Przed konferencją

1. Organizator konferencji w terminie do 30 czerwca składa wniosek w sprawie organizacji konferencji na rok następny zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Rektora.
2. W przypadku organizacji:
   • konferencji krajowych oraz krajowych z udziałem gości zagranicznych
   • konferencji międzynarodowych organizator składa wniosek do Biura Doskonałości Naukowej. Jeśli Uniwersytet jest głównym organizatorem, to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

3. Po zaakceptowaniu wniosku przez upoważnione osoby, Biuro Doskonałości Naukowej włącza konferencję do planu rzeczowo-finansowego.

Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Dział Radców Prawnych, Biuro Regulacji Wewnętrznych, Biuro Doskonałości Naukowej.

1. Organizator przekazuje do Działu Radców Prawnych zaparafowaną przez wyznaczoną osobę oraz pracownika Biura Doskonałości Naukowej umowę.
2. Radca Prawny weryfikuje umowę pod kątem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (do 7 dni).
3. W przypadku braku uwag lub po dokonanej korekcie, BDN zgłasza zatwierdzoną przez Radcę Prawnego umowę do rejestru prowadzonego przez Biuro Regulacji Wewnętrznych
4. W razie wątpliwości pracownik Biura Doskonałości Naukowej konsultuje treść umowy z Działem Analiz/Działem Finansowym pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi, w szczególności dotyczy to umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi - umowy te wymagają akceptacji Działu Finansowo-Księgowego.
5. Pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje umowę do jednostki realizującej. Dokument zaparafowany przez Kierownika tej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę zostaje przekazany do podpisu przez osoby upoważnione.
6. Jeżeli tak zapisano w umowie, pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje dyspozycję wypłaty zaliczki do Działu Finansowo-Księgowego.

Osoba kontaktowa w Biurze Doskonałości Naukowej: Dorota Szywacz, tel. wew. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl

1. Organizator określa zapotrzebowanie na standardowe matariały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN na wniosku (Załącznik nr 2).
2. Biuro Logistyki przekazuje kserokopię wystawionego dokumentu RW do BDN.

1. Zakup niestandardowych materiałów biurowych w ramach dostępnych środków konferencji realizowany jest w ramach obowiązujących w Uczelni uregulowań, zgodnie z Instrukcją Udzielania Zamówień Publicznych.
2. Organizator określa zapotrzebowanie na niestandardowe materiały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej na wniosku (Załącznik nr 3).
3. Biuro Logistyki przekazuje kserokopię faktury do Biura Doskonałości Naukowej.

1. Organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, na 30 dni przed konferencją, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe. Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wniosek o zgodę na zlecenie zewnętrznej usługi transportowej powinien być przygotowany za wzorze - załącznik nr 3
2. Biuro Logistyki przekazuje fakturę VAT do Działu Finansowego z potwierdzeniem źródeł finansowania przez Biuro Doskonałości Naukowej.

1. Organizator zgłasza wniosek o przyjęcie publikacji do planu wydawniczego UE ze wskazaniem terminu złożenia pracy w wydawnictwie.
2. Organizator składa inicjatywę autorską do rozpatrzenia przez komitet redakcyjny przed terminem złożenia pracy wraz z propozycją recenzentów i potwierdzeniem środków finansowych przez Biuro Doskonałości Naukowej.
3. W sprawie kalkulacji kosztów wydania należy się zwrócić do Wydawnictwa.