26 marca 2025 roku odbyły się warsztaty organizowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) dla studentów kierunku Zarządzanie. Spotkanie poprowadziła Anna Sobańska-Waćko, naczelnik Wydziału Organizacji i Analiz Oddziału w Chorzowie, wspierana przez Barbarę Muc, koordynator ds. komunikacji społecznej i edukacji.
Warsztaty dotyczyły szeregu kluczowych aspektów funkcjonowania ZUS, koncentrując się na jego polityce komunikacyjnej i nowoczesnych rozwiązaniach, które instytucja wdraża, aby poprawić jakość usług oraz kontakt z obywatelami.
Podstawy funkcjonowania ZUS
Prelegentki rozpoczęły od przedstawienia roli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który odpowiada za zbieranie składek na ubezpieczenia społeczne oraz wypłacanie świadczeń emerytalnych, rentowych i chorobowych. ZUS pełni kluczową rolę w systemie ubezpieczeń społecznych, zapewniając wsparcie finansowe obywatelom w różnych momentach życia.
Uproszczenie języka urzędowego
Jednym z kluczowych tematów warsztatów było dążenie ZUS do uproszczenia języka urzędowego. Instytucja stawia na klarowność i przystępność w komunikacji, aby klienci łatwiej zrozumieli skomplikowane przepisy prawne i dokumenty. ZUS wdraża zmiany w sposobie komunikowania się z obywatelami, starając się eliminować formalny i trudny do zrozumienia język.
Budowanie wizerunku i komunikacja społeczna
ZUS kładzie duży nacisk na kształtowanie pozytywnego wizerunku instytucji poprzez efektywną komunikację z obywatelami i instytucjami. Prelegentki podkreśliły, jak ważne jest angażowanie różnych grup odbiorców – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych – aby zbudować zaufanie i efektywnie przekazywać informacje.
Organizacja wydarzeń i współpraca z partnerami biznesowymi
ZUS aktywnie organizuje wydarzenia edukacyjne oraz współpracuje z partnerami biznesowymi i organizacjami społecznymi w celu promowania swoich inicjatyw. Ważnym elementem tej współpracy jest organizowanie spotkań, szkoleń oraz wydarzeń, które mają na celu edukowanie społeczeństwa na temat systemu ubezpieczeń społecznych.
Wykorzystanie nowoczesnych technologii
ZUS inwestuje w technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI) i rozwiązania chmurowe, które pozwalają usprawnić obsługę klientów i wewnętrzne procesy. Dzięki AI ZUS automatyzuje część procesów, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej złożonych zadaniach. Dodatkowo, ZUS integruje się z rejestrami innych instytucji publicznych, co poprawia skuteczność i szybkość działań.
Wykorzystanie mediów społecznościowych i platform cyfrowych
ZUS aktywnie korzysta z mediów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter i LinkedIn, aby informować obywateli o ważnych zmianach w przepisach, terminach składania wniosków czy organizowanych wydarzeniach. Dzięki tym platformom ZUS może szybko dotrzeć do szerokiego grona odbiorców. Dodatkowo rozwijane są platformy cyfrowe, takie jak Platforma Usług Elektronicznych (PUE), które umożliwiają załatwienie spraw urzędowych online.
Podsumowanie
Podczas warsztatów uczestnicy mieli również okazję zapoznać się z podcastem przygotowanym przez ZUS, który omawia zagadnienia związane z komunikacją instytucji publicznych oraz wprowadzanymi innowacjami technologicznymi. Podcast, dostępny na YouTube, stanowił cenne uzupełnienie tematów poruszanych na spotkaniu, szczególnie w zakresie uproszczenia języka urzędowego, wykorzystywania sztucznej inteligencji oraz mediów społecznościowych w pracy ZUS. Dzięki tym materiałom uczestnicy mogli lepiej zrozumieć, jak ZUS dostosowuje swoje działania do współczesnych wyzwań komunikacyjnych i technologicznych. Podcast można znaleźć pod tym linkiem: ZUS Podcast.
Warsztaty zakończyły się wręczeniem uczestnikom upominków, w tym materiałów promujących działalność ZUS oraz publikacji związanych z komunikacją instytucjonalną. Gest ten spotkał się z ciepłym przyjęciem i był miłym akcentem podsumowującym spotkanie. Studenci aktywnie uczestniczyli w dyskusjach, dzieląc się swoimi pomysłami na usprawnienie komunikacji w instytucjach publicznych. Warsztaty zostały ocenione jako bardzo udane, dostarczając uczestnikom cennej wiedzy i praktycznych umiejętności w zakresie komunikacji instytucjonalnej.
Dołącz do nas