Zasady przepływu dokumentów oraz tworzenia bazy danych międzynarodowych sieci, konsorcjów i towarzystw naukowych:

• Pracownik ubiegający się o pokrycie opłaty członkowskiej (opłata instytucjonalna lub indywidualna) ze środków dydaktycznych uczelni powinien zwrócić się pisemnie do Prorektora ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej, Prof. Sławomira Smyczka z prośbą o wyrażenie zgody na opłatę członkowską wraz z informacją jakie korzyści uzyska Uczelnia należąc do danej sieci/konsorcjum.
• Po uzyskaniu zgody oryginał faktury oraz wypełnione oświadczenie należy przekazać do Biura Internacjonalizacji (BI).
• Jednostką bilansującą wydatki w zakresie opłat członkowskich zarówno indywidualnych jak i instytucjonalnych w międzynarodowych sieciach, konsorcjach i towarzystwach naukowych (zwanych dalej sieciami) jest BI.
• Zgodnie z instrukcją zamówień publicznych wszelkie wydatki planowane w tym zakresie należy corocznie zgłaszać do BI.
• Raz w roku (lipiec) BI dokonuje analizy i przedstawia Prorektorowi listę sieci zagranicznych, do których uczelnia powinna należeć ze względu na prestiż, dostęp do materiałów informacyjnych, światowe trendy czy możliwości "networkingu" wraz z informacją o kosztach.
• Raz w roku (marzec) w imieniu Prorektora ds. Edukacji i Współpracy Międzynarodowej do pracowników naukowych oraz administracyjnych wysyłany jest mail przypominający o potrzebie ewidencjonowania międzynarodowych sieci, do których należy uczelnia z prośbą o uzupełnienie formularza i bieżące informowanie BI.
• W związku z potrzebą ewidencji międzynarodowych sieci, konsorcjów i towarzystw naukowych do których należą pracownicy/jednostki Uczelni (niezależnie od źródła finansowania) prosimy o bieżące aktualizowanie informacji wypełniając formularz online.    
• Wszyscy pracownicy są zobowiązani do bieżącego informowania o wszelkich zmianach dot. uczestnictwa w sieciach.
• Na podstawie zgłoszeń BI aktualizuje listę sieci na stronach WWW uczelni (pl i ang.).