracowników, obsługa posiedzeń Senackiej Komisji ds. Nagród i Odznaczeń, przygotowywanie i przedstawianie wniosków Rektorowi; obsługa uroczystości wręczania odznaczeń,
realizowanie zadań związanych z przyznawaniem nagród ministra dla nauczycieli akademickich oraz nagród rektora dla nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (obsługa posiedzeń Senackiej Komisji ds. Nagród i Odznaczeń, obsługa uroczystości wręczania nagród),
obsługa administracyjna procesów oceniania – personalizacja arkuszy ocen, ustalanie indywidualnych terminów przeprowadzania ocen,
udzielanie pomocy pracownikom Uniwersytetu przy kompletowaniu dokumentacji emerytalno-rentowej oraz załatwianiu spraw związanych z przechodzeniem na emeryturę lub rentę,
wystawianie nauczycielom akademickim legitymacji służbowych; wydawanie zaświadczeń potwierdzających zatrudnienie w Uczelni; wydawanie kart obiegowych i świadectw pracy (duplikatów, odpisów świadectw pracy),
uwierzytelnianie/weryfikowanie dokumentów związanych ze sprawami kadrowymi,
współpraca z Działem Płac w zakresie planowania rezerwy na fundusz nagród jubileuszowych oraz odpraw emerytalno-rentowych,
współpraca z inspektorem ds. BHP i ppoż. w zakresie obowiązkowych szkoleń pracowników oraz występowania czynników szkodliwych na poszczególnych stanowiskach pracy,
obsługa organizacyjna/administracyjna komisji i zespołów wskazanych przez Rektora; przygotowywanie niezbędnej dokumentacji,
zapewnienie bieżącej współpracy władz Uczelni z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych w zakresie spraw pracowniczych,
monitoring zmian przepisów prawa pracy i prawa o szkolnictwie wyższym,
merytoryczny udział w opracowywaniu regulaminu pracy; inicjowanie zmian i aktualizacji pozostałych regulacji wewnętrznych dotyczących spraw pracowniczych,
realizacja innych zadań wynikających z przepisów prawa pracy oraz przepisów o ubezpieczeniach społecznych,
sporządzanie sprawozdań i analiz stanu zatrudnienia dla władz Uczelni oraz innych instytucji, m.in.: MNiSW, GUS-u.

Zadania pracownika zatrudnionego na Stanowisku ds. Obsługi Spraw Socjalnych:

opracowywanie rocznych planów zaspokajania potrzeb socjalno-bytowych pracowników Uczelni oraz uprawnionych emerytów i rencistów,
naliczanie wysokości funduszu świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy oraz przygotowywanie propozycji jego podziału na poszczególne obszary,
współpraca z uczelnianymi organizacjami związków zawodowych w zakresie racjonalnego wykorzystania funduszu socjalnego; zapewnienie obsługi administracyjnej Międzyzwiązkowej Komisji Socjalnej,
monitorowanie i merytoryczna kontrola wszelkich wydatków z funduszu socjalnego; prowadzenie komputerowej bazy danych wszystkich udzielonych świadczeń i pożyczek z ZFŚS,
przyjmowanie i obsługa wniosków o wypłatę świadczeń socjalnych (ustalanie uprawnień do świadczeń i ich wysokości, przedkładanie wniosków do zaopiniowania Międzyzwiązkowej Komisji Socjalnej, realizowanie świadczeń socjalnych na podstawie podjętych decyzji, prowadzenie bieżącej ewidencji w systemie informatycznym, przygotowywanie list wypłat dla Działu Płac oraz Działu Finansowo-Księgowego),
zapewnienie pomocy rzeczowej pracownikom i ich rodzinom oraz emerytom, rencistom i ich rodzinom znajdującym się stale lub przejściowo w trudnej sytuacji materialnej,
organizowanie corocznego spotkania władz Uczelni i przedstawicieli działających w Uniwersytecie związków zawodowych z emerytami i rencistami – byłymi pracownikami UE w Katowicach,
prowadzenie spraw organizacyjno-administracyjnych związanych z zakupem i udostępnianiem abonamentów oraz biletów na imprezy kulturalne; bieżące monitorowanie i ewidencjonowanie dokonywanych przez pracowników wpłat,
planowanie środków finansowych przeznaczonych na posiłki regeneracyjne dla uprawnionych pracowników uczelni; prowadzenie rozliczeń faktur i rachunków z tego tytułu,
przyjmowanie i obsługa wniosków o przyznanie pożyczki na cele mieszkaniowe (ustalanie uprawnień do świadczeń i ich wysokości, przedkładanie wniosków do zaopiniowania Międzyzwiązkowej Komisji Socjalnej, sporządzanie i zawieranie umów z pożyczkobiorcami zgodnie z decyzją Kanclerza, wprowadzanie danych do systemu informatycznego, przygotowywanie list wypłat dla Działu Płac oraz Działu Finansowo-Księgowego),
sprawowanie nadzoru nad terminowością spłat zobowiązań wynikających z umów o udzieleniu pożyczek na cele mieszkaniowe; ewidencjonowanie spłat dokonywanych indywidualnie; bieżące nadzorowanie prawidłowości wysokości rat potrącanych z wynagrodzenia i aktualnego stanu zadłużenia pożyczkobiorców; przygotowywanie wniosków o wszczęcie procesu windykacyjnego w przypadkach braku dokonywania terminowych spłat lub ich spłat w zaniżonych wysokościach,
opracowywanie merytoryczne wewnętrznych aktów prawnych dotyczących spraw socjalnych pracowników i uprawnionych byłych pracowników Uniwersytetu,
opracowywanie sprawozdań z działalności socjalnej dla potrzeb władz Uczelni oraz podmiotów zewnętrznych.