Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Biuro Doskonałości Naukowej

Organizator konferencji w terminie do 30 czerwca roku porzedzającego organizację konferencji składa wniosek w sprawie organizacji konferencji zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Rektora.

W przypadku organizacji konferencji krajowych, krajowych z udziałem gości zagranicznych, konferencji międzynarodowych organziator składa wniosek do Biura Doskonałości Naukowej.

Po zaakceptowaniu wniosku przez upoważnione osoby, Biuro Doskonałości Naukowej włącza konferencję do planu rzeczowo-finansowego.

Jeśli Uniwersytet jest głównym organizatorem, to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Osoby kontaktowe w Biurze Doskonałości Naukowej:

Katarzyna Haśnik

E-mail:  katarzyna.hasnik@ue.katowice.pl, tel.: + 48 32 2577 235

dr Łukasz Korach

E-mail: lukasz.korach@ue.katowice.pl, tel.: + 48 32 2577 202

Budynek N (wejście od ul. Koszarowej 6, segment C),pok. 273 

Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Dział Planowania Dydaktyki (EDD).

W przypadku, gdy konferencja organizowana jest na terenie Uniwersytetu Ekonomicznego, Organizator kontaktuje się z Działem Planowania Dydaktyki w celu ustalenia szczegółów dotyczących rezerwacji sal.

Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Dział Radców Prawnych, Biuro Regulacji Wewnętrznych, Biuro Doskonałości Naukowej.

Organizator przekazuje do Działu Radców Prawnych umowę zaparafowaną przez wyznaczoną osobę oraz pracownika Biura Doskonałości Naukowej.

Radca Prawny weryfikuje umowę pod kątem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (do 7 dni).

W przypadku braku uwag lub po dokonanej korekcie, BDN zgłasza zatwierdzoną przez Radcę Prawnego umowę do rejestru prowadzonego przez Biuro Regulacji Wewnętrznych.

W razie wątpliwości pracownik Biura Doskonałości Naukowej konsultuje treść umowy z Działem Analiz/Działem Finansowym pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi (w szczególności dotyczy to umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi - umowy te wymagają akceptacji Działu Finansowo-Księgowego).

Pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje umowę do jednostki realizującej. Dokument zaparafowany przez Kierownika tej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę zostaje przekazany do podpisu przez osoby upoważnione.

Jeżeli tak zapisano w umowie, pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje dyspozycję wypłaty zaliczki do Działu Finansowo-Księgowego.

Osoba kontaktowa w Biurze Doskonałości Naukowej: Dorota Szywacz, tel. wew. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl

Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Biuro Logistyki

Organizator określa zapotrzebowanie na standardowe matariały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN na wniosku (Załącznik nr 2).

Biuro Logistyki przekazuje kserokopię wystawionego dokumentu RW do BDN.

Niestandradowe materiały biurowe - inne, niewymienione na liście Biura Logistyki materiały biurowe

Zakup niestandardowych materiałów biurowych w ramach dostępnych środków konferencji realizowany jest w ramach obowiązujących w Uczelni uregulowań, zgodnie z Instrukcją Udzielania Zamówień Publicznych.

Organizator określa zapotrzebowanie na niestandardowe materiały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej na wniosku (Załącznik nr 3).

Biuro Logistyki przekazuje kserokopię faktury do Biura Doskonałości Naukowej.

Biuro Logistyki

ul. Bogucicka 3a (bud. B, pok. 8)
40-287 Katowice
e-mail: biuro.logistyki@ue.katowice.pl

+48 32 257-7145

Biuro Logistyki

ul. Bogucicka 3a

Budynek: B; pok. 10

+48 32 257-7145

+48 668 688 524

Na 30 dni przed konferencją organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe (załącznik nr 4). Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wewnętrzne usługi transportowe realizowane są w godzinach pracy pracowników Biura Logistyki.

Biuro Logistyki przekazuje notę obciążeniową do Działu Finansowego oraz do BDN.

30 dni przed konferencją organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe. Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej.

Wniosek o zgodę na zlecenie zewnętrznej usługi transportowej powinien być przygotowany za wzorze - załącznik nr 3

Biuro Logistyki przekazuje fakturę VAT do Działu Finansowego z potwierdzeniem źródeł finansowania przez Biuro Doskonałości Naukowej.

Robert Ciołek

Dyrektor Biura

ul. Bogucicka 3aBudynek: B; pok. 1040-266Katowice

robert.ciolek@ue.katowice.pl

+48 32 257-7145

+48 668 688 524

Kompleksową pomoc promocyjną przy organizacji konferencji naukowych krajowych i międzynarodowych w zakresie:

• przygotowania materiałów graficznych,
• zamawiania materiałów konferencyjnych dla uczestników (gadżety),
• przygotowania strony www konferencji,
• informowania o konferencji w mediach własnych Uczelni,
• publikowania i wykorzystywania zdjęć,
  
• publikowania i wykorzystywania materiałów filmowych,
• udostępniania elementów aranżacji przestrzeni

zapewnia Centrum Marketingu.

Szczegółowe informacje dotyczące powyższego zakresu działań znaleźć można w Przewodniku promocyjno-komunikacyjnym.

Jednostka realizująca: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego

ul. 1 Maja 50
40-287 Katowice
tel. +48 32 257 76 33
e-mail: wydawnictwo@ue.katowice.pl

Organizator zgłasza wniosek o przyjęcie publikacji do planu wydawniczego ze wskazaniem terminu złożenia pracy w wydawnictwie.

Organizator składa inicjatywę autorską do rozpatrzenia przez komitet redakcyjny przed terminem złożenia pracy wraz z propozycją recenzentów i potwierdzeniem środków finansowych przez Biuro Doskonałości Naukowej.

W sprawie kalkulacji kosztów wydania należy się zwrócić do Wydawnictwa.

Cykl wydawniczy może trwać ok. 6 miesięcy.

Organizator składa pismo do Prorektora właściwego ds. Nauki o zgodę na wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym wraz z załącznikami:

- projekt umowy o wydanie publikacji (ew. dofinansowanie),

- kalkulacja kosztów wydania (ew. z uwzględnieniem kwoty dofinansowania). 

Osoba kontaktowa:

Krzysztof Kiszka

ul. Koszarowa 6aBudynek: N; pok. 406 N 40-068Katowice

krzysztof.kiszka@ue.katowice.pl

+48 32 257 76 33

Jednostka realizująca: Biuro Współpracy Międzynarodowej

W przypadku konferencji międzynarodowych jak i krajowych z udziałem gości zagranicznych, Organizator zobowiązany jest złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej „Wniosek dotyczący przyjazdu gości z zagranicy” zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami dostępnymi na stronie Biura pod adresem:

https://www.ue.katowice.pl/jednostki/biuro-wspolpracy-miedzynarodowej/dzial-mobilnosci-miedzynarodowej/przyjazdy-z-zagranicy.html

Telefon kontaktowy: Dział Mobilności Międzynarodowej tel. 7388, 7385

• Czynności do wykonania w trakcie konferencji
• Czynności do wykonania po konferencji