W trakcie konferencji
Organizator przekazuje do Biura Doskonałości Naukowej wszystkie dokumenty finansowe (rachunki/faktury) dot. konferencji. Pracownik BDN kontroluje zgodność dokumentu z planem rzeczowo-finansowym konferencji, a następnie dokument podlega kontroli merytorycznej w stosownej jednostce i zostaje przekazany do Działu Finansowo-Księgowego zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów. Każdy przedkładany w BDN dokument musi być bezwzględnie podpisany przez Organizatora konferencji.
Organizator konferencji winien mieć na uwadze czas obiegu dokumentów w Uniwersytecie, przekazując je do odpowiedniej jednostki organizacyjnej celem realizacji. Rodzaj dokumentów związanych z organizacją i przebiegiem konferencji, które przekazane zostają do Działu Finansowo-Księgowego:
- faktury / rachunki,
- rozliczenia wewnętrzne usług transportowych,
- rozliczenia wewnętrzne usług poligraficznych,
- rozliczenia wewnętrzne usług pocztowych,
- rozliczenia wewnętrzne materiałów promocyjnych,
- dokumenty magazynowe RW,
- inne nie przewidziane powyżej (np. obciążenie Biuro Logistyki).
Ad. 1. Opisane oraz zatwierdzone merytorycznie dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego (osoby zajmujące się realizacją przelewów) zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami obiegu dokumentów.
Dokumenty zakupu (faktury / rachunki) należy przekazywać do Działu Finansowo-Księgowego w dacie umożliwiającej terminową realizację przelewu, tzn. należy wziąć pod uwagę następujące czynności w ramach realizacji przelewu:
- kontrola formalno-rachunkowa dokumentu: 1-2 dni robocze, o ile dokument jest kompletny i wolny od uchybień formalno-rachunkowych; w przypadku wystąpienia wad formalno-rachunkowych, dokument jest konsultowany z jednostką realizującą w celu ich usunięcia, co może wydłużyć czas zatwierdzenia formalno-rachunkowego dokumentu;
- przekazanie dokumentu do Działu Analiz w celu kontroli zgodności dokumentu z budżetem: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;
- przekazanie dokumentu do Kwestora / Z-cy Kwestora w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: 1-2 dni roboczych;
- przekazanie dokumentu do Z-cy Kanclerza w celu zatwierdzenia dokumentu do wypłaty: ok. 1-2 dni roboczych, w sytuacjach wyjątkowych (nieobecności pracowników) termin może się wydłużyć;
- realizacja płatności: 1-3 dni roboczych przed terminem zapłaty w odniesieniu do dokumentów z nie przekroczonym terminem zapłaty.
Ad. 2-6 Pozostałe dokumenty związane z organizacją i przebiegiem konferencji powinny być przekazywane do Działu Finansowo-Księgowego na bieżąco, w dacie umożliwiającej terminowe rozliczenie konferencji.
Dołącz do nas