Osoba chcąca wziąć udział w jakimkolwiek bezkosztowym wydarzeniu o charakterze międzynarodowym winna wypełnić druk  wniosku,  który wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 7 dni roboczych przed terminem planowanego wydarzenia. Jedynie kompletny wniosek przedkładany jest do akceptacji Prorektorowi ds. Kształcenia i Współpracy Międzynarodowej.