Działalność dydaktyczna uczelni uniwersyteckiej to złożony proces, którego głównymi uczestnikami są studenci i kadra akademicka. Kreowanie relacji uczeń - mistrz, której owocem są dobrze wykształceni absolwenci, dokonuje się przede wszystkim w umysłach i sercach członków wspólnoty akademickiej. Realia funkcjonowania uczelni XXI wieku wymagają jednak, by ta szczytna formuła znalazła wsparcie w nowoczesnej i adekwatnej infrastrukturze, pozwalającej w maksymalnym stopniu wykorzystać potencjał intelektualny.
Niezbędnym wsparciem aktywności naukowo-dydaktycznej jest cała sfera administracyjno-techniczna, dzięki której potężny organizm akademicki, kształcący blisko 10 tyś. studentów i zatrudniający 500 nauczycieli akademickich może sprawnie funkcjonować. Składa się na nią przede wszystkim wykwalifikowana kadra administracyjna i techniczna jak i nowoczesna infrastruktura. Niezbędnym filarem obsługi procesu dydaktycznego jest system informatyczny. Od 2014 roku w Uczelni funkcjonuje system BAZUS firmy Simple. Wielu z nas pamięta okres, gdy zastępował obecny wcześniej na Uczelni przez prawie 15 lat system eHMS firmy Kalasoft. Obecnie znajdujemy się w fazie kolejnej rewolucji informatycznej. Od nowego roku akademickiego funkcjonujemy przy wsparciu Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów.
Zasadniczym wyróżnikiem nowego systemu na tle produktów wcześniejszych i współcześnie konkurencyjnych jest instytucjonalna formuła jego rozwoju, która nie ma charakteru komercyjnego. Projekt USOS zainicjowany w 2000 r. na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego jest obecnie rozwijany przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji - konsorcjum powołane w celu utrzymywania i rozwoju systemów informatycznych wspierających zarządzanie szkołami wyższymi. MUCI - jako podmiot non-profit - jest właścicielem wszelkich praw autorskich. Użytkownikami USOSa są uczelnie udziałowcy konsorcjum, oraz uczelnie będące członkami stowarzyszonymi. W roku 2021 Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach dołączył do społeczności MUCI jako uczelnia stowarzyszona w projektach USOS i IRK.
Obok kompleksowej funkcjonalności systemu, znacznie przewyższającej wcześniejsze rozwiązania, to właśnie formuła konsorcjum akademickiego stała się ważnym argumentem przemawiającym za podjęciem decyzji o wdrożeniu nowego systemu. Przynależność do społeczności MUCI gwarantuje wspólnotę interesów, spójność systemu z faktycznymi uwarunkowaniami pracy uczelni (wykonawcy systemu są zarazem jego użytkownikami), wzajemne wsparcie i wreszcie - dzięki dużej i stale rosnącej skali wdrożeń - możliwość wspólnego wpływania na rozwiązania, również legislacyjne, wdrażane w szkolnictwie wyższym. Udziałowcami MUCI jest 16 dużych uczelni, w tym uniwersytety w Warszawie, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu czy Uniwersytet Śląski. W grupie ponad 80 uczelni stowarzyszonych w ramach projektu USOS, obok Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach znajdują się pozostałe uniwersytety ekonomiczne oraz SGH. Według danych szacunkowych, ponad 50% studentów w Polsce objętych jest obsługą systemu USOS. W przypadku uczelni publicznych wskaźnik ten przekracza nawet 60%.
