Organizator konferencji w terminie do 20 czerwca składa wniosek w sprawie organizacji konferencji na rok następny zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Rektora.
Przed konferencją
Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Biuro Badań i Projektów Naukowych
W przypadku organizacji:
- konferencji krajowych oraz krajowych z udziałem gości zagranicznych
- konferencji międzynarodowych,
Organizator składa wniosek do Biura Badań i Projektów Naukowych. Jeśli Uniwersytet jest głównym organizatorem to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Po zaakceptowaniu wniosku przez upoważnione osoby, BBiPN włącza konferencję do planu rzeczowo-finansowego.
Osoba kontaktowa w BBiPN: Dorota Szywacz, tel. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl
Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Dział Planowania Dydaktyki (EDD).
W przypadku, gdy konferencja organizowana jest na terenie Uniwersytetu Ekonomicznego, Organizator kontaktuje się z Działem Planowania Dydaktyki w celu ustalenia szczegółów dotyczących rezerwacji sal.
Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Dział Radców Prawnych, Biuro Regulacji Wewnętrznych, BBiPN.
Organizator przekazuje do Działu Radców Prawnych zaparafowaną przez wyznaczoną osobę oraz pracownika BBiPN umowę.
Radca Prawny weryfikuje umowę pod kątem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (do 7 dni).
W przypadku braku uwag lub po dokonanej korekcie, BBiPN zgłasza zatwierdzoną przez Radcę Prawnego umowę do rejestru prowadzonego przez Biuro Regulacji Wewnętrznych (pokój 108N lub 106N).
W razie wątpliwości pracownik BBiPN konsultuje treść umowy z Działem Finansowo-Księgowym pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi, w szczególności dotyczy to umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi - umowy te wymagają akceptacji Działu Finansowo-Księgowego.
Pracownik BBiPN przekazuje umowę do jednostki realizującej. Dokument zaparafowany przez Kierownika tej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę zostaje przekazany do podpisu przez osoby upoważnione.
Jeżeli tak zapisano w umowie, pracownik BBiPN przekazuje dyspozycję wypłaty zaliczki do Działu Finansowo-Księgowego.
Osoba kontaktowa w BBiPN: Dorota Szywacz, tel. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl
Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Biuro Logistyki
Zakup standardowych materiałów biurowych
Organizator określa zapotrzebowanie na standardowe matariały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN na wniosku (Załącznik nr 2).
Biuro Logistyki przekazuje kserokopię wystawionego dokumentu RW do BBiPN.
Zakup niestandardowych materiałów biurowych
(inne materiały, niewymienione na liście standardowych, dostępnej na stronie BL)
Zakup niestandardowych materiałów biurowych w ramach dostępnych środków konferencji realizowany jest w ramach obowiązujących w Uczelni uregulowań, zgodnie z Zarządzeniem nr 91/16 z dnia 28 października 2016 (z późn. zm.) Rektora Uniwersytetu w sprawie wprowadzenia „Instrukcji udzielania zamówień publicznych”.
Organizator określa zapotrzebowanie na niestandardowe materiały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN na wniosku (Załącznik nr 3).
BL przekazuje kserokopię faktury do BPiPN.
Biuro Logistyki, tel. 7047
Jednostka realizująca: Biuro Logistyki
Zamówienie na wewnętrzne usługi transportowe
Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 30 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe (załącznik nr 4). Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wewnętrzne usługi transportowe realizowane są w godzinach pracy pracowników Biura Logistyki.
Biuro Logistyki przekazuje notę obciążeniową do Działu Finansowego oraz do BBiPN
Zamówienie na zewnętrzne usługi transportowe
Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 30 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BBiPN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe. Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wniosek o zgodę na zlecenie zewnętrznej usługi transportowej powinien być przygotowany za wzorze - załącznik nr 3
Biuro Logistyki przekazuje fakturę VAT do Działu Finansowego z potwierdzeniem źródeł finansowania przez BBiPN
Osoba kontaktowa: Robert Ciołek, tel. 7145 robert.ciolek@ue.katowice.pl
Kompleksową pomoc promocyjną przy organizacji konferencji naukowych krajowych i międzynarodowych w zakresie:
- przygotowania materiałów graficznych,
- zamawiania materiałów konferencyjnych dla uczestników (gadżety),
- przygotowania strony www konferencji,
- informowania o konferencji w mediach własnych Uczelni,
- publikowania i wykorzystywania zdjęć,
- publikowania i wykorzystywania materiałów filmowych,
- udostępniania elementów aranżacji przestrzeni
świadczy Biuro Komunikacji Marketingowej. Szczegółowe informacje dotyczące powyższego zakresu działań znaleźć można w Przewodniku promocyjno-komunikacyjnym.
Jednostka realizująca: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego
Wydanie publikacji konferencyjnej w wydawnictwie UE
Organizator zgłasza wniosek o przyjęcie publikacji do planu wydawniczego UE ze wskazaniem terminu złożenia pracy w wydawnictwie.
Organizator składa inicjatywę autorską do rozpatrzenia przez komitet redakcyjny przed terminem złożenia pracy wraz z propozycją recenzentów i potwierdzeniem środków finansowych przez BBiPN.
W sprawie kalkulacji kosztów wydania należy się zwrócić do Wydawnictwa.
Cykl wydawniczy może trwać ok. 6 miesięcy:
- proces recenzyjny (do 3 miesięcy),
- prace redakcyjne, skład, korekta autorska (ok. 2 miesiące),
- druk (do 14 dni).
Wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym
Organizator składa pismo o zgodę na wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym, skierowanego do Prorektora ds. Nauki i Kadry Akademickiej oraz załączniki do powyższego pisma:
- projekt umowy o wydanie publikacji (ew. dofinansowanie),
- kalkulacja kosztów wydania (ew. z uwzględnieniem kwoty dofinansowania).
Osoba kontaktowa: Krzysztof Kiszka tel. 7633
Jednostka realizująca: Biuro Współpracy Międzynarodowej
W przypadku konferencji międzynarodowych jak i krajowych z udziałem gości zagranicznych, Organizator zobowiązany jest złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej „Wniosek dotyczący przyjazdu gości z zagranicy” zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami dostępnymi na stronie Biura EWM.
Telefon kontaktowy: Dział Mobilności Międzynarodowej tel. 7388, 7385