Organizator konferencji w terminie do 30 czerwca składa wniosek w sprawie organizacji konferencji na rok następny zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Rektora.
Przed konferencją
Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Biuro Doskonałości Naukowej
W przypadku organizacji:
- konferencji krajowych oraz krajowych z udziałem gości zagranicznych
- konferencji międzynarodowych organizator składa wniosek do Biura Doskonałości Naukowej.Jeśli Uniwersytet jest głównym organizatorem, to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Po zaakceptowaniu wniosku przez upoważnione osoby, Biuro Doskonałości Naukowej włącza konferencję do planu rzeczowo-finansowego.
Osoba kontaktowa w Biurze Doskonałości Naukowej: Dorota Szywacz, tel. wew. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl
Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Dział Planowania Dydaktyki (EDD).
W przypadku, gdy konferencja organizowana jest na terenie Uniwersytetu Ekonomicznego, Organizator kontaktuje się z Działem Planowania Dydaktyki w celu ustalenia szczegółów dotyczących rezerwacji sal.
Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Dział Radców Prawnych, Biuro Regulacji Wewnętrznych, Biuro Doskonałości Naukowej.
Organizator przekazuje do Działu Radców Prawnych zaparafowaną przez wyznaczoną osobę oraz pracownika Biura Doskonałości Naukowej umowę.
Radca Prawny weryfikuje umowę pod kątem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (do 7 dni).
W przypadku braku uwag lub po dokonanej korekcie, BDN zgłasza zatwierdzoną przez Radcę Prawnego umowę do rejestru prowadzonego przez Biuro Regulacji Wewnętrznych
W razie wątpliwości pracownik Biura Doskonałości Naukowej konsultuje treść umowy z Działem Analiz/Działem Finansowym pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi, w szczególności dotyczy to umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi - umowy te wymagają akceptacji Działu Finansowo-Księgowego.
Pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje umowę do jednostki realizującej. Dokument zaparafowany przez Kierownika tej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę zostaje przekazany do podpisu przez osoby upoważnione.
Jeżeli tak zapisano w umowie, pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje dyspozycję wypłaty zaliczki do Działu Finansowo-Księgowego.
Osoba kontaktowa w Biurze Doskonałości Naukowej: Dorota Szywacz, tel. wew. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl
Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Biuro Logistyki
Zakup standardowych materiałów biurowych
Organizator określa zapotrzebowanie na standardowe matariały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN na wniosku (Załącznik nr 2).
Biuro Logistyki przekazuje kserokopię wystawionego dokumentu RW do BDN.
Zakup niestandardowych materiałów biurowych
(inne materiały, niewymienione na liście standardowych, dostępnej na stronie BL)
Zakup niestandardowych materiałów biurowych w ramach dostępnych środków konferencji realizowany jest w ramach obowiązujących w Uczelni uregulowań, zgodnie z Instrukcją Udzielania Zamówień Publicznych.
Organizator określa zapotrzebowanie na niestandardowe materiały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej na wniosku (Załącznik nr 3).
Biuro Logistyki przekazuje kserokopię faktury do Biura Doskonałości Naukowej.
Biuro Logistyki, tel. wew. 7047
Jednostka realizująca: Biuro Logistyki
Zamówienie na wewnętrzne usługi transportowe
Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 30 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe (załącznik nr 4). Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wewnętrzne usługi transportowe realizowane są w godzinach pracy pracowników Biura Logistyki.
Biuro Logistyki przekazuje notę obciążeniową do Działu Finansowego oraz do BDN.
Zamówienie na zewnętrzne usługi transportowe
Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 30 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe. Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wniosek o zgodę na zlecenie zewnętrznej usługi transportowej powinien być przygotowany za wzorze - załącznik nr 3
Biuro Logistyki przekazuje fakturę VAT do Działu Finansowego z potwierdzeniem źródeł finansowania przez Biuro Doskonałości Naukowej.
Osoba kontaktowa: Robert Ciołek, tel. wew. 7145, e-mail: robert.ciolek@ue.katowice.pl
Kompleksową pomoc promocyjną przy organizacji konferencji naukowych krajowych i międzynarodowych w zakresie:
- przygotowania materiałów graficznych,
- zamawiania materiałów konferencyjnych dla uczestników (gadżety),
- przygotowania strony www konferencji,
- informowania o konferencji w mediach własnych Uczelni,
- publikowania i wykorzystywania zdjęć,
- publikowania i wykorzystywania materiałów filmowych,
- udostępniania elementów aranżacji przestrzeni
zapewnia Centrum Marketingu.
Szczegółowe informacje dotyczące powyższego zakresu działań znaleźć można w Przewodniku promocyjno-komunikacyjnym.
Jednostka realizująca: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego
Wydanie publikacji konferencyjnej w Wydawnictwie Uniwersytetu Ekonomicznego
Organizator zgłasza wniosek o przyjęcie publikacji do planu wydawniczego UE ze wskazaniem terminu złożenia pracy w wydawnictwie.
Organizator składa inicjatywę autorską do rozpatrzenia przez komitet redakcyjny przed terminem złożenia pracy wraz z propozycją recenzentów i potwierdzeniem środków finansowych przez Biuro Doskonałości Naukowej.
W sprawie kalkulacji kosztów wydania należy się zwrócić do Wydawnictwa.
Cykl wydawniczy może trwać ok. 6 miesięcy:
- proces recenzyjny (do 3 miesięcy),
- prace redakcyjne, skład, korekta autorska (ok. 2 miesiące),
- druk (do 14 dni).
Wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym
Organizator składa pismo o zgodę na wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym, skierowanego do Prorektora ds. Nauki i Kadry Akademickiej oraz załączniki do powyższego pisma:
- projekt umowy o wydanie publikacji (ew. dofinansowanie),
- kalkulacja kosztów wydania (ew. z uwzględnieniem kwoty dofinansowania).
Osoba kontaktowa: Krzysztof Kiszka tel. wew. 7633, e-mail: krzysztof.kiszka@ue.katowice.pl
Jednostka realizująca: Biuro Współpracy Międzynarodowej
W przypadku konferencji międzynarodowych jak i krajowych z udziałem gości zagranicznych, Organizator zobowiązany jest złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej „Wniosek dotyczący przyjazdu gości z zagranicy” zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami dostępnymi na stronie Biura pod adresem:
Telefon kontaktowy: Dział Mobilności Międzynarodowej tel. 7388, 7385