Docelowo system będzie obsługiwał wszystkie etapy procesu zarządzania tokiem studiów umożliwiając przy tym pełną integrację z systemami zewnętrznymi, takimi jak POL-on, JSA czy KReM (Krajowy Rejestr Matur). USOS to nie tylko scentralizowana baza danych obsługiwana przez pracowników administracji. Z systemem stowarzyszony jest szereg serwisów internetowych dla kandydatów na studia, studentów i nauczycieli akademickich. Przykładem takiego serwisu jest IRK (Internetowa Rejestracja Kandydatów) - serwis dla kandydatów na studia. Należy podkreślić, że cała tegoroczna rekrutacja studentów została pomyślnie zrealizowana już w nowym systemie. Również niezawodnie dokonał się import do IRK wyników matur z Krajowego Rejestru Matur (KReM) oraz integracja serwisu z profilem zaufanym login.gov.pl. Aktywowano nadto dla kandydatów nowoczesny system "szybkich płatności", który zostanie również udostępniony w systemie USOS dla studentów. Internetowym modułem, który z pewnością stanie się języczkiem u wagi ze strony studentów i pracowników jest USOSweb, który zastąpi dotychczasową "Wirtualną Uczelnię". Jego uzupełnieniem będzie aplikacja mobilna dająca dostęp do wielu funkcji realizowanych w USOSweb, ale także dedykowanych specjalnie dla urządzeń mobilnych. Z punktu widzenia organizacji procesu dydaktycznego na uwagę zasługują również inne moduły: Planista (system wspierający tworzenie i publikację planu zajęć), APD (archiwum prac dyplomowych) czy wreszcie SRS (system rezerwacji sal dydaktycznych). Szczególnie eksponowaną rolę odgrywać będzie zewnętrzna aplikacja Sylabus.org, która zastąpi dotychczasowy system S4. Umożliwi ona zarządzanie dokumentacją programów studiów (w szczególności publikację sylabusów) i daleko idące wsparcie dla procedur zapewnienia jakości kształcenia. Dzięki współpracy z MUCI jej producent gwarantuje pełną synchronizację danych z systemem USOS
Wdrożenie środowiska informatycznego o tak dużej złożoności jest przedsięwzięciem niezmiernie wymagającym, angażującym nie tylko pracowników Centrum Informatycznego, ale również większości komórek administracyjnych. Z ich udziałem muszą dokonać się procesy dostosowania systemu do obowiązujących w Uczelni regulacji prawnych i przyjętej praktyki. W wielu przypadkach niezbędne są również działania odwrotne, podporządkowujące dotychczasową praktykę zwyczajom obowiązującym w większości innych uczelni a w konsekwencji zoptymalizowanym technicznie w samym USOSie. Ogromnym wyzwaniem jest również "wypełnienie" nowego środowiska danymi. Niestety nie zawsze jest to możliwe w drodze automatycznej migracji z dotychczasowych systemów.
Intensywne prace wdrożeniowe systemu USOS w naszej Uczelni zapoczątkowało powołanie z początkiem minionego roku akademickiego zespołu wdrożeniowego, składającego się z przedstawicieli kluczowych działów uczestniczących w obsłudze procesu dydaktycznego. Wcześniej, w strukturze Centrum Informatycznego utworzone zostało specjalistyczne Biuro Systemów Informatycznych. W pierwszej kolejności zostały zidentyfikowane kluczowe procesy i kierunki prac. Na wczesnym etapie szczególnie cenne stały się konsultacje z pracownikami innych uczelni, którzy nabyli doświadczenia w latach minionych. Dosyć szybko okazało się, że skład zespołu wdrożeniowego musi zostać poszerzony o kolejne osoby wchodzące w skład grup roboczych. Wobec ogromnej skali prac, dodatkowo realizowanych wielotorowo, w pierwszej kolejności działania zostały skoncentrowane na procesach kluczowych dla uruchomienia obsługi procesu dydaktycznego od nowego roku akademickiego. Dzięki zaangażowaniu całego zespołu wykonano już ogrom prac. Ich pełne efekty będą widoczne stopniowo w kolejnych miesiącach a nawet latach. Trzeba przyznać, że początkowo wiele funkcjonalności będzie realizowanych w zakresie ograniczonym, często w formule hybrydowej, wykorzystującej rozwiązania dotychczasowe lub przejściowe. Pożegnanie z systemem BAZUS będzie dokonywało się stopniowo tak, aby w żaden sposób nie zagrozić stabilności obsługi procesu dydaktycznego. Pełne powodzenie projektu będzie uzależnione nie tylko od sprawności wdrożenia ale również od cierpliwości i wyrozumiałości całej społeczności akademickiej. Włączanie studentów i pracowników w nowe środowisko dokonywać się będzie stopniowo i przy stałym wsparciu ze strony służb informatycznych i administracyjnych.
Jestem przekonany, że z każdym miesiącem obecność Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów będzie coraz większym wsparciem dla studentów i wykładowców, kreując jednocześnie wizerunek Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach jako uczelni nowoczesnej i przyjaznej.
Dołącz do nas