Tryb i zasady organizacji konferencji naukowych reguluje Zarządzenie Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach numer 117/16 z dnia 19 grudnia 2016 r. (załącznik nr 1) oraz 7/17 z dnia 02 lutego 2017 r.

Zgodnie z Zarządzeniem Rektora:

• nadzór nad prawidłową organizacją i przebiegiem konferencji naukowej sprawuje organizator konferencji;
• konferencje samofinansują się (w uzasadnionych przypadkach konferencje mogą być dofinansowane ze środków subwencji na utrzymanie potencjału badawczego Wydziału);
• organizator konferencji odpowiedzialny jest za finansowanie i prawidłowe rozliczenie konferencji naukowej we współpracy z Biurem Doskonałości Naukowej.

Za konferencję międzynarodową uznaje się konferencję, w której co najmniej 1/3 czynnych uczestników prezentujących referaty reprezentuje zagraniczne ośrodki naukowe.

Biuro Doskonałości Naukowej jako jednostka realizująca wspiera Organizatorów konferencji w zakresie:

• przygotowania wstępnego kosztorysu konferencji;
• włączenia konferencji do planu rzeczowo-finansowego Uczelni;
• włączenia konferencji do planu Biura Zamówień Publicznych;
• wsparcia w zakresie przygotowywania umów zawieranych pomiędzy Uczelnią a podmiotami zewnętrznymi (np. firmą cateringową, hotelem, sponsorem itp.);
• konsultacji z Działem Finansowo-Księgowym w kwestiach podatkowych oraz zebrania wymaganych podpisów;
• przygotowania umów cywilno-prawnych związanych z organizacją konferencji;
• kontroli zgodności dokumentów finansowych związanych z konferencją;
• opisu dokumentów finansowych;
• kontroli merytorycznej dokumentów finansowych, dla których BDN jest jednostką realizującą
• prowadzenia bieżącej ewidencji przychodów i wydatków konferencji;
• uzgodnienia z Działem Finansowo-Księgowym zgodności księgowań przychodów i kosztów konferencji po jej zakończeniu;
• pomocy w przygotowaniu końcowego rozliczenia konferencji. 

Dział Finansowo-Księgowy wyodrębnił z dniem 16-02-2017 r. rachunek bankowy służący wyłącznie do obsługi przedmiotowych transakcji:

wpłaty w PLN:

59 1050 1214 1000 0022 9625 8706

wpłaty w EUR:

IBAN: PL 70 1050 1214 1000 0023 3448 5238, Nr BIC (SWIFT): INGBPLPW

Uwaga techniczna: w przypadku uczestnictwa pracowników UE w konferencjach organizowanych przez UE nie dokonuje się przelewów pomiędzy rachunkami bankowymi Uczelni, a jedynie przeksięgowań na jej kontach w systemie księgowym.