System elektronicznego obiegu dokumentów eDMS MAYAN

Realizując założenia Strategii Rozwoju Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, z dniem 4 kwietnia 2022 r. został uruchomiony system elektronicznego obiegu dokumentów eDMS MAYAN w zakresie wniosków urlopowych. System będzie sukcesywnie rozszerzany o kolejne dokumenty pracownicze, które będą możliwe do procedowania w obiegu elektronicznym.

Wnioski urlopowe

Uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów dotyczących urlopów pracowniczych nie wyklucza tradycyjnego, tj. "papierowego" obiegu dokumentów.

Wnioski o urlopy pracownicze będą dostępne – tak jak dotychczas tj. na stronie internetowej uczelni w zakładce Pracownicy/Sprawy pracownicze/Biuro Zarzadzania Kadrami/Dokumenty i druki - w wersji do pobrania (obieg tradycyjny) lub do wysłania (obieg elektroniczny).

Obieg wniosków

Procedowanie wybranego wniosku w obiegu elektronicznym rozpoczyna pracownik, bez konieczności logowania do systemu eDMS MAYAN, poprzez wypełnienie przygotowanego formularza
w odpowiedniej wersji, przy wykorzystaniu swojego konta pocztowego w domenie @uekat. Akceptacja / opiniowanie / zatwierdzanie wniosków przez kierowników jednostek organizacyjnych oraz Rektora
i Kanclerza dokonywane będą natomiast w systemie eDMS MAYAN, po zalogowaniu do niego. Informacja zwrotna o udzielonym urlopie zostanie przesłana na skrzynkę pocztową pracownika oraz jego bezpośredniego przełożonego. 

Opis obiegu:

1. Pracownik loguje się do konta uekat.pl i wypełnia wniosek elektroniczny.
2. Zostaje wysłana wiadomość na konto uekat.pl Bezpośredniego Przełożonego.
3. Przełożony loguje się kontem domenowym do systemu eDMS i wykonuje operacje na wnioskach.
4. Zaakceptowany wniosek pojawia się w systemie eDMS do weryfikacji przez Biuro Zarządzania Kadrami.
5. Informacja o nowym wniosku zostaje wysłana na konto uekat.pl Kanclerza.
6. Kanclerz loguje się kontem domenowym do systemu eDMS i wykonuje operacje na wnioskach.
7. Zaakceptowany wniosek pojawia się w systemie eDMS do zarejestrowania przez Biuro Zarządzania Kadrami.
8. Zostaje wysłana wiadomość o zaakceptowanym wniosku na konta uekat.pl: a. Pracownika b. Bezpośredniego Przełożonego

Centralny System Uwierzytelniania

Równolegle z pracami wdrożeniowymi systemu prowadzone są prace nad uruchomieniem Centralnego Systemu Uwierzytelniania (Central Authentication Service, w skrócie: CAS), który docelowo pozwoli na logowanie w określonych, zarówno wewnętrznych jaki i zewnętrznych systemach informatycznych. Takimi systemami będą m.in. nowy system dziekanatowy (USOS), System Informacji Naukowej (OMEGA-Psir), sieć bezprzewodowa (Eduroam) czy międzynarodowe projekty t.j. Pionier.ID oraz eduGAIN.

Materiały szkoleniowe

Dla kierowników jednostek organizacyjnych zorganizowane zostały szkolenia z obsługi systemu eDMS MAYAN. Zaproszenia na szkolenia, dedykowane dla poszczególnych grup pracowniczych, będą wysyłane przez Centrum Informatyczne.

Na stronie internetowej Centrum Informatycznego dostępna jest zakładka dedykowana systemowi eDMS MAYAN, gdzie umieszczone zostaną informacje i instrukcje dotyczące działania systemu.

Instrukcje dostępne są rownież na stronie Biura Zarządzania Kadrami w zakładce "Dokumenty i druki do pobrania".

Kontakt

Jednostką koordynującą elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych w systemie eDMS MAYAN jest Biuro Organizacyjno-Kancelaryjne we współpracy z Centrum Informatycznym.