SPECJALISTKA / SPECJALISTA LUB STARSZA SPECJALISTKA / STARSZY SPECJALISTA W BIURZE DYDAKTYKI (Ogłoszenie nr 15/EBD/2026)

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa w dniu: 4 maja 2026 r.

1. Zakres obowiązków:

► dla stanowiska specjalistki / specjalisty: 

• prowadzenie spraw związanych z administrowaniem oraz ewidencjonowaniem podziału i wykorzystania środków finansowych z funduszu pomocy materialnej oraz środków zewnętrznych (np. stypendiów finansowanych przez NAWA),
• przyjmowanie wniosków, podań i odwołań studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w procesie ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń; weryfikacja i przeliczanie wysokości świadczeń; przygotowanie informacji na posiedzenia Komisji Stypendialnej; bieżąca weryfikacja sytuacji życiowej studentów w trakcie roku akademickiego,
• bieżąca obsługa studentów w zakresie przyznawania świadczeń dla studentów (w tym elektroniczna i telefoniczna),
• zachowanie tajemnicy służbowej,
• przygotowanie zaświadczeń dla studentów o uzyskanych świadczeniach,
• organizacja posiedzeń Komisji Stypendialnej oraz uczestniczenie w razie potrzeby w posiedzeniach Komisji,
• organizacja procesu wydawania decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń dla studentów,
• przygotowanie list wypłat świadczeń dla studentów oraz stypendiów NAWA,
• bieżący kontakt ze studentami polskimi oraz zagranicznymi w sprawie składanych przez nich wniosków
• i odwołań; udzielanie wyjaśnień w zakresie prowadzonych spraw,
• terminowe wprowadzanie do systemu POL-on wymaganych przepisami prawa danych dotyczących świadczeń dla studentów,
• przygotowanie danych do sprawozdań rocznych GUS, NAWA, POL-on,
• przekazywanie dokumentów do archiwum zgodnie z Instrukcją Archiwalną,
• monitorowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie świadczeń dla studentów oraz procesu studiowania,
• planowanie i organizowanie bieżącej działalności oraz podejmowanie inicjatyw w zakresie zapewniania odpowiednich zasobów do realizacji planów,
• opracowywanie analiz, ocen i informacji dotyczących powierzonych zadań;

► dla stanowiska starszej specjalistki / starszego specjalisty:

• prowadzenie spraw związanych z administrowaniem oraz ewidencjonowaniem podziału i wykorzystania środków finansowych z funduszu pomocy materialnej oraz środków zewnętrznych (np. stypendiów finansowanych przez NAWA),
• przyjmowanie wniosków, podań i odwołań studentów Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach w procesie ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń; weryfikacja i przeliczanie wysokości świadczeń; przygotowanie informacji na posiedzenia Komisji Stypendialnej; bieżąca weryfikacja sytuacji życiowej studentów w trakcie roku akademickiego,
• bieżąca obsługa studentów w zakresie przyznawania świadczeń dla studentów (w tym elektroniczna i telefoniczna),
• zachowanie tajemnicy służbowej,
• przygotowanie zaświadczeń dla studentów o uzyskanych świadczeniach,
• organizacja posiedzeń Komisji Stypendialnej oraz uczestniczenie w razie potrzeby w posiedzeniach Komisji,
• organizacja procesu wydawania decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń dla studentów,
• przygotowanie list wypłat świadczeń dla studentów oraz stypendiów NAWA,
• przygotowanie projektów decyzji administracyjnych i innych dokumentów związanych z procesem przyznawania świadczeń dla studentów w Uniwersytecie zgodnie z obowiązującymi oraz przyjętymi w Uczelni zasadami,
• bieżący kontakt ze studentami polskimi oraz zagranicznymi w sprawie składanych przez nich wniosków i odwołań; udzielanie wyjaśnień w zakresie prowadzonych spraw,
• terminowe wprowadzanie do systemu POL-on wymaganych przepisami prawa danych dotyczących świadczeń dla studentów,
• przygotowanie danych do sprawozdań rocznych GUS, NAWA, POL-on,
• przekazywanie dokumentów do archiwum zgodnie z Instrukcją Archiwalną,
• przygotowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących świadczeń dla studentów (z funduszu stypendialnego) w Uniwersytecie zgodnie z przepisami prawa ogólnie obowiązującego oraz przyjętymi w Uczelni zasadami,
• monitorowanie zmian w przepisach prawnych w zakresie świadczeń dla studentów oraz procesu studiowania,
• planowanie i organizowanie bieżącej działalności oraz podejmowanie inicjatyw w zakresie zapewniania odpowiednich zasobów do realizacji planów,
• kontrola efektów i sposobów ich osiągania oraz tworzenie sprawozdań na potrzeby swoich przełożonych,
• raportowanie przełożonemu o prowadzonych sprawach i propozycjach rozwiązań spraw nietypowych,
• opracowywanie analiz, ocen i informacji dotyczących powierzonych zadań.

2. Niezbędne wymagania:

► dla stanowiska specjalistki / specjalisty:

• wykształcenie wyższe i co najmniej 3-letni staż pracy ogółem lub wykształcenie średnie i co najmniej
  8-letni staż pracy ogółem,
• znajomość narzędzi informatycznych (np. programów z pakietu MS Office, obsługa poczty elektronicznej);

► dla stanowiska starszej specjalistki / starszego specjalisty:

• wykształcenie wyższe i co najmniej 5-letni staż pracy ogółem lub wykształcenie średnie i co najmniej
  15-letni staż pracy ogółem,
• znajomość narzędzi informatycznych (np. programów z pakietu MS Office, obsługa poczty elektronicznej).

