Wyjazdy zagraniczne

 

Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.  

 

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o podróż zagraniczną, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.

Załącznikami do wniosku mogą być: 

  • Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne. 
  • W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
  • Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są  następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
  • Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem. 
  • Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy.

 

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Internacjonalizacji. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).

Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).

 

Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 

Rektor może kierować osoby za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych takie wyjazdy realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób.

 

Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z kierowaniem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu podstawy prawne.

 

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.

UWAGA!

W związku z rozstrzygnięciem przetargu na obsługę Uczelni w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych dla pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz osób niebędących pracownikami uprzejmie informujemy, iż na podstawie zawartej umowy obsługę w powyższym zakresie na rzecz Uczelni świadczyć będzie firma:

 

Furnel Travel International Sp. z o.o.

ul. Kopernika 3

00-367 Warszawa

 

Biuro otwarte jest od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 18.00 tel: 22 244 99 00, fax: 22 826 01 35, e-mail: furnel@furnel.pl.

Poza godzinami pracy biura kontakt poprzez linię telefoniczną help-desk pod numerem: 693 138 183

 

W związku z powyższym od dnia 17.06.2014 r. koszty zakupu biletów nabywanych poza ww. wykonawcą nie będą rozliczane przez Uczelnię.

 

Szczegółowe informacje otrzymane z firmy Furnel Travel International - kliknij tu.

 

Ponadto informujemy, iż występują cztery możliwości zakupu biletów lotniczych  (poniżej opisano sposób postępowania) tj.:

 

1. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie Furnel Travel International, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

  • Osoba ta winna kolejno: 

- ustalić z firmą Furnel Travel International połączenie, które chce wykupić,

- zrobić wstępną rezerwację,

- przesłać rezerwację do pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej, z którym załatwia swój wyjazd

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przesyła otrzymaną rezerwację prosząc firmę Furnel Travel International o wykup wybranego połączenia
  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • Furnel Travel International przesyła bilet lotniczy zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną

 

2. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie Furnel Travel International i we własnym zakresie płaci za fakturę planując rozliczenie podróży w Uniwersytecie 

(sytuacja ma miejsce kiedy osoba nie ma zgody Rektora na podróż zagraniczną w momencie wykupu biletu, a zależy jej na preferencyjnych cenach połączeń lotniczych, bądź kiedy podróż jest częściowo dofinansowana przez Uczelnię np. częściowe finansowanie kosztu z prywatnych środków, w tym między innymi wyjazdy w ramach programu Erasmus+)

  •  Osoba ta winna kolejno:

- ustalić z firmą Furnel Travel International połączenie, które chce wykupić 

- wykupić bilet (uwaga: przed bezpośrednim wykupem biletu lotniczego należy skontaktować się z pracownikiem Biura Współpracy Międzynarodowej, który potwierdza w firmie Furnel Travel International, iż bilet można wykupić)

- zapłacić należność z własnych środków (przelew, karta kredytowa- według zasad obowiązujących w firmie Furnel Travel International w konkretnym przypadku)

- otrzymać bilet oraz fakturę wystawioną na Uczelnię od Furnel Travel International

- przekazać bilet, fakturę oraz potwierdzenie zapłaty do Biura Współpracy Międzynarodowej w momencie rozliczenia

 

3. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej robią rezerwację lotniczą standardowymi liniami dla osoby planującej podróż zagraniczną tj.:

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej kolejno:

- szuka połączenia,

- dokonuje rezerwacji biletu,

- po potwierdzeniu zgodności połączenia (akceptacji połączenia przez osobę wyjeżdżającą) przesyła do firmy Furnel Travel International prośbę o wykup biletu,

  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej

 

4. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej kupują bilety tanich linii lotniczych, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

 dwie możliwe opcje:

 możliwość 1:

  • osoba planująca podróż zagraniczną, chcąca odbyć podróż tanimi liniami lotniczymi, rozeznaje w firmie Furnel Travel International połączenie, które planuje wykupić
  • przekazuje do Biura Współpracy Międzynarodowej szczegóły rezerwacji tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu
  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przekazuje uzyskane dane do firmy Furnel Travel International z prośbą o wykup biletu lotniczego
  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującemu podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej

 możliwość 2:

  • pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej rozeznaje w firmie Furnel Travel International połączenie, które planuje wykupić dla osoby planującej podróż zagraniczną
  • ustala z osobą planującą podróż szczegóły rezerwacji tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny, rodzaj i wagę bagażu
  • przekazuje dane do firmy Furnel Travel International z prośbą o wykup biletu lotniczego
  • Furnel Travel International wystawiana bilet i fakturę dla Uczelni
  • bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej

 

 

Dokumenty do pobrania

Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni.

Przy uczestnictwie biernym w zagranicznych konferencjach naukowych oraz publikacjach pokonferencyjnych bez fizycznego udziału, wypełnia się wniosek według wzoru dostępnego na stronie Biura Współpracy Międzynarodowej.