Instrukcje

Po więcej informacji zachęcamy do lektury instrukcji udostępnionych na stronie rządowej:

Zasady wysyłki korespondencji w usłudze PURDE

PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) – jest to wysyłka w pełni cyfrowa. Stosujemy ją WYŁĄCZNIE wtedy, gdy adresat (inny podmiot, firma lub obywatel) POSIADA Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE).
Dokumentacja wychodząca przez system e-Doręczeń jest wysyłana przez pracowników kancelarii, na podstawie uzyskanej elektronicznej dokumentacji wychodzącej przygotowanej przez odpowiednie jednostki organizacyjne i przesłanej do kancelarii na dedykowaną skrzynkę e-mail: edoreczenia@ue.katowice.pl.
W celu wysłania dokumentacji poprzez system e-Doręczeń, jednostki organizacyjne są zobowiązane do wskazania na skrzynkę e-mail: edoreczenia@ue.katowice.pl czy przesyłana dokumentacja ma być wiadomością elektroniczną (PURDE) czy wiadomością hybrydową (PUH). Aby to określić, należy skorzystać z rządowej wyszukiwarki elektronicznych adresów (ADE), dostępnej na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen.
W przypadku wiadomości elektronicznej PURDE, jednostki organizacyjne wnioskując
o przesłanie dokumentacji elektronicznej, przesyłają w wiadomości e-mail formularz wraz załącznikami dla maksymalnie jednego odbiorcy. Formularz który stanowi załącznik nr 1 zawiera:

adresat (pełna nazwa, NIP bądź ADE);
temat wiadomości – zwięzła informacja świadcząca o treści dokumentacji;
znak sprawy (jeżeli jest określony);
treść wiadomości – ze wskazaniem osoby merytorycznie odpowiedzialnej za sprawę, pod którą podpisują się pracownicy Kancelarii;
jeżeli dana sprawa tego wymaga – oryginał pisma przewodniego, podpisanego elektronicznie przez upoważnione do tego osoby;
załączniki do dokumentacji – maksymalny rozmiar – 500MB.
Pliki mogą być zapisane w wielu rozszerzeniach/formatach. Przykładowe formaty: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, ZIP, TIFF, 7Z, XML, JPG, MP3, MP4.
Nazwa załącznika nie może zawierać spacji. Zaleca się stosowanie wyłącznie liter alfabetu łacińskiego, cyfr oraz znaków myślnika (-) i podkreślenia (_). Przykładowa poprawna nazwa: Wniosek_o_stypendium_05-2025.pdf.

Zasady wysyłki korespondencji w usłudze PUH

PUH (Publiczna Usługa Hybrydowa) – jest to usługa polegająca na wysłaniu przez Uczelnię dokumentu elektronicznie do operatora pocztowego, który następnie drukuje go, kopertuje i doręcza adresatowi w formie papierowej. Stosujemy ją wtedy, gdy adresat NIE POSIADA Adresu do Doręczeń Elektronicznych (ADE), a wysyłka w systemie e-Doręczeń jest wymagana.
Dokumentacja wychodząca przez system e-Doręczeń jest wysyłana przez pracowników kancelarii, na podstawie uzyskanej elektronicznej dokumentacji wychodzącej przygotowanej przez odpowiednie jednostki organizacyjne i przesłanej do kancelarii na dedykowaną skrzynkę e-mail: edoreczenia@ue.katowice.pl.
W celu wysłania dokumentacji poprzez system e-Doręczeń, jednostki organizacyjne są zobowiązane do wskazania na skrzynkę e-mail: edoreczenia@ue.katowice.pl czy przesyłana dokumentacja ma być wiadomością elektroniczną (PURDE) czy wiadomością hybrydową (PUH). Aby to określić, należy skorzystać z rządowej wyszukiwarki elektronicznych adresów (ADE), dostępnej na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen.
W przypadku potrzeby przesłania wiadomości hybrydowej PUH, jednostki organizacyjne przesyłają w wiadomości e-mail formularz wraz załącznikami dla maksymalnie jednego odbiorcy. Formularz który stanowi załącznik nr 1 zawiera:

adresat (pełna nazwa, NIP, PESEL, określenie, czy jest to osoba fizyczna, czy podmiot publiczny bądź działalność gospodarcza);
adres odbiorcy (ulica, numer domu, numer lokalu, miejscowość, kod pocztowy, kraj) bądź skrytkę pocztową (numer skrytki, miejscowość, kod pocztowy, kraj)
temat wiadomości – zwięzła informacja świadcząca o treści dokumentacji;
znak sprawy (jeżeli został nadany);
pliki mogą być zapisane jedynie w PDF, w formacie A4, w orientacji pionowej;
minimalne marginesy pliku PDF to 10 mm (górny,) 8 mm (dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy), maksymalny rozmiar – 15MB
pliki nie mogą zawierać ograniczeń w postaci: zabezpieczenia dostępności hasłem, do wydruku, do edycji, kopiowania, do zmiany lub innych opartych o certyfikaty,
Nazwa załącznika nie może zawierać spacji. Zaleca się stosowanie wyłącznie liter alfabetu łacińskiego, cyfr oraz znaków myślnika (-) i podkreślenia (_). Przykładowa poprawna nazwa: Wniosek_o_stypendium_05-2025.pdf.
wysłanie załącznika o więcej niż 12 kartkach może spowodować dodatkowe opłaty; kolejność załączników ma wpływ na kolejność wydruku i włożenie do koperty;

rodzaj pisma: pismo ogólne/ pismo w postępowaniu administracyjnym/ podatkowym/ sądowym cywilnym/ sądowym karnym (w przypadku pisma w postępowaniu istnieje możliwość wpisania dodatkowych informacji o treści przesyłki – np. akta sądowe, akt notarialny itp.);
kolor wydruku: czarno – biały / kolorowy;
typ zadruku: dwustronny / jednostronny;
obsługa zwrotu przesyłki: zwrot do nadawcy / zniszczenie;
opcjonalnie: treść nadruku – jeżeli jednostka chciałaby, aby na kopercie były dodatkowe informacje.