Jednostka organizacyjna Uniwersytetu, zapraszająca do siebie gościa zagranicznego, winna jako wnioskodawca złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej wniosek dotyczący przyjazdu z zagranicy. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające wizytę, tj. program pobytu, korespondencję dotyczącą przyjazdu gościa, itp. Wniosek winien być złożony w Biurze Współpracy Międzynarodowej co najmniej 14 dni roboczych przed datą wizyty gościa.

Kompletny wniosek przedkładany jest Prorektorowi ds. Kształcenia i Współpracy Międzynarodowej. Po zatwierdzeniu wniosku następuje jego realizacja (jeżeli dotyczy tj.: przygotowanie zaliczki na świadczenia wykazane we wniosku, przygotowanie diet dla gościa).

Zasady rezerwacji i zakupu międzynarodowych biletów lotniczych reguluje Pismo okólne Nr 4/24 z dnia 17 lipca 2024 roku Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w sprawie zmian w procedurze rezerwacji i zakupu biletów lotniczych międzynarodowych dla pracowników, studentów i doktorantów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach oraz osób niebędących pracownikami Uniwersytetu.

Zasady rezerwacji i zakupu biletów lotniczych:

1.  Od dnia 30 lipca 2024 roku rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dla gości zagranicznych przyjeżdżających do jednostek Uniwersytetu dokonuje gość indywidualnie lub wnioskodawca (opiekun gościa) u dowolnego przewoźnika.

2.  Zakupu biletów należy dokonywać po zaakceptowaniu wniosku dotyczącego przyjazdu z zagranicy.

3.   Koszty biletu, o którym mowa w punkcie 1, muszą zostać uwzględnione w złożonym przed przyjazdem  wniosku  dotyczącym przyjazdu z zagranicy.

4.   Bilety mogą być zakupione wyłącznie na połączenia w klasach ekonomicznych*. W przypadku, gdy cena biletu w klasach wyższych jest niższa niż cena biletu w klasach ekonomicznych, dopuszczalny jest zakup takiego biletu. W takim wypadku gość lub wnioskodawca (opiekun gościa) przedkłada do rozliczenia kosztu biletu potwierdzenie w tym zakresie ze strony przewoźnika.

5.   Płatność za zakupione bilety dla gości zagranicznych może zostać uregulowana:

     1)  przelewem przez Uniwersytet na podstawie wystawionej na Uczelnię faktury lub faktury pro forma, z terminem płatności minimum

          21 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury;

     2)  z zaliczki wypłaconej wnioskodawcy (opiekunowi gościa), zaakceptowanej we wniosku dotyczącym przyjazdu z zagranicy;

     3)  ze środków własnych gościa do zwrotu przez Uczelnię, decyzja w zakresie wydatkowania środków własnych należy do osoby realizującej zakup.

Rozliczenie kosztu biletów lotniczych:

1.  Gość lub wnioskodawca (opiekun gościa) niezwłocznie po uzyskaniu faktury wystawionej na Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, która ma zostać uregulowana przez Uczelnię przelewem,  winien przekazać ją do Działu Mobilności Międzynarodowej Biura Współpracy Międzynarodowej celem jej realizacji.

2.  W przypadku otrzymania zaliczki  przez wnioskodawcę (opiekuna gościa) lub płatności z własnych środków przez  gościa rozliczenie kosztu biletów lotniczych nastąpi na podstawie wystawionego na osobę podróżującą rachunku, faktury, biletu zawierającego informację o pełnej cenie oraz potwierdzenia dokonania zapłaty.

3.  Niezależnie od formy udokumentowania zakupu biletów lotniczych gość / wnioskodawca (opiekun gościa) zobowiązany jest do przedłożenia w Dziale Mobilności Międzynarodowej Biura Współpracy Międzynarodowej zakupionych biletów lotniczych oraz kart pokładowych.

4.  Pozostałe zasady procedowania i realizacji wniosku dotyczącego przyjazdu z zagranicy pozostają bez zmian.

5.  Przy dokonywaniu zakupu biletów lotniczych przekraczających kwotę 3.500,00 PLN netto gość lub wnioskodawca (opiekun gościa) powinien udokumentować, że zakup został dokonany po najkorzystniejszej cenie rynkowej poprzez porównanie co najmniej trzech ofert na zakup biletów do Katowic w określonym terminie i sporządzenie oświadczenia

w tym zakresie (oświadczenie stanowi Załącznik nr 1 do pisma okólnego nr 4/2024). Zebrane oferty powinny zostać dostarczone do dokumentacji związanej z przyjazdem gościa z zagranicy najpóźniej w momencie rozliczania kosztów biletów lotniczych. W przypadku braku możliwości uzyskania trzech ofert na zakup biletów, dopuszcza się dokonanie zakupu na podstawie mniejszej ilości ofert, przy czym gość lub wnioskodawca (opiekun gościa) jest zobowiązany do złożenia stosownej adnotacji w ww. oświadczeniu o braku możliwości uzyskania takiej liczby ofert.

Zasady łączenia pobytu służbowego z pobytem prywatnym:

1.  W przypadku przyjazdu służbowego połączonego z pobytem prywatnym podstawą uznania kosztów podróży jest dokonanie przez gościa lub wnioskodawcę (opiekuna gościa) wyceny biletów lotniczych w dniach przysługującego pobytu służbowego poprzez porównanie co najmniej trzech ofert i sporządzenie oświadczenia w tym zakresie (oświadczenie stanowi Załącznik nr 2 do pisma okólnego nr 4/2024).

2.  W przypadku braku możliwości uzyskania trzech ofert na zakup biletu, dopuszcza się dokonanie zakupu na podstawie mniejszej ilości ofert, przy czym gość lub wnioskodawca (opiekun gościa) jest zobowiązany do złożenia oświadczenia o braku możliwości uzyskania takiej liczby ofert. Wycena i uzyskane oferty powinny zostać dołączone do wniosku dotyczącego przyjazdu z zagranicy. Jeśli cena biletu na przyjazd służbowo-prywatny przekracza cenę według wyceny w dniach pobytu służbowego gość pokrywa różnicę z własnych środków.

3.  Zasadą jest dokonywanie zakupu biletów lotniczych najkorzystniejszych cenowo z uwzględnieniem czasu podróży, klasy ekonomicznej, zgodnie z ustawą o finansach publicznych w zakresie przestrzegania zasad celowości, oszczędności i efektywności zakupów.

4.  Gość zagraniczny / wnioskodawca (opiekun gościa) ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zmian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem. 

*Klasa ekonomiczna – opcja przelotu najbardziej korzystna cenowo bez dodatkowych płatnych usług, produktów czy świadczeń.