Klauzula informacyjna współadministratorów danych osobowych

– Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej przy Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach

i Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwanego: RODO (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1, z późn. sprost.), informujemy, iż zgodność przetwarzania z prawem wypełnia przesłanki określone w art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (wyrażenie zgody), w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do wykonania umowy), art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora) oraz, że:

1. administratorem danych osobowych jest Kasa Zapomogowo – Pożyczkowa przy Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach, zwana dalej „KZP”, dla celu realizacji zadań ustawowych związanych z członkostwem w KZP, w tym gromadzeniem wkładów członkowskich oraz udzielaniem pomocy materialnej w formie pożyczek lub zapomóg, a także dochodzeniem związanych z nimi praw lub roszczeń, co następuje na podstawie zgody udzielonej w formie oświadczenia członka KZP, osoby uprawnionej lub poręczyciela;
2. KZP ma siedzibę przy ul. Ks. bpa St. Adamskiego 7, 40 – 069 w Katowicach, adres e – mail: kzp_ue@ue.katowice.pl;
3. administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, zwany dalej „Uniwersytetem”, dla celu świadczenia KZP nieodpłatnej pomocy w zakresie zaspokajania potrzeb organizacyjnych, prowadzenia jej księgowości i obsługi kasowej oraz obsługi prawnej, dla niezbędnych celów wyłącznie dotyczących realizacji zadań ustawowych KZP;
4. Uniwersytet ma siedzibę przy ul. 1 Maja 50, 40 – 287 w Katowicach, z inspektorem ochrony danych nadzorującym prawidłowość przetwarzania danych osobowych można się kontaktować za pośrednictwem adresu e – mail: iod@ue.katowice.pl;
5. administratorzy danych osobowych, o których mowa w punktach 1) i 3), zawarli umowę o współadministrowanie danymi osobowymi i są współadministratorami danych osobowych, dla celu współdziałania w ramach funkcjonowania KZP i realizacji jej zadań ustawowych;
6. przetwarzane będą dane osobowe kategorii osób u współadministratorów: członków KZP / osób uprawnionych do objęcia wkładów po zmarłym członku KZP / poręczycieli;
7. przetwarzane będą niezbędne dane osobowe kategorii osób, o których mowa w punkcie 6), określone w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa, tj.:
   • członka KZP obejmujące:
     • a) imię (imiona) i nazwisko;
     • b) numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
     • c) adres do korespondencji oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej;
     • d) stan cywilny oraz ustrój majątkowy;
     • e) stan zdrowia;
     • f) otrzymywane wynagrodzenie lub zasiłek;
   • osoby uprawnionej obejmujące dane, o których mowa powyżej w lit. a) – c);
   • poręczyciela obejmujące dane, o których mowa powyżej w lit. a) – d),
   oraz inne wymagane dane osobowe niezbędne do ich przetwarzania w ramach realizacji celów, o których mowa w pkt 9);
   
8. podanie danych osobowych w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami prawnymi jest obligatoryjne i niezbędne do realizacji celów, o których mowa w pkt 9), w pozostałych przypadkach podanie danych osobowych jest dobrowolne, odmowa podania określonych danych osobowych może spowodować brak realizacji przedmiotowych celów;
9. Pani / Pana dane osobowe, o których mowa w pkt 7), będą przetwarzane m. in. w celach: dotyczących współdziałania współadministratorów w ramach funkcjonowania KZP i realizacji jej zadań ustawowych, w tym opisanych w pkt 1) i 3), tj.: dane osobowe są pozyskiwane od członka KZP, również mieszczą się w przedmiotowym zakresie dane osobowe osób uprawnionych do objęcia wkładów po zmarłym członku KZP czy poręczycieli w związku z ich wskazaniem przez członka KZP w ramach realizacji odrębnego wniosku o udzielenie pożyczki oraz są przetwarzane w formie elektronicznej, ale również w formie papierowej, w zakresie określonym obowiązującymi przepisami prawnymi (w tym m. in. przepisami prawa cywilnego, ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego czy prawa finansowego), wykonania przez współadministratorów obowiązków informacyjnych, archiwizacyjnych i statystycznych, kontaktów bezpośrednich, realizacji wszelkich czynności związanych z przedmiotowymi celami, ochrony interesów współadministratorów (w tym ewentualnego dochodzenia roszczeń mogących powstać w związku z realizacją przedmiotowych celów lub obrony przed takimi roszczeniami) oraz prowadzenia wymaganej obowiązującym prawem dokumentacji;
10. posiadanie przez współadministratorów Pani / Pana danych osobowych, o których mowa w pkt 7), jest wymogiem wynikającym z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa oraz z realizacji celów, o których mowa w pkt 9);
11. nie przewiduje się przetwarzania danych osobowych, o których mowa w pkt 7), w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, o którym mowa w pkt 9);
12. odbiorcami Pani / Pana danych osobowych, o których mowa w pkt 7), są upoważnieni pracownicy współadministratorów, ewentualne podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu współadministratorów oraz podmioty upoważnione do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa;
13. Pani / Pana dane osobowe, o których mowa w pkt 7), będą przetwarzane i przechowywane do momentu ustania obowiązku prawnego wynikającego z obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie, tj. przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w pkt 9) oraz przez okres czasu przewidziany w obowiązujących przepisach prawa dla wystąpienia z ewentualnymi roszczeniami, przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w pkt 7), będzie miało miejsce w odniesieniu do nich tj. przez okres czasu:
    • a) członek KZP – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 1), do upływu 10 lat od dnia ustania członkostwa;
    • b) osoba uprawniona – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 1), do upływu 5 lat od dnia wypłaty wkładu członkowskiego;
    • c) poręczyciel – od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 1), do upływu 5 lat od dnia spłaty poręczanej pożyczki;
14. dokonanie przeglądu danych osobowych, o których mowa w pkt 7), następuje nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania, jak również do czasu niezwłocznego zniszczenia dokumentów zawierających dane osobowe w wersji papierowej i trwałego ich usunięcia z nośników elektronicznych po upływie terminów określonych w pkt 13);
15. współadministratorzy mogą żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, które może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczenia lub zaświadczenia;
16. współadministratorzy informują osoby, których dane dotyczą o współadministrowaniu oraz na ich prośbę o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień określonych w umowie a w szczególności o relacji pomiędzy współadministratorami;
17. posiada Pani / Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, o których mowa w pkt 7) oraz prawo do ich: sprostowania, usunięcia (o ile jest to prawnie dopuszczalne), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie, z wszelkimi tego konsekwencjami prawnymi, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, jeżeli podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest wyrażenie zgody osoby, która taką zgodę wyraziła;
18.  ma Pani / Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani / Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani / Pana dotyczących, o których mowa w pkt 7), narusza przepisy RODO;
19. Pani / Pana dane osobowe, o których mowa w pkt 7), nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania;
20. Pani / Pana dane osobowe, o których mowa w pkt 7), nie będą przekazywane do państwa trzeciego / organizacji międzynarodowej, o ile nie będą tego wymagały prawne obowiązki współadministratorów.