Wyjazdy zagraniczne

 

Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.  

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o wyjazd zagraniczny, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.

Załącznikami do wniosku mogą być: 

  • Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne. 
  • W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
  • Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są  następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
  • Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem. 
  • Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy (Uwaga! Zaleca się rezerwację noclegu w opcji z bezpłatnym odwołaniem. Jeśli plany związane z wyjazdem ulegną zmianie, można wówczas odwołać rezerwację bezkosztowo do momentu upłynięcia terminu bezpłatnego odwołania rezerwacji. W przypadku wyboru innej opcji rezerwacji noclegu, aniżeli opisana powyżej, Uczelnia nie będzie ponosiła kosztów zmiany lub odwołania rezerwacji).

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).

Z uwagi na aktualną sytuację epidemiczną każda osoba wyjeżdżająca za granicę jest zobowiązana do:

1) dołączenia do dokumentacji wyjazdowej podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 1 lub załącznik nr 2 wprowadzonego Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach nr 8/22 z dnia 2 lutego 2022 roku (w sprawie zasad funkcjonowania Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w semestrze letnim roku akademickiego 2021/2022);

2) zapoznania się i przestrzegania uregulowań oraz wymogów sanitarnych, w tym związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, obowiązujących w kraju docelowym, jak i w krajach tranzytowych.

Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).

Z uwagi na aktualną sytuację epidemiczną do osób powracających z wyjazdu zagranicznego stosuje się przepisy § 20  Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach nr 8/22 z dnia 2 lutego 2022 roku (w sprawie zasad funkcjonowania Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w semestrze letnim roku akademickiego 2021/2022);

Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 

Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z wyjazdem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu podstawy prawne.

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.

Dokumenty do pobrania

Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni.

Przy uczestnictwie biernym w zagranicznych konferencjach naukowych oraz publikacjach pokonferencyjnych bez fizycznego udziału, wypełnia się wniosek według wzoru dostępnego na stronie Biura Współpracy Międzynarodowej.