Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.  

Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o wyjazd zagraniczny, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.

Załącznikami do wniosku mogą być: 

• Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne. 
• W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
• Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są  następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
• Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem. 
• Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy (Uwaga! Zaleca się rezerwację noclegu w opcji z bezpłatnym odwołaniem. Jeśli plany związane z wyjazdem ulegną zmianie, można wówczas odwołać rezerwację bezkosztowo do momentu upłynięcia terminu bezpłatnego odwołania rezerwacji. W przypadku wyboru innej opcji rezerwacji noclegu, aniżeli opisana powyżej, Uczelnia nie będzie ponosiła kosztów zmiany lub odwołania rezerwacji).

Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).

Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).

Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.  zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz  Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.  w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej  na podstawie wewnętrznych regulacji Uczelni umieszczonych w dokumentach do pobrania. 

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych krajach

Koszty używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, w przypadku realizacji wniosku o wyjazd zagraniczny, pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, które nie mogą być wyższe niż (treść Rozporządzenia):
a) samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.

Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z wyjazdem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu – podstawy prawne.

Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.

W związku z rozstrzygnięciem przetargu na obsługę Uczelni w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych, uprzejmie informuję, iż na podstawie zawartej umowy od dnia 30.07.2022 obsługę w powyższym zakresie na rzecz Uczelni świadczyć będzie firma:

WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k.  

z siedzibą w Tyczynie; adres: 36-020 Tyczyn, ul. Kielnarowa 108A

Biuro otwarte jest od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 18.00

telefony kontaktowe:  

1) +48 17 23 06 830,

2) +48 17 23 06 846

adresy poczty elektronicznej:

1- rzeszow@whynottravel.pl,    

2 - bok@whynottravel.pl

Poza godzinami pracy biura kontakt poprzez linię telefoniczną help-desk pod numerem: +48 570 055 600

W związku z powyższym od dnia 30.07.2022r. koszty zakupu biletów lotniczych nabywanych poza ww. wykonawcą nie będą rozliczane przez Uczelnię.

Z tytułu wykonywania świadczeń na rzecz Uczelni firmie WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. przysługuje poniższe wynagrodzenie (doliczane co ceny biletów lotniczych):

- cena opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego międzynarodowego biletu lotniczego na połączenia w obrębie Europy: 59,00PLN brutto,

- cena opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego międzynarodowego biletu lotniczego na połączenia wychodzące poza obręb Europy: 59,00 PLN brutto,

- cena  opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego międzynarodowego biletu u tzw. „taniego przewoźnika”: 49,00PLN brutto. 

Ponadto informujemy, iż występują cztery możliwości zakupu biletów lotniczych (poniżej opisano sposób postępowania) tj.:

1. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k., forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

• Osoba ta winna kolejno:
• ustalić z firmą WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. połączenie, które chce wykupić,
• zrobić wstępną rezerwację,
• przesłać rezerwację do pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej, z którym załatwia swój wyjazd
• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej dokonuje w  firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wykupu wybranego połączenia,
• WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. przesyła bilet lotniczy zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną.

2. Osoba planująca podróż zagraniczną sama robi rezerwację lotniczą w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. i we własnym zakresie płaci za fakturę planując rozliczenie podróży w Uniwersytecie 

(sytuacja ma miejsce kiedy osoba nie ma zgody Rektora na podróż zagraniczną w momencie wykupu biletu, a zależy jej na preferencyjnych cenach połączeń lotniczych, bądź kiedy podróż ma charakter podróży prywatno-służbowej lub jest częściowo dofinansowana przez Uczelnię np. wyjazdy w ramach programu Erasmus+)

•  Osoba ta winna kolejno:
• ustalić z firmą WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. połączenie, które chce wykupić, 
• wykupić bilet (uwaga: przed bezpośrednim wykupem biletu lotniczego należy skontaktować się z pracownikiem Biura Współpracy Międzynarodowej, który potwierdza w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k., iż dana osoba jest pracownikiem Uczelni),
• zapłacić należność z własnych środków (przelew, karta kredytowa- według zasad obowiązujących w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. w konkretnym przypadku),
• otrzymać bilet oraz fakturę wystawioną na Uczelnię przez firmę WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k.,
• przekazać bilet oraz fakturę do Biura Współpracy Międzynarodowej w momencie rozliczenia.

 

3. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej robią rezerwację lotniczą standardowymi liniami dla osoby planującej podróż zagraniczną tj.:

• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej kolejno:
• kontaktuje się z firmą WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. w celu podania terminu i miejsca podróży,
• po otrzymaniu propozycji połączeń z firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k., pracownik  kontaktuje się z wyjeżdżającą osobą, która dokonuje wyboru konkretnego połączenia, 
• dokonuje rezerwacji biletu,
• po potwierdzeniu zgodności połączenia (akceptacji połączenia przez osobę wyjeżdżającą) przesyła do firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. prośbę o wykup biletu,
• WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

4. Pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej kupują bilety tanich linii lotniczych, forma płatności- faktura płatna przelewem przez Uniwersytet

dwie możliwe opcje:

możliwość 1:

• osoba planująca podróż zagraniczną, chcąca odbyć podróż tanimi liniami lotniczymi, rozeznaje w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. połączenie, które planuje wykupić,
• przekazuje do Biura Współpracy Międzynarodowej szczegóły połączenia tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu,
• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej przekazuje uzyskane dane do firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. z prośbą o wykup biletu lotniczego,
• WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej.

możliwość 2:

• pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej rozeznaje w firmie WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k.połączenie, które planuje wykupić dla osoby planującej podróż zagraniczną,
• ustala z osobą planującą podróż szczegóły połączenia tj.: linię lotniczą, połączenie, godziny przelotów, rodzaj i wagę bagażu,
• przekazuje dane do firmy WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. z prośbą o wykup biletu lotniczego,
• WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wystawia bilet i fakturę dla Uczelni,
• bilet lotniczy przesyłany zostaje zainteresowanej osobie planującej podróż zagraniczną przez pracownika Biura Współpracy Międzynarodowej. 

Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni: