Przed konferencją
Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Biuro Doskonałości Naukowej
Organizator konferencji w terminie do 30 czerwca roku porzedzającego organizację konferencji składa wniosek w sprawie organizacji konferencji zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Rektora.
W przypadku organizacji konferencji krajowych, krajowych z udziałem gości zagranicznych, konferencji międzynarodowych organziator składa wniosek do Biura Doskonałości Naukowej.
Po zaakceptowaniu wniosku przez upoważnione osoby, Biuro Doskonałości Naukowej włącza konferencję do planu rzeczowo-finansowego.
Jeśli Uniwersytet jest głównym organizatorem, to konferencja musi odbywać się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.
Pliki do pobrania
Osoby kontaktowe w Biurze Doskonałości Naukowej:
Katarzyna Haśnik
E-mail: katarzyna.hasnik@ue.katowice.pl, tel.: + 48 32 2577 235
dr Łukasz Korach
E-mail: lukasz.korach@ue.katowice.pl, tel.: + 48 32 2577 202
Budynek N (wejście od ul. Koszarowej 6, segment C),pok. 273
Rezerwacja sal
Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Dział Planowania Dydaktyki (EDD).
W przypadku, gdy konferencja organizowana jest na terenie Uniwersytetu Ekonomicznego, Organizator kontaktuje się z Działem Planowania Dydaktyki w celu ustalenia szczegółów dotyczących rezerwacji sal.
Zawarcie umowy z hotelem, firmą cateringową itp.
Jednostki odpowiedzialne/realizujące: Dział Radców Prawnych, Biuro Regulacji Wewnętrznych, Biuro Doskonałości Naukowej.
Organizator przekazuje do Działu Radców Prawnych umowę zaparafowaną przez wyznaczoną osobę oraz pracownika Biura Doskonałości Naukowej.
Radca Prawny weryfikuje umowę pod kątem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (do 7 dni).
W przypadku braku uwag lub po dokonanej korekcie, BDN zgłasza zatwierdzoną przez Radcę Prawnego umowę do rejestru prowadzonego przez Biuro Regulacji Wewnętrznych.
W razie wątpliwości pracownik Biura Doskonałości Naukowej konsultuje treść umowy z Działem Analiz/Działem Finansowym pod kątem zgodności z przepisami podatkowymi (w szczególności dotyczy to umów zawieranych z podmiotami zagranicznymi - umowy te wymagają akceptacji Działu Finansowo-Księgowego).
Pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje umowę do jednostki realizującej. Dokument zaparafowany przez Kierownika tej jednostki lub upoważnioną przez niego osobę zostaje przekazany do podpisu przez osoby upoważnione.
Jeżeli tak zapisano w umowie, pracownik Biura Doskonałości Naukowej przekazuje dyspozycję wypłaty zaliczki do Działu Finansowo-Księgowego.
Osoba kontaktowa w Biurze Doskonałości Naukowej: Dorota Szywacz, tel. wew. 7236, dorota.szywacz@ue.katowice.pl
Zakup materiałów biurowych
Jednostka odpowiedzialna/realizująca: Biuro Logistyki
Organizator określa zapotrzebowanie na standardowe matariały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN na wniosku (Załącznik nr 2).
Biuro Logistyki przekazuje kserokopię wystawionego dokumentu RW do BDN.
Pliki do pobrania
Zakup niestandardowych materiałów biurowych
Niestandradowe materiały biurowe - inne, niewymienione na liście Biura Logistyki materiały biurowe
Zakup niestandardowych materiałów biurowych w ramach dostępnych środków konferencji realizowany jest w ramach obowiązujących w Uczelni uregulowań, zgodnie z Instrukcją Udzielania Zamówień Publicznych.
Organizator określa zapotrzebowanie na niestandardowe materiały biurowe, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej na wniosku (Załącznik nr 3).
Biuro Logistyki przekazuje kserokopię faktury do Biura Doskonałości Naukowej.
Pliki do pobrania
Biuro Logistyki
ul. Bogucicka 3a (bud. B, pok. 8)
40-287 Katowice
e-mail: biuro.logistyki@ue.katowice.pl
Organizacja transportu wewnętrznego i zewnętrznego
Biuro Logistyki
ul. Bogucicka 3a
Budynek: B; pok. 10
Zamówienie na wewnętrzne usługi transportowe
Na 30 dni przed konferencją organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w BDN, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe (załącznik nr 4). Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej. Wewnętrzne usługi transportowe realizowane są w godzinach pracy pracowników Biura Logistyki.
Biuro Logistyki przekazuje notę obciążeniową do Działu Finansowego oraz do BDN.
Zamówienie na zewnętrzne usługi transportowe
30 dni przed konferencją organizator przekazuje Dyrektorowi Biura Logistyki, po uprzednim sprawdzeniu dostępności środków w Biurze Doskonałości Naukowej, dokument określający zapotrzebowanie na usługi transportowe. Zamówienie powinno określać: cel wyjazdu, termin realizacji, liczbę osób, miejsce i godzinę podstawienia środka transportu, źródło finansowania. W zamówieniu powinna być również wskazana osoba upoważniona przez Organizatora do podejmowania decyzji i ustaleń w czasie realizacji usługi transportowej.
Wniosek o zgodę na zlecenie zewnętrznej usługi transportowej powinien być przygotowany za wzorze - załącznik nr 3
Biuro Logistyki przekazuje fakturę VAT do Działu Finansowego z potwierdzeniem źródeł finansowania przez Biuro Doskonałości Naukowej.
Pliki do pobrania
Kontakt
Robert Ciołek
Dyrektor Biura
ul. Bogucicka 3aBudynek: B; pok. 1040-266Katowice
Działania promocyjno-informacyjne
Kompleksową pomoc promocyjną przy organizacji konferencji naukowych krajowych i międzynarodowych w zakresie:
- przygotowania materiałów graficznych,
- zamawiania materiałów konferencyjnych dla uczestników (gadżety),
- przygotowania strony www konferencji,
- informowania o konferencji w mediach własnych Uczelni,
- publikowania i wykorzystywania zdjęć,
- publikowania i wykorzystywania materiałów filmowych,
- udostępniania elementów aranżacji przestrzeni
zapewnia Centrum Marketingu.
Szczegółowe informacje dotyczące powyższego zakresu działań znaleźć można w Przewodniku promocyjno-komunikacyjnym.
Publikacje konferencyjne
Jednostka realizująca: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego
ul. 1 Maja 50
40-287 Katowice
tel. +48 32 257 76 33
e-mail: wydawnictwo@ue.katowice.pl
Wydanie publikacji konferencyjnej w Wydawnictwie Uniwersytetu Ekonomicznego
Organizator zgłasza wniosek o przyjęcie publikacji do planu wydawniczego ze wskazaniem terminu złożenia pracy w wydawnictwie.
Organizator składa inicjatywę autorską do rozpatrzenia przez komitet redakcyjny przed terminem złożenia pracy wraz z propozycją recenzentów i potwierdzeniem środków finansowych przez Biuro Doskonałości Naukowej.
W sprawie kalkulacji kosztów wydania należy się zwrócić do Wydawnictwa.
Cykl wydawniczy może trwać ok. 6 miesięcy.
Wydanie publikacji konferencyjnej w wydawnictwie zewnętrznym
Organizator składa pismo do Prorektora właściwego ds. Nauki o zgodę na wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym wraz z załącznikami:
- projekt umowy o wydanie publikacji (ew. dofinansowanie),
- kalkulacja kosztów wydania (ew. z uwzględnieniem kwoty dofinansowania).
Osoba kontaktowa:
Krzysztof Kiszka
ul. Koszarowa 6aBudynek: N; pok. 406 N 40-068Katowice
Jednostka realizująca: Biuro Współpracy Międzynarodowej
W przypadku konferencji międzynarodowych jak i krajowych z udziałem gości zagranicznych, Organizator zobowiązany jest złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej „Wniosek dotyczący przyjazdu gości z zagranicy” zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami dostępnymi na stronie Biura pod adresem:
Telefon kontaktowy: Dział Mobilności Międzynarodowej tel. 7388, 7385
Dołącz do nas