Wyjazdy zagraniczne
Od 1 września 2016r. Biuro Współpracy Międzynarodowej odpowiada za obsługę wszystkich wyjazdów zagranicznych Uczelni.
Osoba ubiegająca się o zgodę na zagraniczny wyjazd służbowy winna wypełnić odpowiedni druk wniosku o wyjazd zagraniczny, który wraz z załącznikami dotyczącymi wyjazdu należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą pierwszej czynności organizacyjnej związanej z wyjazdem, np. terminem wysłania opłaty za uczestnictwo, wykupem biletu lotniczego, pobraniem waluty z banku, itd.
Załącznikami do wniosku mogą być:
- Zaproszenie z uczelni zagranicznej, oferta/ program konferencji, krótki opis realizowanych badań, ewentualnie dodatkowa korespondencja z organizatorami i inne.
- W przypadku konferencji za granicą pracownik winien przedstawić potwierdzenie przyjęcia referatu (jeżeli dotyczy). W przypadku braku potwierdzenia w momencie składania wniosku pracownik zobowiązany jest dostarczyć je niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej w momencie rozliczenia wyjazdu.
- Informacje dotyczące wysokości opłaty konferencyjnej oraz co pokrywa. Ponadto, jeżeli przelew opłaty ma być realizowany przez pracowników jednostki niezbędne są następujące informacje dotyczące opłaty tj.: sposób i termin jej uregulowania, numer konta (IBAN) oraz nazwę i adres instytucji, do której konto należy a także nazwę, adres i SWIFT kod banku.
- Wybrane połączenie lotnicze w przypadku podróży samolotem.
- Potwierdzenie dokonania rezerwacji hotelowej ze wskazaniem kosztu noclegu i innych świadczeń zawartych w cenie noclegu jeżeli dotyczy (Uwaga! Zaleca się rezerwację noclegu w opcji z bezpłatnym odwołaniem. Jeśli plany związane z wyjazdem ulegną zmianie, można wówczas odwołać rezerwację bezkosztowo do momentu upłynięcia terminu bezpłatnego odwołania rezerwacji. W przypadku wyboru innej opcji rezerwacji noclegu, aniżeli opisana powyżej, Uczelnia nie będzie ponosiła kosztów zmiany lub odwołania rezerwacji).
Kompletna dokumentacja dotycząca wyjazdu przedkładana jest Prorektorowi ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (zakup biletów lotniczych, przygotowanie zaliczki złotowej/dewizowej z banku, przelew opłaty za uczestnictwo, itp.).
Po powrocie z zagranicznego wyjazdu osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest rozliczyć swój wyjazd w terminie 14 dni roboczych od daty powrotu. W tym celu należy zgłosić się do Biura Współpracy Międzynarodowej z wypełnionym drukiem rozliczenia, do którego należy dołączyć fakturę/y potwierdzające wydatki (za wyjątkiem diet pobytowych i ryczałtów) oraz bilety na podróż i karty pokładowe (w przypadku podróży samolotem).
Zagraniczne wyjazdy służbowe realizowane są na Uczelni w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na podstawie wewnętrznych regulacji Uczelni umieszczonych w dokumentach do pobrania.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w poszczególnych krajach
Koszty używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, w przypadku realizacji wniosku o wyjazd zagraniczny, pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, które nie mogą być wyższe niż (treść Rozporządzenia):
a) samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.
Wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne otrzymane przez pracownika w związku z wyjazdem za granicę podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu – podstawy prawne.
Wyjazdy dydaktyczne i szkoleniowe w ramach programu Erasmus+ realizowane są zgodnie z odpowiednimi procedurami wyjazdowymi.
Dokumenty do pobrania
Dokumenty, na podstawie których są realizowane zagraniczne wyjazdy służbowe na Uczelni:
Przy uczestnictwie biernym w zagranicznych konferencjach naukowych oraz publikacjach pokonferencyjnych bez fizycznego udziału, wypełnia się wniosek według wzoru dostępnego na stronie Biura Współpracy Międzynarodowej.