3. Wymagania dodatkowe (punktowane):

► dla stanowiska specjalistki / specjalisty:

• umiejętność obsługi specjalistycznego oprogramowania wymaganego na stanowisku pracy (system USOS, system POL-on),
• umiejętność pracy zarówno indywidualnej jak i zespołowej,
• samodzielność, dokładność, terminowość i odpowiedzialność za realizację powierzonych zadań,
• komunikatywność,
• dobra organizacja pracy,
• umiejętność radzenia sobie w sytuacjach stresowych (umiejętność pracy pod presją czasu i otoczenia),
• mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku,
• mile widziana znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
• dodatkowym atutem będzie znajomość przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższymi i nauce, ustawy o świadczeniach rodzinnych, ustawy o pomocy społecznej, rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych;

► dla stanowiska starszej specjalistki / starszego specjalisty:

• umiejętność obsługi specjalistycznego oprogramowania wymaganego na stanowisku pracy (system USOS, system POL-on),
• umiejętność pracy zarówno indywidualnej jak i zespołowej,
• samodzielność, dokładność, terminowość i odpowiedzialność za realizację powierzonych zadań,
• komunikatywność,
• dobra organizacja pracy,
• umiejętność radzenia sobie w sytuacjach stresowych (umiejętność pracy pod presją czasu i otoczenia),
• dodatkowym atutem będzie znajomość przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższymi i nauce, ustawy o świadczeniach rodzinnych, ustawy o pomocy społecznej, rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczeń rodzinnych oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych,
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku,
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.

4. Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• pracę od poniedziałku do piątku w systemie ruchomego czasu pracy (rozpoczęcie pracy między godziną 7:00 a godziną 8:00; zakończenie – między godziną 15:00 a godziną 16:00), przy zachowaniu obowiązującego pracownika dobowego wymiaru czasu pracy,
• miesięczne wynagrodzenie zasadnicze brutto:

► dla stanowiska specjalistki / specjalisty: 5 670 zł;

► dla stanowiska starszego specjalisty / starszej specjalistki: 6 540 zł.

• dodatek za staż pracy w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok zatrudnienia. Dodatek jest wypłacany poczynając od czwartego roku zatrudnienia, z tym że wysokość tego dodatku nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia zasadniczego,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne – tzw. „trzynastka”,
• pracę w przyjaznej atmosferze,
• pracę, która nie jest monotonna, wymaga zaangażowania i umożliwia rozwój kompetencji zawodowych,
• możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach i kursach,
• parking dla pracowników,
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
• bogaty zakres świadczeń w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, m.in. dofinansowanie do wypoczynku, pożyczki mieszkaniowe na preferencyjnych warunkach, dofinansowanie opłat z tytułu uczęszczania dziecka/i do żłobka, przedszkola lub innych placówek wychowania przedszkolnego, dofinansowanie opłat z tytułu usług i świadczeń służących wzmacnianiu potencjału zdrowotnego i kulturowego,
• możliwość skorzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników, ich współmałżonków/partnerów życiowych i dzieci,
• możliwość przystąpienia do Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Planowane zatrudnienie: 1 czerwca 2026 r. 

5. Wymagane dokumenty:

• CV,
• list motywacyjny,
• skany odpisów/kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie wymagane w procesie rekrutacji na dane stanowisko pracy,
• skan  wypełnionego oświadczenia  o  wyrażeniu  zgody  na  przetwarzanie  danych  osobowych dla Kandydatów na pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (wzór oświadczenia do pobrania poniżej).

Pliki/skany dokumentów należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: rekrutacja_kadry@uekat.pl (w tytule wiadomości należy wpisać: „Ogłoszenie nr 15/EBD/2026”).

6. Harmonogram konkursu: 

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa w dniu: 4 maja 2026 r. 

Po wstępnej weryfikacji złożonych ofert, w dniach od 7 do 15 maja 2026 r., zostaną przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami.

Rozstrzygnięcie i ogłoszenie wyników konkursu nastąpi do dnia: 22 maja 2026 r.

7. Informacja dotycząca zgody na przetwarzanie danych osobowych:

W przypadku podania danych osobowych w szerszym zakresie niż wynikający z art 22¹ § 1 Kodeksu pracy (tzn. w przypadku umieszczenia dodatkowych danych osobowych, poza tymi które są wymagane), kandydat powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji.

W przypadku, gdy kandydat jest zainteresowany wzięciem udziału w kolejnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez okres najbliższego roku przez Uniwersytet, powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji przyszłych procesów rekrutacji, także danych osobowych poza tymi, które są wymagane.

1.Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, z siedzibą  przy ul. 1 Maja 50, 40 – 287 w Katowicach, zwany dalej: „administratorem”.
2. Z odpowiednią klauzulą informacyjną RODO[1] administratora można się zapoznać u administratora, na stronie internetowej administratora oraz w Biuletynie Informacji Publicznej administratora.
-------------------------
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1, z późn. sprost.].

8. Inne informacje:  

Informujemy również, że w Uniwersytecie obowiązuje Regulamin zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach, wprowadzony Zarządzeniem Rektora nr 116/2024 z dnia 17 września 2024 roku (z późn. zm.).