Czym jest USOS?

Uniwersytecki System Obsługi Studiów (USOS) jest systemem informatycznym, który ma służyć zarządzaniu tokiem studiów. Projekt został zainicjowany w 2000 roku na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Obecnie jest rozwijany przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji - konsorcjum powołane w celu utrzymywania i rozwoju systemów informatycznych wspierających zarządzanie szkołami wyższymi. MUCI - jako podmiot non profit - jest właścicielem wszelkich praw autorskich. Użytkownikami USOS są uczelnie udziałowcy konsorcjum oraz uczelnie będące członkami stowarzyszonymi. W roku 2021 Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach dołączył do społeczności MUCI jako uczelnia stowarzyszona w projektach USOS i IRK.

Przynależność do społeczności MUCI gwarantuje wspólnotę interesów, spójność systemu z faktycznymi uwarunkowaniami pracy uczelni (wykonawcy systemu są zarazem jego użytkownikami), wzajemne wsparcie i wreszcie - dzięki dużej i stale rosnącej skali wdrożeń - możliwość wspólnego wpływania na rozwiązania, również legislacyjne, wdrażane w szkolnictwie wyższym. Udziałowcami MUCI jest 16 dużych uczelni, w tym uniwersytety w Warszawie, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu czy Uniwersytet Śląski. W grupie ponad 80 uczelni stowarzyszonych w ramach projektu USOS obok Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach znajdują się pozostałe uniwersytety ekonomiczne oraz SGH. Według danych szacunkowych ponad 50 proc. studentów w Polsce objętych jest obsługą systemu USOS. W przypadku uczelni publicznych wskaźnik ten przekracza nawet 60 proc.

Wdrożenie systemu na UE Katowice

Intensywne prace wdrożeniowe systemu USOS w naszej Uczelni zapoczątkowało powołanie z początkiem minionego roku akademickiego zespołu wdrożeniowego, składającego się z przedstawicieli kluczowych działów uczestniczących w obsłudze procesu dydaktycznego. 

W pierwszej kolejności zostały zidentyfikowane kluczowe procesy i kierunki prac. Na wczesnym etapie szczególnie cenne stały się konsultacje z pracownikami innych uczelni, którzy nabyli doświadczenia w latach minionych. Dosyć szybko okazało się, że skład zespołu wdrożeniowego musi zostać poszerzony o kolejne osoby wchodzące w skład grup roboczych. Wobec ogromnej skali prac, dodatkowo realizowanych wielotorowo, w pierwszej kolejności działania zostały skoncentrowane na procesach kluczowych dla uruchomienia obsługi procesu dydaktycznego od nowego roku akademickiego. Dzięki zaangażowaniu całego zespołu wykonano ogrom prac. Ich pełne efekty będą widoczne stopniowo w kolejnych miesiącach, a nawet latach.

Docelowo system będzie obsługiwał wszystkie etapy procesu zarządzania tokiem studiów, umożliwiając przy tym pełną integrację z systemami zewnętrznymi, takimi jak POL-on, JSA czy KReM (Krajowy Rejestr Matur). USOS to nie tylko scentralizowana baza danych obsługiwana przez pracowników administracji. Z systemem stowarzyszony jest szereg serwisów internetowych dla kandydatów na studia, studentów i nauczycieli akademickich. Przykładem takiego serwisu jest IRK (Internetowa Rejestracja Kandydatów) – serwis dla kandydatów na studia. Należy podkreślić, że cała tegoroczna rekrutacja studentów została pomyślnie zrealizowana już w nowym systemie. Również niezawodnie dokonał się import do IRK wyników matur z Krajowego Rejestru Matur oraz integracja serwisu z profilem zaufanym login.gov.pl. Aktywowano nadto dla kandydatów nowoczesny system "szybkich płatności", który zostanie również udostępniony w systemie USOS dla studentów. Internetowym modułem, który z pewnością stanie się języczkiem u wagi studentów i pracowników, jest USOSweb, który zastąpi dotychczasową "Wirtualną Uczelnię". Jego uzupełnieniem będzie aplikacja mobilna dająca dostęp do wielu funkcji realizowanych w USOSweb, ale także dedykowanych specjalnie dla urządzeń mobilnych. Z punktu widzenia organizacji procesu dydaktycznego na uwagę zasługują również inne moduły: Planista (system wspierający tworzenie i publikację planu zajęć), APD (archiwum prac dyplomowych) czy wreszcie SRS (system rezerwacji sal dydaktycznych). Szczególnie eksponowaną rolę odgrywać będzie zewnętrzna aplikacja Sylabus.org, która zastąpi dotychczasowy system S4. Umożliwi ona zarządzanie dokumentacją programów studiów (w szczególności publikację sylabusów) i daleko idące wsparcie dla procedur zapewnienia jakości kształcenia. Dzięki współpracy z MUCI jej producent gwarantuje pełną synchronizację danych z systemem USOS.